Praca hybrydowa a odrabianie dni w biurze

Czy pracodawca może stosować model hybrydowy

Tak, praca hybrydowa jest dopuszczalna. W praktyce oznacza ona, że część pracy jest wykonywana w zakładzie pracy, a część poza nim, najczęściej w miejscu zamieszkania pracownika. Po zmianach w Kodeksie pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie albo częściowo poza zakładem pracy, w miejscu uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę.

Nieaktualne jest juĹź opieranie stałej pracy zdalnej na przepisach covidowych. Obecnie podstawą są przepisy Kodeksu pracy, w szczegĂłlności art. 67¹⁸ i następne. Telepraca jako odrębna instytucja została zastąpiona regulacjami o pracy zdalnej.

Przy podobnych problemach pomocny może być też artykuł odmowa pracy zdalnej rodzicowi.

W opisanej sytuacji kluczowe jest ustalenie, czy praca hybrydowa została rzeczywiście uzgodniona i na jakich zasadach. Jeżeli pracownik ma przez większość miesiąca pracować zdalnie, a tylko przez określony tydzień w biurze, pracodawca powinien tak zorganizować zasady pracy, aby pracownik wiedział, kiedy, gdzie i w jakich godzinach ma świadczyć pracę.

Regulamin pracy zdalnej albo indywidualne uzgodnienie

Praca zdalna nie powinna funkcjonować wyłącznie na podstawie ustnych, zmiennych komunikatów. Kodeks pracy przewiduje kilka sposobów określenia zasad pracy zdalnej. Mogą one wynikać z porozumienia z organizacją związkową, regulaminu pracy zdalnej, polecenia pracodawcy w szczególnych sytuacjach albo indywidualnego porozumienia z pracownikiem.

W zasadach pracy zdalnej powinny znaleźć się między innymi kwestie dotyczące grup pracowników objętych pracą zdalną, zasad pokrywania kosztów, zasad korzystania z narzędzi pracy, kontroli wykonywania pracy, ochrony danych, BHP i potwierdzania obecności. Brak jasnych zasad nie oznacza, że pracodawca może dowolnie zmieniać wymagania z dnia na dzień.

Jeżeli model hybrydowy jest stały i obejmuje całą grupę pracowników, brak regulaminu lub innych spisanych zasad może być istotnym problemem organizacyjnym i prawnym. Warto zwrócić się do pracodawcy o pisemne wskazanie zasad: kiedy pracownik ma pracować w biurze, kiedy zdalnie, kto i z jakim wyprzedzeniem wyznacza dni biurowe oraz co dzieje się w razie choroby, awarii, urlopu lub innej usprawiedliwionej przeszkody.

Grafik pracy hybrydowej i zmiana zmian

Praca hybrydowa nie znosi przepisów o czasie pracy. Jeżeli pracownik pracuje według harmonogramu, pracodawca powinien planować czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy. Co do zasady rozkład czasu pracy powinien być przekazywany pracownikowi w formie pisemnej lub elektronicznej na okres co najmniej miesiąca, nie później niż na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie objętym harmonogramem.

Oznacza to, że przekazywanie informacji o tygodniu pracy w biurze dopiero kilka dni przed początkiem miesiąca może budzić wątpliwości, zwłaszcza gdy jednocześnie zmieniają się godziny lub zmiany. Inaczej należy oceniać samą informację o miejscu wykonywania pracy, a inaczej zmianę harmonogramu czasu pracy. Przesunięcie z porannej zmiany na popołudniową wpływa już na czas pracy i powinno mieć podstawę w obowiązujących zasadach oraz harmonogramie.

Nie każda korekta grafiku jest automatycznie bezprawna. Znaczenie mają system czasu pracy, regulamin pracy, umowa o pracę, obwieszczenie o czasie pracy, praktyka zakładowa oraz przyczyna zmiany. Pracodawca nie powinien jednak używać pracy hybrydowej jako sposobu na omijanie zasad planowania czasu pracy.

Czy trzeba odrabiać dzień, w którym pracownik pracował zdalnie

Jeżeli pracownik miał w danym dniu stawić się w biurze, ale za zgodą pracodawcy wykonał normalną pracę zdalnie, to nie doszło do nieobecności w pracy. Pracownik świadczył pracę, tylko w innym miejscu. W takiej sytuacji żądanie, aby "odrobił" ten dzień dodatkowym przyjazdem do biura, może być nieprawidłowe, jeżeli miałoby oznaczać dodatkowy dzień pracy albo dodatkowe godziny bez właściwego rozliczenia czasu pracy.

Pracodawca może oczywiście ustalać, że w przyszłości pracownik ma pracować w biurze w innych dniach, jeżeli mieści się to w uzgodnionym modelu pracy hybrydowej i przepisach o czasie pracy. Nie powinno to jednak być przedstawiane jako odrabianie dnia już przepracowanego zdalnie. Szerzej zasady ustalania dni biurowych i zdalnych opisuje poradnik Praca zdalna i hybrydowa.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik nie wykonał pracy w ogóle, bo nie mógł dojechać do biura, a pracodawca nie zgodził się na pracę zdalną. Wtedy trzeba ustalić, czy nieobecność była usprawiedliwiona, czy pracownik skorzystał z urlopu, czy przysługuje wynagrodzenie oraz jak zakład pracy traktuje takie przypadki. Sama awaria samochodu nie zawsze daje prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, ale nie uprawnia też pracodawcy do dowolnego obchodzenia przepisów o czasie pracy.

Zwolnienie lekarskie a zakaz odrabiania L4

Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie świadczy pracy. Jest to usprawiedliwiona nieobecność związana z chorobą, rozliczana według zasad dotyczących wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku chorobowego. Pracodawca nie może nakazać odpracowania dni objętych zwolnieniem lekarskim przez dodatkowe przyjazdy do biura.

Żądanie odrabiania L4 jest szczególnie ryzykowne, ponieważ mogłoby prowadzić do obejścia przepisów o czasie pracy oraz zasad dotyczących niezdolności do pracy. Po zakończeniu zwolnienia pracownik wraca do pracy zgodnie z obowiązującym harmonogramem. Nie ma obowiązku "nadrobienia" dni choroby w sensie dodatkowej obecności w biurze.

Pracodawca może natomiast tak planować kolejne harmonogramy, aby w przyszłości pracownik wykonywał pracę w biurze w terminach wynikających z normalnych zasad pracy hybrydowej. Nie może to jednak oznaczać, że choroba powoduje dodatkowy obowiązek pracy ponad normy czasu pracy albo poza prawidłowo ustalonym grafikiem.

Co może zrobić pracownik

W pierwszej kolejności warto poprosić pracodawcę o pisemne wskazanie zasad pracy hybrydowej. Pytanie powinno dotyczyć zwłaszcza tego, z jakim wyprzedzeniem wyznaczane są dni biurowe, czy zmiana z porannej na popołudniową jest zmianą harmonogramu, jak rozliczany jest dzień pracy zdalnej zamiast biura oraz czy pracodawca rzeczywiście wymaga odrabiania L4.

Jeżeli pracodawca podtrzymuje obowiązek odrabiania zwolnienia lekarskiego albo traktuje przepracowany dzień zdalny jak nieobecność, pracownik może zakwestionować takie polecenie. Polecenia służbowe wiążą pracownika tylko wtedy, gdy dotyczą pracy, są zgodne z umową i nie naruszają prawa.

W razie sporu znaczenie będą miały dokumenty: umowa o pracę, regulamin pracy, regulamin pracy zdalnej lub jego brak, harmonogramy, wiadomości od przełożonych, ewidencja czasu pracy, potwierdzenia pracy zdalnej oraz dokumenty dotyczące zwolnienia lekarskiego.

Przy ocenie dokumentów warto dodatkowo sprawdzić, czy praca hybrydowa w umowie została uzgodniona w sposób zgodny z faktycznie stosowanym modelem oraz czy zasady obecności w biurze wynikają z umowy, regulaminu, porozumienia albo innych wiążących ustaleń.

FAQ

Czy pracodawca musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Nie zawsze w formie osobnego regulaminu dla każdego przypadku. Jeżeli jednak praca zdalna jest stałym modelem dla grupy pracowników, zasady powinny być określone w sposób przewidziany w Kodeksie pracy, na przykład w regulaminie, porozumieniu albo indywidualnym uzgodnieniu.

Czy pracodawca może kazać przyjechać do biura zamiast pracy zdalnej?

Może, jeżeli wynika to z uzgodnionego modelu pracy, harmonogramu i zasad obowiązujących w zakładzie. Nie powinien jednak robić tego w sposób sprzeczny z przepisami o czasie pracy albo bez wymaganego wyprzedzenia, gdy zmienia również godziny pracy.

Czy dzień pracy zdalnej może być uznany za nieobecność?

Nie, jeżeli pracownik wykonywał pracę za wiedzą i zgodą pracodawcy. Wtedy praca została wykonana, tylko poza biurem. Spór może dotyczyć tego, czy zgoda była udzielona i czy pracownik faktycznie świadczył pracę.

Czy trzeba odrabiać zwolnienie lekarskie?

Nie. Zwolnienie lekarskie usprawiedliwia nieobecność w pracy. Po chorobie pracownik wraca do normalnego harmonogramu, ale nie ma obowiązku odpracowywania dni objętych L4.

Czy pracodawca może zmienić zmianę z porannej na popołudniową?

Może to być dopuszczalne tylko w granicach przepisów o czasie pracy i zasad obowiązujących u pracodawcy. Jeżeli zmiana następuje na ostatnią chwilę i dezorganizuje harmonogram, warto sprawdzić regulamin pracy, system czasu pracy oraz treść przekazanych grafików.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji pracodawca może organizować pracę hybrydową, ale powinien robić to w ramach aktualnych przepisów Kodeksu pracy. Brak jasnych zasad pracy zdalnej, późne przekazywanie grafików oraz zmiana zmian na ostatnią chwilę mogą wymagać dokładnej oceny dokumentów zakładowych.

Najważniejsze jest to, że dzień przepracowany zdalnie za zgodą pracodawcy nie jest dniem do odrobienia, a zwolnienia lekarskiego nie wolno odpracowywać. Jeżeli pracodawca żąda dodatkowych przyjazdów do biura, trzeba ustalić, czy chodzi o zwykłe planowanie kolejnych dni biurowych, czy o niedopuszczalne odrabianie nieobecności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.