Zwolnienie dyscyplinarne za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy

Kiedy nieobecność w pracy może uzasadniać dyscyplinarkę?

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Podstawą rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest wtedy art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Przepis ten stosuje się zarówno do umowy na czas nieokreślony, jak i do umowy na czas określony.

Nie chodzi jednak o każdą nieobecność. Pracodawca powinien ustalić, czy pracownik faktycznie porzucił obowiązki albo lekceważył procedury usprawiedliwiania absencji, czy też istniała obiektywna przyczyna braku kontaktu, np. nagła hospitalizacja, wypadek, utrata przytomności, brak możliwości skorzystania z telefonu albo inna wyjątkowa sytuacja. Dla oceny dyscyplinarki znaczenie mają także dotychczasowy przebieg zatrudnienia, skutki dla organizacji pracy i wina pracownika.

Oznaczenie "NN" na liście obecności jest wewnętrznym sygnałem, że pracodawca nie ma potwierdzonej przyczyny absencji. Sam wpis w ewidencji nie zastępuje jednak postępowania wyjaśniającego. Przed złożeniem oświadczenia warto udokumentować próby kontaktu z pracownikiem, sprawdzić profil PUE ZUS i przeanalizować, czy pracownik wcześniej otrzymywał informacje o zasadach usprawiedliwiania nieobecności.

Obowiązek zawiadomienia pracodawcy o nieobecności

Jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma albo możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić o niej pracodawcę. Jeżeli przyczyna pojawia się nagle, pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Sposób zawiadomienia może wynikać z regulaminu pracy, informacji przekazanej pracownikowi albo przyjętej praktyki w zakładzie. Jeżeli pracodawca nie określił szczególnych zasad, dopuszczalne są typowe formy kontaktu: telefon, SMS, e-mail, wiadomość przez osobę trzecią albo przesyłka pocztowa. Najważniejsze jest, aby pracodawca mógł ustalić, dlaczego pracownik nie stawił się w pracy i jak długo może potrwać absencja.

Przekroczenie terminu może być usprawiedliwione, jeżeli pracownik wykaże, że z przyczyn od niego niezależnych nie mógł zawiadomić pracodawcy wcześniej. Dlatego przed dyscyplinarką należy zebrać fakty, a nie opierać decyzji wyłącznie na tym, że pracownik nie odebrał telefonu jednego dnia.

e-ZLA, papierowe L4 i obowiązki pracownika

Obecnie zwolnienia lekarskie są co do zasady wystawiane elektronicznie jako e-ZLA. Jeżeli pracodawca ma profil PUE ZUS, otrzymuje informację o wystawieniu zwolnienia na swoim profilu i pracownik nie musi dostarczać mu papierowego druku zwolnienia. Nie można więc automatycznie przyjmować, że brak papierowego L4 oznacza nieusprawiedliwioną nieobecność.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy pracodawca nie ma profilu PUE ZUS albo lekarz wystawił zaświadczenie na formularzu wydrukowanym z systemu, np. z powodu braku dostępu do internetu. W takich przypadkach pracownik może mieć obowiązek przekazania wydruku lub zaświadczenia pracodawcy. Nadal jednak trzeba odróżnić dokumentowanie prawa do świadczeń chorobowych od obowiązku bieżącego poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności.

Jeżeli pracownik twierdzi, że jest na zwolnieniu lekarskim, a pracodawca nie widzi e-ZLA w PUE ZUS i nie otrzymał żadnego dokumentu, warto wezwać pracownika do wyjaśnień w sposób pozwalający zachować dowód, np. e-mailem, SMS-em oraz listem poleconym. Dopiero brak reakcji, brak zwolnienia i dalsza nieobecność mogą wzmacniać argumentację, że pracownik ciężko naruszył obowiązki.

Jak przygotować rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia?

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno być sporządzone na piśmie. W praktyce powinno zawierać dane pracodawcy i pracownika, wskazanie trybu rozwiązania umowy, konkretną i prawdziwą przyczynę, podstawę prawną, podpis osoby uprawnionej do reprezentacji pracodawcy oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Przyczyna nie powinna być ogólnikowa. Zamiast samego sformułowania "nieusprawiedliwiona nieobecność" bezpieczniej wskazać konkretne daty nieobecności, brak zawiadomienia o przyczynie absencji, brak zwolnienia w PUE ZUS albo brak dostarczenia wymaganego wydruku, wcześniejsze wezwania do wyjaśnień oraz wpływ nieobecności na organizację pracy. Przyczyna podana w oświadczeniu będzie później oceniana przez sąd pracy, dlatego nie warto wpisywać faktów, których pracodawca nie będzie w stanie udowodnić.

Jeżeli pracodawca nie chce albo nie może zastosować art. 52 Kodeksu pracy, powinien rozważyć inne tryby zakończenia zatrudnienia. W przypadku umów terminowych znaczenie mogą mieć sposoby rozwiązania umowy o pracę na czas określony, w tym wypowiedzenie, porozumienie stron albo rozwiązanie bez wypowiedzenia w innych sytuacjach przewidzianych przepisami.

Miesięczny termin i konsultacja ze związkiem zawodowym

Pracodawca nie może zwlekać bez ograniczeń. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Termin ten należy liczyć od chwili, w której osoba uprawniona do rozwiązania umowy uzyskała dostatecznie pewne informacje o naruszeniu, a nie zawsze od pierwszego dnia nieobecności.

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien zawiadomić ją o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy i zasięgnąć jej opinii. Organizacja związkowa zgłasza ewentualne zastrzeżenia niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni. Brak prawidłowej konsultacji może być istotnym argumentem pracownika w sporze sądowym.

Trzeba też sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony. Dotyczy to między innymi niektórych działaczy związkowych, pracownic w ciąży oraz osób korzystających z wybranych uprawnień rodzicielskich. W takich przypadkach rozwiązanie umowy może wymagać dodatkowych warunków, a błędna decyzja zwiększa ryzyko przegranej przed sądem pracy.

Doręczenie oświadczenia nieobecnemu pracownikowi

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy jest skuteczne wtedy, gdy dotarło do pracownika w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Wynika to z art. 61 Kodeksu cywilnego stosowanego w sprawach z zakresu prawa pracy na podstawie art. 300 Kodeksu pracy.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje doręczenie pisma osobiście za potwierdzeniem odbioru albo wysłanie go listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na aktualny adres korespondencyjny pracownika. Jeżeli pracownik nie podał odrębnego adresu do korespondencji, należy korzystać z adresu znajdującego się w dokumentacji pracowniczej. Warto zachować kopię pisma, potwierdzenie nadania, zwrotne potwierdzenie odbioru albo zwróconą kopertę z adnotacjami poczty.

Jeżeli pracownik celowo nie odbiera korespondencji, podwójne awizowanie przesyłki poleconej może tworzyć domniemanie, że miał realną możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia. Sąd Najwyższy wskazywał na takie znaczenie dwukrotnego awiza między innymi w wyroku z 5 października 2005 r., I PK 37/05. Nie jest to jednak automatyczna gwarancja wygranej w każdym sporze, ponieważ pracownik może próbować wykazywać, że z obiektywnych przyczyn nie mógł odebrać przesyłki.

Za datę rozwiązania umowy należy przyjąć datę skutecznego doręczenia oświadczenia, a nie datę sporządzenia pisma. Gdy pismo wraca jako niepodjęte w terminie, pracodawca powinien ustalić datę, w której pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, z uwzględnieniem zasad doręczeń pocztowych i okoliczności konkretnej sprawy.

Świadectwo pracy po zwolnieniu dyscyplinarnym

Świadectwo pracy wystawia się w związku z ustaniem stosunku pracy. Jeżeli pracodawca nie nawiązuje z pracownikiem kolejnej umowy w terminie przewidzianym w przepisach, powinien wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, a gdy z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, nie później niż w ciągu 7 dni.

W świadectwie pracy należy wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. Przy dyscyplinarce będzie to co do zasady rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracodawcę, z podaniem właściwych przepisów Kodeksu pracy. Nie wpisuje się natomiast rozbudowanego opisu winy pracownika ani szczegółowego uzasadnienia z pisma rozwiązującego umowę.

Najczęstsze błędy pracodawcy

Największym błędem jest zbyt szybkie uznanie nieobecności za porzucenie pracy. Pracodawca powinien sprawdzić e-ZLA, wezwać pracownika do kontaktu, zebrać dowody i ustalić, czy naruszenie było zawinione. Ryzykowne jest także doręczanie pisma na nieaktualny adres, wpisywanie ogólnikowej przyczyny, pominięcie konsultacji związkowej albo przekroczenie miesięcznego terminu.

Warto pamiętać, że postępowanie sądowe po dyscyplinarce koncentruje się nie tylko na tym, czy pracownik był nieobecny, lecz także na tym, czy pracodawca prawidłowo opisał przyczynę, dochował terminu, zachował formę i potrafi wykazać ciężki charakter naruszenia.

FAQ

Czy można zwolnić dyscyplinarnie pracownika za jeden dzień nieobecności?

Tak, ale tylko wtedy, gdy okoliczności wskazują na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Jeden dzień absencji nie zawsze wystarczy. Znaczenie mają przyczyna nieobecności, możliwość kontaktu, skutki dla pracodawcy i stopień winy pracownika.

Czy pracownik musi dostarczyć papierowe L4?

Co do zasady nie, jeżeli lekarz wystawił e-ZLA, a pracodawca ma profil PUE ZUS. Wtedy zwolnienie jest przekazywane elektronicznie. Papierowy wydruk może być potrzebny, gdy pracodawca nie ma profilu PUE ZUS albo zwolnienie wystawiono na formularzu wydrukowanym z systemu.

Czy e-ZLA zwalnia pracownika z obowiązku zawiadomienia pracodawcy?

Nie. e-ZLA dokumentuje niezdolność do pracy, ale pracownik nadal powinien poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, chyba że obiektywnie nie mógł tego zrobić w terminie.

Od kiedy liczy się miesięczny termin na dyscyplinarkę?

Termin liczy się od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. W praktyce będzie to moment, w którym pracodawca ma wystarczające informacje, aby ocenić nieobecność jako ciężkie naruszenie obowiązków, a nie zawsze pierwszy dzień absencji.

Czy trzeba wysłać pismo dwa razy, gdy pracownik nie odbiera listu?

Nie ma ogólnej zasady, że pracodawca musi wysyłać dwa osobne listy. Istotne jest, czy oświadczenie dotarło do pracownika w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać. Przy liście poleconym znaczenie mają dowody awizowania, termin przechowywania przesyłki i okoliczności konkretnej sprawy.

Co wpisać w świadectwie pracy po dyscyplinarce?

W świadectwie pracy należy wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. Nie należy opisywać szczegółowo zarzutów ani rozwijać uzasadnienia dyscyplinarki. Szczegółowa przyczyna powinna znajdować się w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy.

Czy pracownik może odwołać się od zwolnienia dyscyplinarnego?

Tak. Pracownik może wnieść odwołanie do sądu pracy. W sporze sąd oceni między innymi prawdziwość i konkretność przyczyny, zachowanie terminu, prawidłowość doręczenia, konsultację związkową oraz to, czy naruszenie rzeczywiście było ciężkie.

Źródła

• Kodeks pracy, w szczególności art. 30, art. 52, art. 97 i art. 300: Internetowy System Aktów Prawnych
• Kodeks cywilny, art. 61: Internetowy System Aktów Prawnych
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy: Dziennik Ustaw ELI
• Informacje ZUS o e-ZLA: Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2005 r., I PK 37/05, OSNP 2006, nr 17-18, poz. 263

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.