Czy zmianę regulaminu pracy trzeba zgłaszać do PIP?

Czy zmianę regulaminu pracy trzeba przesłać do PIP?

Nie. Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku przesyłania regulaminu pracy ani zmian regulaminu pracy do Państwowej Inspekcji Pracy. Dotyczy to także pracodawcy zatrudniającego 120 osób, jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje zakładowy układ zbiorowy pracy regulujący sprawy, które normalnie powinny znaleźć się w regulaminie pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy może oczywiście zażądać okazania regulaminu pracy podczas kontroli. To jednak nie jest to samo, co obowiązek wcześniejszego zawiadamiania PIP o każdej zmianie regulaminu.

W opisanej sytuacji stanowisko związków zawodowych mogło wynikać z pomieszania dwóch różnych instytucji: regulaminu pracy oraz zakładowego układu zbiorowego pracy. Regulamin pracy jest aktem wewnątrzzakładowym. Zakładowy układ zbiorowy pracy jest natomiast rejestrowany i jego zmiany wprowadzane protokołami dodatkowymi również podlegają rejestracji.

Kiedy pracodawca musi mieć regulamin pracy?

Zgodnie z art. 104 Kodeksu pracy regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy regulującym te sprawy. Szersze omówienie obowiązków związanych z regulaminem pracy, wynagradzania i ZFŚS znajduje się w osobnym poradniku.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy dobrowolnie, chyba że obowiązuje go układ zbiorowy pracy obejmujący tę materię. Dodatkowo pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ustala regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem.

Przy zatrudnieniu 120 osób sam fakt braku układu zbiorowego pracy oznacza więc co do zasady obowiązek posiadania regulaminu pracy. Nie oznacza to jednak obowiązku przesłania regulaminu do PIP.

Jak prawidłowo zmienić regulamin pracy?

Zmiana regulaminu pracy powinna zostać przeprowadzona w takim trybie, w jakim wprowadza się regulamin. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, treść regulaminu i jego zmian należy z nią uzgodnić. Gdy działa więcej organizacji związkowych, trzeba uwzględnić zasady reprezentacji związkowej i tryb zajmowania wspólnego stanowiska.

Jeżeli w ustalonym przez strony terminie nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu pracy, pracodawca może ustalić regulamin samodzielnie. Samodzielne ustalenie nie powinno jednak polegać na pominięciu związków zawodowych. Pracodawca powinien wykazać, że realnie prowadził procedurę uzgodnieniową i zachował wymagany tryb.

Po przyjęciu zmian należy podać je do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na przykład przez intranet, tablicę ogłoszeń, system kadrowy albo doręczenie informacji pracownikom. Zmiany regulaminu pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, chyba że pracodawca wskaże termin późniejszy.

Regulamin pracy a układ zbiorowy pracy

Regulamin pracy i układ zbiorowy pracy to różne akty prawa pracy. Regulamin pracy jest wewnętrznym aktem organizacyjnym pracodawcy. Układ zbiorowy pracy jest porozumieniem zawieranym między pracodawcą albo organizacją pracodawców a organizacjami związkowymi i ma odrębny tryb rejestracji.

Zakładowy układ zbiorowy pracy rejestruje właściwy okręgowy inspektor pracy. Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy rejestruje minister właściwy do spraw pracy. Protokoły dodatkowe zmieniające układ również wymagają rejestracji.

Jeżeli pracodawca nie jest stroną układu zbiorowego pracy, nie przejął obowiązywania układu w związku z przejściem zakładu pracy i nie jest nim objęty na innej podstawie, organizacja związkowa nie może skutecznie narzucić stosowania obcego układu tylko dlatego, że powołuje się na jego postanowienia. W razie wątpliwości trzeba zbadać konkretny dokument, zakres jego obowiązywania oraz historię organizacyjną pracodawcy.

Co powinien zrobić pracodawca po zmianie regulaminu?

Po przyjęciu zmian pracodawca powinien przede wszystkim zadbać o dowody prawidłowego przeprowadzenia procedury. W praktyce warto zachować projekt zmian, korespondencję ze związkami zawodowymi, protokoły spotkań, stanowiska organizacji związkowych, tekst jednolity regulaminu oraz informację o sposobie i dacie podania zmian do wiadomości pracowników.

Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie tekstu jednolitego regulaminu pracy, zwłaszcza gdy zmian było kilka albo dotyczyły wielu paragrafów. Tekst jednolity ułatwia pracownikom zapoznanie się z aktualnymi zasadami i zmniejsza ryzyko sporu o to, które brzmienie regulaminu obowiązuje.

Pracodawca nie musi wysyłać tekstu jednolitego do PIP. Powinien jednak przechowywać go w dokumentacji zakładowej i udostępniać pracownikom w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

FAQ

Czy PIP musi zatwierdzić regulamin pracy?

Nie. PIP nie zatwierdza regulaminu pracy przed jego wejściem w życie. Inspektor pracy może natomiast sprawdzić regulamin podczas kontroli i zakwestionować postanowienia niezgodne z prawem pracy.

Czy zmiana regulaminu pracy wymaga zgody związków zawodowych?

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy i jego zmiany należy z nią uzgodnić. Gdy uzgodnienie nie nastąpi w ustalonym terminie, pracodawca może ustalić treść regulaminu samodzielnie, ale powinien zachować dowody prawidłowego przeprowadzenia procedury.

Od kiedy obowiązują zmiany regulaminu pracy?

Zmiany obowiązują po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Można wskazać późniejszą datę wejścia w życie, ale nie należy skracać ustawowego okresu oczekiwania.

Czy tekst jednolity regulaminu pracy trzeba podpisać ze związkami?

Jeżeli tekst jednolity jedynie porządkuje wcześniej przyjęte zmiany, zwykle nie tworzy nowej treści normatywnej. Jeżeli jednak przy okazji tekstu jednolitego wprowadza się nowe postanowienia albo zmienia dotychczasowe zasady, trzeba zastosować procedurę właściwą dla zmiany regulaminu.

Kiedy trzeba kontaktować się z PIP?

Kontakt z PIP jest potrzebny przede wszystkim przy rejestracji zakładowego układu zbiorowego pracy lub protokołu dodatkowego do takiego układu. Przy samym regulaminie pracy nie ma obowiązku zgłoszenia, choć w razie kontroli dokument powinien być dostępny.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 277
• Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych