Umowa o pracę bez podpisu pracownika

Czy brak podpisu oznacza brak umowy o pracę?

Nie zawsze. Umowa o pracę jest czynnością prawną, w której strony składają zgodne oświadczenia woli: pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Jeżeli takie zachowania wystąpiły w praktyce, sam brak podpisu pod dokumentem nie przekreśla istnienia stosunku pracy.

W opisanej sytuacji istotne jest to, że pracownik otrzymał projekt umowy z określonym stanowiskiem i wynagrodzeniem, zapoznał się z nim, następnie podjął pracę i pobierał wynagrodzenie odpowiadające tym warunkom. Takie zachowanie może zostać uznane za dorozumiane przyjęcie warunków zatrudnienia.

Forma pisemna pełni w prawie pracy przede wszystkim funkcję dowodową i ochronną. Jej niedochowanie nie oznacza automatycznie, że umowa jest nieważna. Może natomiast powodować odpowiedzialność pracodawcy, jeżeli nie dopełnił obowiązku potwierdzenia pracownikowi warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem do pracy.

Jakie warunki muszą wynikać z umowy?

Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę określa między innymi strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W praktyce najważniejsze są: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy. Osobnym problemem jest umowa o pracę bez miejsca pracy i to, czy taki zapis jest dopuszczalny.

Dla oceny, czy doszło do zawarcia umowy, szczególne znaczenie ma ustalenie rodzaju pracy. Może on wynikać z nazwy stanowiska, opisu obowiązków, poleceń przełożonego albo faktycznie wykonywanych czynności. Wynagrodzenie również powinno być określone, jednak w razie sporu można je odtwarzać na podstawie projektu umowy, przelewów, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy albo innych dokumentów obowiązujących u pracodawcy.

Zakres obowiązków nie zawsze musi być osobnym załącznikiem podpisanym przez pracownika. Pracodawca ma jednak obowiązek zaznajamiać pracowników z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku. Jeżeli zakres ten został przekazany później i istotnie rozszerza obowiązki, może powstać spór, czy była to zwykła organizacja pracy, czy faktyczna zmiana warunków zatrudnienia.

Obowiązek potwierdzenia warunków zatrudnienia

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy. To obowiązek pracodawcy, a nie warunek ważności samego stosunku pracy.

Oprócz samej umowy pracownik powinien otrzymać także informację o warunkach zatrudnienia w zakresie wymaganym przez Kodeks pracy. Obecnie obejmuje ona szerszy katalog danych niż dawniej, między innymi informacje dotyczące norm czasu pracy, przerw, odpoczynku, zasad pracy w godzinach nadliczbowych, wymiaru urlopu, procedury rozwiązania stosunku pracy oraz innych elementów zależnych od organizacji pracy u danego pracodawcy.

Niedopełnienie tych obowiązków może narazić pracodawcę na zarzut naruszenia przepisów prawa pracy, w tym odpowiedzialność wykroczeniową. Nie oznacza to jednak, że pracownik, który faktycznie pracował, automatycznie traci ochronę wynikającą z prawa pracy.

Dorozumiane zawarcie umowy o pracę

Do zawarcia umowy o pracę może dojść nie tylko przez podpisanie dokumentu, lecz także przez zachowanie stron. Jeżeli pracodawca dopuszcza osobę do pracy, wydaje jej polecenia, organizuje czas pracy, rozlicza efekty pracy i wypłaca wynagrodzenie, a pracownik te obowiązki wykonuje, można przyjąć, że strony ujawniły wolę nawiązania stosunku pracy.

Takie stanowisko jest potwierdzane w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W wyroku z dnia 4 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 105/09, wskazano, że do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany, a niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności. Podobnie w wyroku z dnia 20 września 1977 r., sygn. akt I PR 67/77, Sąd Najwyższy podkreślił, że brak formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną.

Wniosek jest praktyczny: jeżeli pracownik nie podpisał dokumentu, ale wykonywał pracę na warunkach zaakceptowanych przez obie strony, pracodawca nie powinien zakładać, że "nie było umowy". W razie sporu sąd będzie badał realne wykonywanie pracy, a nie wyłącznie fakt złożenia podpisu.

Jakie dowody mogą potwierdzić zawarcie umowy?

W sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy albo o roszczenia wynikające z zatrudnienia znaczenie mają wszystkie dowody pokazujące, że praca była wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy. Mogą to być zwłaszcza:

• projekt umowy przekazany pracownikowi przed rozpoczęciem pracy,
• korespondencja e-mail, wiadomości SMS lub komunikatory słuĹźbowe,
• grafiki pracy, harmonogramy, listy obecności i ewidencja czasu pracy,
• potwierdzenia przelewĂłw wynagrodzenia albo pokwitowania wypłat gotĂłwkowych,
• identyfikator, dostęp do systemĂłw, sprzęt słuĹźbowy lub odzieĹź robocza,
• polecenia przełoĹźonych i raporty z wykonanych zadań,
• zeznania współpracownikĂłw, klientĂłw lub innych osĂłb obecnych przy wykonywaniu pracy.

Im bardziej zachowanie stron odpowiada typowemu stosunkowi pracy, tym większe ryzyko, że brak podpisu zostanie uznany wyłącznie za uchybienie formalne, a nie za brak zatrudnienia. Ocena dowodów powinna uwzględniać również rodzaje, limity i najważniejsze ryzyka umów o pracę.

Jeżeli uzgodnienia obejmowały wykonywanie obowiązków poza siedzibą firmy, znaczenie mogą mieć także wiadomości i dokumenty pokazujące, jakie zapisy warto dodać przy uzgadnianiu pracy zdalnej oraz na jakich zasadach strony faktycznie ją wykonywały.

Co powinien zrobić pracodawca?

Pracodawca powinien zadbać o podpisanie umowy przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli z jakiegoś powodu nie doszło do podpisania dokumentu, należy niezwłocznie uporządkować sytuację: potwierdzić warunki zatrudnienia, przekazać wymagane informacje, zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, prowadzić dokumentację pracowniczą i rozliczać wynagrodzenie zgodnie z przepisami.

Jeżeli pracownik odmawia podpisania dokumentu, ale wykonuje pracę, pracodawca powinien udokumentować, jakie warunki zostały mu przedstawione i na jakiej podstawie został dopuszczony do pracy. Samo pozostawienie sprawy bez reakcji może w przyszłości utrudnić wykazanie rodzaju umowy, wymiaru czasu pracy, wysokości wynagrodzenia albo okresu zatrudnienia.

Co może zrobić pracownik?

Pracownik, który pracował bez podpisanej umowy, może żądać potwierdzenia warunków zatrudnienia oraz wydania dokumentów pracowniczych, jeżeli stosunek pracy rzeczywiście powstał. W razie sporu może dochodzić przed sądem pracy ustalenia istnienia stosunku pracy oraz roszczeń wynikających z zatrudnienia, na przykład wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop, dodatku za nadgodziny albo wydania świadectwa pracy.

Pracownik powinien zabezpieczyć dowody jeszcze przed zakończeniem współpracy, ponieważ po utracie dostępu do firmowej poczty, komunikatorów lub systemów informatycznych odtworzenie przebiegu zatrudnienia bywa trudniejsze.

FAQ

Czy umowa o pracę bez podpisu pracownika jest ważna?

Może być ważna, jeżeli z zachowania stron wynika, że uzgodniły warunki zatrudnienia i zaczęły je wykonywać. Brak podpisu nie powoduje automatycznie nieważności umowy o pracę.

Czy pracodawca może dopuścić pracownika do pracy bez pisemnej umowy?

Jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca powinien przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków. Niedopełnienie tego obowiązku może mieć konsekwencje dla pracodawcy.

Czy samo pobieranie wynagrodzenia wystarczy do uznania umowy?

Samo wynagrodzenie jest ważnym dowodem, ale zwykle ocenia się je razem z innymi okolicznościami: wykonywaniem pracy, podporządkowaniem, grafikiem, poleceniami służbowymi i dokumentacją pracodawcy.

Co zrobić, gdy pracownik pracuje, ale nie oddaje podpisanej umowy?

Pracodawca powinien pisemnie udokumentować przekazane warunki, ponowić wezwanie do uporządkowania dokumentacji i zadbać o wykonanie wszystkich obowiązków pracowniczych. Nie należy zakładać, że brak podpisu eliminuje stosunek pracy.

Czy pracownik może dochodzić praw z umowy, której nie podpisał?

Tak, jeżeli wykaże, że faktycznie doszło do nawiązania stosunku pracy. Może dochodzić między innymi wynagrodzenia, ustalenia istnienia stosunku pracy, rozliczenia czasu pracy, urlopu albo wydania świadectwa pracy.

Podsumowanie

Brak podpisu pracownika na umowie o pracę nie przesądza o tym, że umowa nie została zawarta. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę, wykonywał obowiązki na warunkach wskazanych przez pracodawcę i pobierał wynagrodzenie, można przyjąć, że strony zawarły umowę w sposób dorozumiany.

Największe znaczenie ma faktyczne zachowanie stron i dowody potwierdzające zatrudnienie. Pracodawca powinien dbać o pisemne potwierdzenie warunków przed dopuszczeniem do pracy, a pracownik powinien zabezpieczać dokumenty potwierdzające wykonywanie obowiązków.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.

2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 105/09

3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 września 1977 r., sygn. akt I PR 67/77