Nieprzedłużenie umowy o pracę przez pracownika

Pani Renacie kończy się umowa o pracę na czas określony. Pracodawca został ustnie poinformowany, że pracownicy nie odpowiadają warunki płacowe i dlatego nie chce ona podpisywać kolejnej umowy. Pracodawca zażądał jednak pisma, w którym pani Renata miałaby wskazać, że nie będzie przedłużać umowy ze względu na zbyt niskie wynagrodzenie. Pracownica obawia się, czy taki dokument nie zostanie potraktowany jak wypowiedzenie albo porozumienie stron i czy nie utrudni jej uzyskania zasiłku dla bezrobotnych.

Zakończenie umowy o pracę na czas określony

Zgodnie z art. 30 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę może rozwiązać się między innymi na mocy porozumienia stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia oraz z upływem czasu, na który była zawarta. W przypadku typowej umowy na czas określony najważniejszy jest właśnie ostatni z tych trybów, czyli art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy.

Więcej praktycznych informacji znajdziesz w artykule: zakończenie umowy o pracę na czas.

Czy pracownik musi pisać, że nie chce przedłużyć umowy?

Pracownik nie ma obowiązku składania pracodawcy oświadczenia, że nie chce przedłużyć umowy. Pracodawca może zapytać o plany pracownika ze względów organizacyjnych, ale nie może żądać wskazywania powodów prywatnej decyzji o niepodpisywaniu kolejnej umowy, zwłaszcza gdy obecna umowa i tak dobiega końca.

Jeżeli pracownik chce pomóc pracodawcy w planowaniu zatrudnienia, może przekazać krótką, neutralną informację, na przykład: "Informuję, że po zakończeniu obecnej umowy zawartej do dnia ... nie planuję zawierania kolejnej umowy o pracę". W takim piśmie lepiej nie wskazywać przyczyn, nie używać sformułowań o wypowiedzeniu i nie prosić o rozwiązanie umowy.

Znaczenie ma nie tylko sama nazwa dokumentu, lecz także jego treść. Pismo zatytułowane neutralnie, ale zawierające prośbę o rozwiązanie umowy albo zgodę na zakończenie współpracy wcześniej, może zostać zinterpretowane inaczej niż zwykła informacja o braku zamiaru podpisania nowej umowy.

Wypowiedzenie, porozumienie stron czy upływ czasu?

Trzeba odróżnić trzy sytuacje. Po pierwsze, umowa może zakończyć się z upływem czasu, na który została zawarta. Wtedy strony po prostu nie zawierają kolejnej umowy. Po drugie, pracownik może złożyć wypowiedzenie, jeżeli chce zakończyć umowę przed datą wskazaną w kontrakcie. Po trzecie, strony mogą podpisać porozumienie, w którym wspólnie ustalają wcześniejszy termin zakończenia zatrudnienia.

Dla pracownika, który zamierza rejestrować się w urzędzie pracy, różnica ta jest praktyczna. Od 1 czerwca 2025 r. zasady zasiłku dla bezrobotnych reguluje ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Jeżeli bezrobotny przed rejestracją rozwiązał ostatni stosunek pracy za wypowiedzeniem, prawo do zasiłku co do zasady nie przysługuje, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek, na przykład zmiana miejsca zamieszkania albo rozwiązanie umowy przez pracownika w trybie art. 55 § 1 lub § 1¹ Kodeksu pracy. Przy porozumieniu stron zasiłek może być przyznany dopiero po 90 dniach od rejestracji, chyba że porozumienie nastąpiło z przyczyn wskazanych w ustawie, na przykład z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy.

Samo zakończenie umowy na czas określony z upływem terminu jest inną sytuacją niż wypowiedzenie pracownika albo porozumienie stron. Dlatego w interesie pracownika jest, aby dokumenty kadrowe i korespondencja z pracodawcą nie sugerowały innego trybu zakończenia zatrudnienia niż faktycznie zastosowany.

Co powinno znaleźć się w świadectwie pracy?

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy. Co do zasady powinien zrobić to w dniu ustania zatrudnienia, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę w ciągu 7 dni, świadectwo za poprzedni okres wydaje na wniosek pracownika.

W świadectwie pracy należy wskazać tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy oraz podstawę prawną. W przypadku umowy na czas określony zakończonej wraz z nadejściem daty końcowej właściwą podstawą jest art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy. Pracodawca nie powinien wpisywać do świadectwa pracy prywatnych powodów braku kontynuacji zatrudnienia, na przykład informacji, że pracownik nie chciał przedłużyć umowy z powodu niskiego wynagrodzenia.

Jeżeli świadectwo pracy zawiera nieprawidłowy tryb zakończenia zatrudnienia albo dodatkowe sformułowania, które mogą zaszkodzić pracownikowi, pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy. W praktyce warto zrobić to jak najszybciej, bo błędne świadectwo może utrudnić rejestrację w urzędzie pracy albo wywołać spór przy kolejnym zatrudnieniu.

Czy umowa może przedłużyć się automatycznie?

Co do zasady umowa na czas określony nie przedłuża się automatycznie tylko dlatego, że pracodawca chciałby dalej zatrudniać pracownika. Potrzebna jest kolejna umowa albo wyraźne uzgodnienie dalszego zatrudnienia. Wyjątkiem są sytuacje przewidziane w przepisach, na przykład przedłużenie niektórych umów pracownicy w ciąży do dnia porodu, jeżeli spełnione są warunki z art. 177 § 3 Kodeksu pracy.

Osobnym zagadnieniem jest dalsze wykonywanie pracy po dacie końcowej umowy. Jeżeli pracownik po upływie terminu nadal przychodzi do pracy, a pracodawca dopuszcza go do wykonywania obowiązków, może powstać spór, czy strony zawarły kolejną umowę w sposób dorozumiany. Dlatego ostatni dzień pracy, rozliczenie sprzętu, urlopu i świadectwo pracy warto ustalić przed końcem umowy.

Należy pamiętać także o limitach umów terminowych. Okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony między tymi samymi stronami co do zasady nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba takich umów nie może przekraczać trzech. Przekroczenie tych limitów może skutkować traktowaniem pracownika jak zatrudnionego na czas nieokreślony, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

Jak bezpiecznie odpowiedzieć pracodawcy?

Jeżeli pracownik nie chce kontynuować zatrudnienia po zakończeniu umowy terminowej, może ograniczyć się do ustnej informacji albo krótkiego, neutralnego potwierdzenia organizacyjnego. Najważniejsze, aby nie podpisywać dokumentu, którego treść wskazuje na wypowiedzenie, porozumienie stron albo prośbę o wcześniejsze zakończenie umowy, jeśli taki nie jest rzeczywisty zamiar pracownika.

Bezpieczna odpowiedź może brzmieć: "Potwierdzam, że moja obecna umowa o pracę zawarta do dnia ... zakończy się z upływem terminu, na który została zawarta. Nie planuję zawierania kolejnej umowy po tej dacie". Taka informacja nie zawiera uzasadnienia, nie odnosi się do winy żadnej ze stron i nie zmienia trybu zakończenia zatrudnienia.

Jeżeli pracodawca mimo to nalega na podanie przyczyny, pracownik może odmówić. W sprawach spornych dobrze jest zachować kopię korespondencji, projektu pisma od pracodawcy, świadectwa pracy oraz ewentualnych wiadomości z działu kadr.

FAQ

Czy muszę podpisać pismo, że nie chcę przedłużyć umowy?

Nie. Jeżeli umowa na czas określony kończy się w terminie w niej wskazanym, pracownik nie musi składać pisma z uzasadnieniem braku zgody na kolejną umowę. Może przekazać neutralną informację organizacyjną, ale nie powinien podpisywać dokumentu sugerującego wypowiedzenie albo porozumienie stron, jeżeli taki nie był jego zamiar.

Czy odmowa podpisania nowej umowy jest wypowiedzeniem?

Nie. Odmowa podpisania kolejnej umowy po zakończeniu obecnej nie jest wypowiedzeniem. Wypowiedzenie dotyczy rozwiązania trwającej umowy przed jej datą końcową albo z zachowaniem przewidzianego okresu wypowiedzenia.

Co powinno być wpisane w świadectwie pracy?

Jeżeli umowa zakończyła się z upływem czasu, na który była zawarta, w świadectwie pracy powinien znaleźć się tryb ustania zatrudnienia i podstawa prawna, czyli art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy. Nie powinno się wpisywać prywatnych powodów pracownika, takich jak niezadowolenie z wynagrodzenia.

Czy brak przedłużenia umowy wpływa na zasiłek dla bezrobotnych?

Samo zakończenie umowy terminowej z upływem czasu jest czym innym niż wypowiedzenie przez pracownika albo porozumienie stron. Zasiłek zależy jednak od spełnienia ustawowych warunków oraz dokumentów przedstawionych w urzędzie pracy. Dlatego warto zadbać, aby świadectwo pracy i ewentualne pisma nie wskazywały błędnego trybu zakończenia zatrudnienia.

Czy pracodawca może wpisać, że umowa nie została przedłużona na prośbę pracownika?

Nie powinien tego robić w świadectwie pracy. Świadectwo pracy ma wskazywać wymagane prawem informacje, w tym tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy, a nie opis negocjacji albo powodów braku zawarcia kolejnej umowy.

Podsumowanie

Pracownik, któremu kończy się umowa o pracę na czas określony, nie musi podpisywać kolejnej umowy ani uzasadniać odmowy kontynuacji zatrudnienia. Jeżeli obecna umowa kończy się w terminie wskazanym w jej treści, zatrudnienie ustaje z upływem czasu, na który została zawarta.

W opisanej sytuacji najrozsądniej unikać pisma z przyczyną w rodzaju zbyt niskiego wynagrodzenia. Pracodawca może otrzymać krótką informację organizacyjną, ale nie powinien wymuszać oświadczenia, które może zostać później odczytane jako wypowiedzenie, porozumienie stron albo prośba pracownika o zakończenie zatrudnienia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 25¹, art. 30, art. 97 i art. 177.

2. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia - Dz.U. 2025 poz. 620, w szczególności art. 219 i art. 220.

3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. 2024 poz. 1016.