Odmowa wyjazdu w delegację przez pracownika

Czym jest podróż służbowa i kiedy pracodawca może ją zlecić?

Podróż służbowa polega na wykonaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika. Delegacja powinna mieć charakter związany z pracą i wynikać z realnej potrzeby pracodawcy.

Nie ma znaczenia, czy pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony, określony czy na okres próbny. Jeżeli pozostaje w stosunku pracy, obejmuje go obowiązek stosowania się do zgodnych z prawem poleceń przełożonych.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracodawca próbuje przez delegacje faktycznie zmienić stałe miejsce pracy pracownika albo zleca wyjazdy w sposób stały, a nie incydentalny. Wtedy trzeba przeanalizować treść umowy o pracę, zakres obowiązków i praktykę wykonywania pracy.

Czy pracownik może odmówić wyjazdu w delegację?

Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę.

Oznacza to, że zwykła niechęć do wyjazdu, przywiązanie do miejsca zamieszkania albo brak komfortu związanego z delegacją z reguły nie wystarczą do odmowy. Pracownik powinien wykonać polecenie, a ewentualne zastrzeżenia zgłosić pracodawcy w sposób rzeczowy i udokumentowany.

Odmowa może być uzasadniona, jeżeli polecenie jest bezprawne, sprzeczne z umową, zagraża zdrowiu lub bezpieczeństwu pracownika, jest obiektywnie niemożliwe do wykonania albo w konkretnych okolicznościach narusza zasady współżycia społecznego. Przykładowo znaczenie mogą mieć poważne przeciwwskazania lekarskie, brak zapewnienia minimalnych warunków podróży albo szczególna sytuacja rodzinna, ale każdą sprawę ocenia się indywidualnie.

Kiedy wymagana jest zgoda pracownika na delegację?

Przepisy przewidują szczególną ochronę niektórych pracowników. Bez zgody poza stałe miejsce pracy nie można delegować pracownicy w ciąży. Podobna ochrona dotyczy pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia.

Jeżeli pracownik należy do takiej grupy, powinien jasno poinformować pracodawcę, że nie wyraża zgody na delegację. Warto zrobić to pisemnie lub mailowo, aby w razie sporu można było wykazać swoje stanowisko.

W pozostałych przypadkach zgoda pracownika zwykle nie jest potrzebna, o ile delegacja mieści się w granicach zgodnego z prawem polecenia służbowego.

Jakie konsekwencje grożą za nieuzasadnioną odmowę?

Nieuzasadniona odmowa wykonania polecenia służbowego może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracodawca może zastosować karę porządkową, w szczególności upomnienie albo naganę, jeżeli spełni wymogi formalne z Kodeksu pracy.

W poważniejszych sytuacjach pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli potocznie zwolnienie dyscyplinarne, wymaga jednak ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Nie każda odmowa delegacji automatycznie uzasadnia dyscyplinarkę.

Przy ocenie znaczenie mają m.in. przyczyna odmowy, sposób rozmowy z pracodawcą, pilność wyjazdu, skutki dla firmy, wcześniejsze zachowanie pracownika oraz to, czy pracownik próbował zaproponować inne rozwiązanie. Zgodnie z orzecznictwem sądowym odmowa wykonania zgodnego z prawem polecenia może prowadzić nawet do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, ale zawsze wymaga to oceny konkretnych okoliczności.

Jakie koszty delegacji pokrywa pracodawca?

Pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej. Podstawą jest art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie delegacyjne dotyczące pracowników sfery budżetowej, które ma znaczenie także dla pracodawców prywatnych.

Pracodawca prywatny może uregulować zasady rozliczania delegacji w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Jeżeli tego nie zrobił, stosuje się odpowiednio zasady z rozporządzenia. Ustalone u pracodawcy warunki nie mogą pozbawić pracownika minimalnych należności przewidzianych przepisami.

Do typowych należności należą:

• dieta na zwiększone koszty wyżywienia,
• zwrot kosztów przejazdu, według środka transportu określonego przez pracodawcę,
• zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, jeżeli spełnione są warunki do jego wypłaty,
• ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, jeżeli przysługuje,
• zwrot innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków zaakceptowanych przez pracodawcę.

Ile wynosi dieta krajowa i kiedy nie przysługuje?

Dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł. Przy podróży krajowej trwającej krócej niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje połowa diety, a przy podróży powyżej 12 godzin pełna dieta.

Za każdą pełną dobę podróży przysługuje pełna dieta. Za niepełną, rozpoczętą dobę ponad pełne doby przysługuje połowa diety do 8 godzin albo pełna dieta powyżej 8 godzin.

Dieta jest obniżana, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne posiłki. Przyjmuje się obniżenie o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację. Dieta nie przysługuje także m.in. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz gdy pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie.

Ryczałt za nocleg w krajowej podróży służbowej wynosi 150% diety, czyli 67,50 zł, o ile pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedstawił rachunku za nocleg. Limit zwrotu kosztów noclegu stwierdzonego rachunkiem wynosi zasadniczo 20-krotność diety, chyba że pracodawca zgodzi się na wyższy koszt. Ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową wynosi 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, jeżeli pracownikowi przysługuje zgodnie z przepisami.

Jak postąpić, gdy nie chcesz jechać w delegację?

Najbezpieczniej nie ograniczać się do krótkiego stwierdzenia, że nie chce się jechać. Pracownik powinien poprosić o doprecyzowanie polecenia, czasu wyjazdu, miejsca, środka transportu, noclegu oraz zasad rozliczenia kosztów.

Jeżeli istnieją obiektywne przeszkody, należy je przedstawić pracodawcy możliwie szybko. W przypadku problemów zdrowotnych pomocne może być zaświadczenie lekarskie. W przypadku obowiązków opiekuńczych warto wskazać, dlaczego nie da się ich zabezpieczyć w czasie wyjazdu.

Dobrym rozwiązaniem bywa zaproponowanie alternatywy, np. krótszej delegacji, udziału zdalnego, przesunięcia terminu albo wyjazdu innego pracownika. Nie daje to gwarancji akceptacji, ale pokazuje, że pracownik nie uchyla się od obowiązków bez powodu.

FAQ

Czy sama niechęć do opuszczenia domu pozwala odmówić delegacji?

Co do zasady nie. Jeżeli polecenie jest zgodne z prawem, dotyczy pracy i mieści się w granicach umowy, pracownik powinien je wykonać.

Czy pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie za odmowę delegacji?

Może próbować to zrobić tylko wtedy, gdy odmowa stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Nie każda odmowa automatycznie uzasadnia zwolnienie bez wypowiedzenia.

Czy pracownik z dzieckiem może odmówić wyjazdu?

Pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia nie może być delegowany poza stałe miejsce pracy bez swojej zgody. Jeżeli zgody nie ma, pracodawca powinien to respektować.

Czy pracodawca musi wypłacić zaliczkę na delegację?

Przy podróży krajowej pracownik może otrzymać zaliczkę na niezbędne koszty, jeżeli o nią wystąpi. Przy podróży zagranicznej zaliczka jest zasadą i powinna odpowiadać przewidywanym kosztom podróży.

Czy dieta przysługuje, gdy pracodawca zapewnia wyżywienie?

Dieta może zostać obniżona albo nie przysługiwać, jeżeli pracownik ma zapewnione posiłki lub całodzienne bezpłatne wyżywienie. Sposób obniżenia zależy od rodzaju zapewnionych posiłków.

Podsumowanie

Pracodawca może polecić pracownikowi wyjazd w delegację, jeżeli polecenie jest zgodne z prawem, dotyczy pracy i nie narusza umowy ani szczególnych uprawnień pracownika. Sam brak chęci wyjazdu nie jest zwykle wystarczającą podstawą odmowy.

Jeżeli istnieją ważne powody odmowy, trzeba je przedstawić konkretnie i najlepiej na piśmie. Równocześnie pracodawca ma obowiązek rozliczyć koszty podróży służbowej zgodnie z przepisami albo wewnętrznymi zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz.U. z 2023 r. poz. 2190

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.