Nadgodziny za wycieczki z podopiecznymi opieki społecznej

Czy wycieczka z podopiecznymi jest czasem pracy?

Stan prawny na 6 czerwca 2026 r. pozwala przyjąć, że decydujące znaczenie ma nie sama nazwa wyjazdu, lecz to, co pracownik faktycznie robi w jego trakcie. Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Jeżeli więc pracodawca wyznacza pracownika do opieki nad podopiecznymi podczas wycieczki, to miejscem wykonywania pracy staje się także autokar, miejsce zwiedzania, restauracja, ośrodek noclegowy lub inne miejsce pobytu grupy.

W opisanej sytuacji pracownik nie jedzie prywatnie ani rekreacyjnie. Jeżeli ma obowiązek liczyć uczestników, pomagać im w przemieszczaniu się, pilnować bezpieczeństwa, reagować na zachowanie podopiecznych, kontaktować się z kierownikiem wyjazdu, organizować posiłki lub wykonywać inne czynności służbowe, to pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Taki czas powinien zostać ujęty w ewidencji czasu pracy.

Inaczej można ocenić jedynie te okresy, w których pracownik nie ma żadnych obowiązków, może swobodnie dysponować czasem i nie pozostaje w gotowości do natychmiastowej reakcji. W praktyce przy wycieczkach z podopiecznymi takie okresy bywają jednak ograniczone, dlatego każdorazowo trzeba analizować program wyjazdu, polecenia przełożonych i rzeczywisty zakres opieki.

Nadgodziny pracownika samorządowego podczas wyjazdu

Najpierw trzeba jednak potwierdzić, kto jest pracodawcą. Warsztat terapii zajęciowej może działać przy jednostce samorządu terytorialnego, ale może być też prowadzony przez inny podmiot. Jeżeli pracodawcą nie jest jednostka samorządowa w rozumieniu ustawy o pracownikach samorządowych, podstawą rozliczenia będą przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy oraz regulacje wewnętrzne pracodawcy.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony jako pracownik samorządowy, zastosowanie ma przede wszystkim ustawa o pracownikach samorządowych. Zgodnie z art. 42 ust. 2 tej ustawy, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownik samorządowy na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w porze nocnej oraz w niedziele i święta.

Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi samorządowemu przysługuje, według jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Czas wolny, na wniosek pracownika, może być udzielony bezpośrednio przed urlopem wypoczynkowym albo po jego zakończeniu.

W praktyce oznacza to, że jeśli normalny rozkład pracy obejmuje godziny od 7.00 do 15.00, a pracownik na wycieczce wykonuje obowiązki do 20.00, to co do zasady należy rozliczyć czas pracy od 7.00 do 20.00, z uwzględnieniem ewentualnych przerw i okresów rzeczywistego odpoczynku. Godziny po 15.00 mogą stanowić pracę nadliczbową, jeżeli przekraczają obowiązujący pracownika dobowy wymiar czasu pracy.

Polecenie pracy nadliczbowej nie zawsze musi przybrać formę odrębnego pisemnego dokumentu. Jeżeli wyjazd został zaplanowany przez pracodawcę, zatwierdzony przez przełożonego, a obecność pracownika była konieczna do zapewnienia opieki nad podopiecznymi, trudno uznać, że dodatkowe godziny powstały wyłącznie z inicjatywy pracownika.

Podróż służbowa a rzeczywista opieka nad podopiecznymi

W sprawach dotyczących delegacji trzeba odróżnić zwykły przejazd od wykonywania pracy w czasie przejazdu. Sam czas podróży służbowej przypadający poza rozkładowymi godzinami pracy nie zawsze jest czasem pracy. Jeżeli jednak pracownik w tym czasie wykonuje obowiązki służbowe, na przykład opiekuje się uczestnikami wycieczki w autokarze, odpowiada za bezpieczeństwo grupy albo pomaga osobom wymagającym wsparcia, nie jest to bierna podróż.

Przy wyjazdach z podopiecznymi opieki społecznej bardzo często obowiązki zaczynają się już w chwili zbiórki i trwają do momentu przekazania uczestników po powrocie. Pracownik może wtedy pozostawać w dyspozycji pracodawcy przez cały czas wykonywania czynności opiekuńczych, nawet jeżeli wyjazd ma charakter integracyjny, rehabilitacyjny, kulturalny albo rekreacyjny.

Nie powinno się więc automatycznie przyjmować, że czas od 7.00 do 15.00 jest zwykłym czasem pracy, a wszystko po 15.00 jest czasem prywatnym. Jeżeli po 15.00 pracownik nadal realizuje zadania opiekuńcze, powstaje podstawa do rozliczenia pracy ponad rozkład.

Praca w sobotę, niedzielę albo święto

Jeżeli wycieczka przypada w dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, najczęściej w sobotę, pracownikowi co do zasady przysługuje inny dzień wolny udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. Wynika to z art. 151³ Kodeksu pracy. Dzień wolny rekompensuje samo naruszenie dnia wolnego, nawet jeżeli praca trwała krócej niż osiem godzin.

Jeżeli natomiast w takim dniu pracownik pracuje dłużej niż wynikałoby to z norm czasu pracy, oprócz dnia wolnego mogą powstać także godziny nadliczbowe wymagające odrębnego rozliczenia. U pracownika samorządowego trzeba wtedy uwzględnić art. 42 ustawy o pracownikach samorządowych, czyli wybór między wynagrodzeniem a czasem wolnym w tym samym wymiarze.

Praca w niedzielę lub święto wymaga dodatkowej ostrożności. Co do zasady pracownik powinien otrzymać inny dzień wolny, a jeżeli nie jest to możliwe w ustawowych terminach, mogą powstać roszczenia o odpowiednią rekompensatę pieniężną. W przypadku pracowników samorządowych należy jednocześnie pamiętać, że praca w niedziele, święta i w porze nocnej została w ustawie określona jako dopuszczalna tylko w wyjątkowych przypadkach.

Wycieczka z noclegiem i praca w porze nocnej

Pora nocna obejmuje 8 godzin między 21.00 a 7.00, przy czym dokładny przedział powinien wynikać z regulaminu pracy, układu zbiorowego albo obwieszczenia pracodawcy. Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Nie każdy nocleg poza domem oznacza jednak pracę w porze nocnej. Jeżeli pracownik ma zapewniony realny odpoczynek, śpi i nie wykonuje obowiązków, sam fakt przebywania w ośrodku z grupą nie musi być liczony jako praca. Inaczej będzie, gdy pracownik ma wyznaczony nocny dyżur, ma obowiązek stale czuwać, kontrolować podopiecznych albo faktycznie interweniuje w nocy.

Trzeba także uwzględnić przepisy o odpoczynku. Pracownik powinien korzystać z co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, z wyjątkami przewidzianymi w Kodeksie pracy. Organizacja kilkudniowej wycieczki nie powinna prowadzić do ukrywania pracy jako odpoczynku.

Limity nadgodzin i ewidencja czasu pracy

Praca nadliczbowa nie może być traktowana jako stały sposób organizowania wycieczek. Kodeks pracy przewiduje limity pracy nadliczbowej, w tym zasadę, że liczba godzin nadliczbowych wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy co do zasady nie powinna przekraczać 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że inne limity wynikają z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo umowy o pracę. Trzeba też zachować przeciętnie 48-godzinny tygodniowy limit czasu pracy łącznie z nadgodzinami w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób pozwalający ustalić liczbę godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz w dni wolne. Przy wycieczkach z podopiecznymi pomocne są program wyjazdu, lista opiekunów, harmonogram dyżurów, godziny zbiórki i powrotu, dokumenty delegacji, wiadomości od przełożonych oraz notatki pracowników.

Jeżeli pracodawca odmawia rozliczenia czasu pracy, pracownik może złożyć pisemny wniosek o korektę ewidencji i wskazać konkretne godziny wykonywania obowiązków. W dalszej kolejności możliwe jest zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem pracy. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat.

Co można zrobić, gdy kierownik odmawia rozliczenia wyjazdu?

Najpierw warto poprosić o pisemne wyjaśnienie, jak pracodawca kwalifikuje poszczególne okresy wycieczki: przejazd, opiekę w autokarze, pobyt na miejscu, dyżury nocne, czas wolny oraz powrót. Jeżeli pracodawca twierdzi, że pracownicy nie wykonywali pracy, powinien umieć wskazać, kto w tym czasie odpowiadał za bezpieczeństwo podopiecznych.

Następnie pracownik może przedstawić własne zestawienie czasu pracy i żądać rozliczenia godzin ponadwymiarowych, nadliczbowych, pracy nocnej albo dnia wolnego za pracę w dzień wolny. Warto unikać ogólnych zarzutów i opisać konkretne daty, godziny oraz czynności, ponieważ to ułatwia ocenę sprawy i ogranicza ryzyko sporu dowodowego.

FAQ

Czy cały czas wycieczki zawsze liczy się jako czas pracy?

Nie zawsze. Liczy się przede wszystkim czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki albo pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Jeżeli ma realny odpoczynek i może swobodnie dysponować czasem, ten okres może nie być czasem pracy. Przy opiece nad podopiecznymi granica ta powinna być jednak ustalana bardzo ostrożnie.

Czy czas przejazdu autokarem z podopiecznymi jest czasem pracy?

Tak, jeżeli pracownik w trakcie przejazdu odpowiada za grupę, pilnuje bezpieczeństwa, pomaga uczestnikom albo wykonuje inne zadania służbowe. Nie jest to wtedy zwykłe bierne przemieszczanie się w delegacji.

Czy pracownik samorządowy dostaje dodatek 50% albo 100% za nadgodziny?

W przypadku pracowników samorządowych szczególne znaczenie ma art. 42 ustawy o pracownikach samorządowych. Przewiduje on, że za pracę nadliczbową przysługuje, według wyboru pracownika, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Kwestia dodatków kodeksowych bywa oceniana odmiennie niż przy zwykłych pracownikach objętych wyłącznie Kodeksem pracy, dlatego w spornej sprawie warto przeanalizować status pracodawcy i podstawę zatrudnienia.

Czy za wyjazd w sobotę należy się dzień wolny?

Jeżeli sobota jest dla pracownika dniem wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, zasadą jest udzielenie innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Termin powinien zostać uzgodniony z pracownikiem.

Czy nocleg z podopiecznymi oznacza automatycznie pracę w nocy?

Nie. Sam nocleg poza miejscem zamieszkania nie wystarcza. Pracą w porze nocnej będą godziny, w których pracownik faktycznie wykonuje obowiązki w porze nocnej albo ma tak zorganizowany dyżur, że nie może realnie odpoczywać.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wpisuje nadgodzin do ewidencji?

Warto zebrać dokumenty potwierdzające przebieg wyjazdu i złożyć pisemny wniosek o korektę ewidencji czasu pracy. Należy wskazać daty, godziny oraz wykonywane czynności. Jeżeli pracodawca nadal odmawia, można skorzystać z pomocy prawnika, Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy.

Podsumowanie

Wycieczka z podopiecznymi nie jest automatycznie czasem wolnym pracowników tylko dlatego, że odbywa się poza siedzibą placówki. Jeżeli pracownik wykonuje obowiązki opiekuńcze, organizacyjne lub nadzorcze, pozostaje w dyspozycji pracodawcy i ten czas powinien zostać prawidłowo rozliczony. Dotyczy to także godzin po zwykłym zakończeniu pracy, dni wolnych, niedziel, świąt i rzeczywistej pracy w porze nocnej.

W opisanym przypadku twierdzenie, że czas od 7.00 do 15.00 podczas wycieczki nie wlicza się do czasu pracy, mimo że pracownicy nadzorują podopiecznych, jest co najmniej wątpliwe. Jeżeli pracownik wykonuje w tym czasie swoje zwykłe obowiązki w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę, powinien mieć ten czas ujęty w ewidencji. Godziny ponad rozkład wymagają natomiast rozliczenia według zasad właściwych dla pracownika samorządowego i przepisów Kodeksu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - ISAP.

2. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - ISAP.

3. Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienia dotyczące rekompensowania pracy w dniu wolnym - pip.gov.pl.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.