Kto poprawia świadectwo pracy po likwidacji zakładu?

Kto może sprostować świadectwo pracy?

Podstawową zasadą jest to, że świadectwo pracy wydaje i prostuje pracodawca. Wynika to z art. 97 Kodeksu pracy oraz przepisów rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Jeżeli pracownik zauważy błąd, powinien wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy.

Obecnie pracownik ma na to 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Pracodawca powinien w terminie 7 dni od otrzymania wniosku wydać nowe świadectwo pracy albo zawiadomić pracownika o odmowie sprostowania. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może wystąpić do sądu pracy w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie. Gdy pracodawca nie odpowie w terminie, termin sądowy liczy się od dnia, w którym upłynął czas na odpowiedź pracodawcy.

Ten tryb działa najprościej wtedy, gdy pracodawca nadal istnieje. Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany, trzeba ustalić, czy istnieje podmiot, który przejął jego prawa i obowiązki. Może to być następca prawny po przekształceniu, połączeniu albo przejęciu zakładu. W praktyce znaczenie może mieć także to, czy nadal działa likwidator, syndyk albo inna osoba uprawniona do reprezentowania byłego pracodawcy.

Co zrobić, gdy zakład pracy już nie istnieje?

Jeżeli zakład pracy został wykreślony i nie ma podmiotu, który mógłby działać jako pracodawca albo jego następca prawny, w praktyce nie ma osoby, która po prostu poprawi stare świadectwo pracy. Nie oznacza to jednak, że pracownik traci możliwość udowodnienia zatrudnienia albo pracy w szczególnych warunkach.

Należy ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja osobowa i płacowa zlikwidowanego zakładu. Informacji warto szukać w ZUS, w archiwach państwowych, w rejestrach przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej oraz w dokumentach dotyczących likwidacji albo przekształcenia pracodawcy. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi rejestry dotyczące podmiotów przechowujących dokumentację, ale przed złożeniem wniosku trzeba sprawdzić właściwy podmiot dla konkretnego zakładu.

Archiwum lub przechowawca dokumentacji nie jest nowym pracodawcą. Zwykle nie "sprostuje" świadectwa pracy w sensie kodeksowym. Może natomiast wydać odpisy, kopie, wypisy albo zaświadczenia na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych i płacowych, na przykład umów o pracę, angaży, kart wynagrodzeń, zakresów obowiązków, zaświadczeń stanowiskowych, kart ewidencji czasu pracy lub innych dokumentów z akt.

Zobacz również: dokumenty potwierdzające pracę w szczególnych warunkach

Jakie dokumenty mogą zastąpić błędne świadectwo pracy?

W postępowaniu przed ZUS liczy się nie tylko samo świadectwo pracy, ale cały materiał dowodowy. Przy zwykłych okresach zatrudnienia pomocne mogą być w szczególności: umowy o pracę, angaże, zaświadczenia, legitymacja ubezpieczeniowa z wpisami o zatrudnieniu, dawne dowody osobiste z wpisami, legitymacje służbowe, pisma o powołaniu lub mianowaniu, dokumenty o zmianie stanowiska, dokumenty płacowe oraz korespondencja pracodawcy.

W sprawach dotyczących emerytury pomostowej szczególne znaczenie ma wykazanie, że praca była wykonywana w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w wymaganym okresie i wymiarze. ZUS ocenia wtedy nie tylko nazwę stanowiska, ale także rzeczywisty rodzaj pracy i dokumenty potwierdzające jej wykonywanie. Jeżeli świadectwo pracy zawiera błąd w nazwie stanowiska, okresie zatrudnienia albo informacji o pracy szczególnej, trzeba szukać dokumentów źródłowych z akt osobowych i zakładowych.

Zeznania świadków mogą mieć znaczenie pomocnicze, zwłaszcza gdy dokumentacja jest niepełna lub zaginęła. Nie zawsze jednak wystarczą do wykazania wszystkich przesłanek emerytury pomostowej. Dlatego warto najpierw ustalić, czy zachowały się dokumenty stanowiskowe, wykazy prac, zakresy obowiązków, ewidencje oraz akta płacowe.

Jak postępować krok po kroku?

Najpierw należy ustalić, na czym dokładnie polega błąd w świadectwie pracy. Inaczej postępuje się przy błędnej dacie zatrudnienia, inaczej przy nieprawidłowej nazwie stanowiska, a jeszcze inaczej przy braku informacji o pracy w szczególnych warunkach.

Następnie warto sprawdzić, czy dawny pracodawca ma następcę prawnego. Jeżeli tak, wniosek o sprostowanie lub wydanie właściwego dokumentu należy skierować do tego podmiotu. Jeżeli następcy nie ma, trzeba ustalić miejsce przechowywania dokumentacji i wystąpić o wydanie odpisów, kopii lub zaświadczeń.

Dokumenty należy złożyć w ZUS wraz z wyjaśnieniem, czego dotyczą i jaki błąd mają wykazać. Jeżeli ZUS wyda decyzję odmowną albo nie uwzględni danego okresu, można rozważyć odwołanie od decyzji. Termin i pouczenie powinny wynikać z decyzji ZUS, dlatego nie warto zwlekać z analizą pisma.

Zobacz również: jak udokumentować pracę na podstawie dostępnych dokumentów

Czego archiwum nie zrobi za pracodawcę?

Archiwum nie prowadzi postępowania wyjaśniającego w taki sposób jak pracodawca, ZUS albo sąd. Nie powinno samodzielnie dopisywać do świadectwa pracy informacji, których nie ma w zachowanej dokumentacji. Jego zadaniem jest przede wszystkim przechowywanie dokumentów i wydawanie potwierdzonych kopii, odpisów lub zaświadczeń wynikających z posiadanych akt.

Jeżeli w aktach znajduje się dokument potwierdzający pracę na określonym stanowisku albo w określonym okresie, archiwum może go udostępnić lub potwierdzić. Jeżeli dokumentów brakuje, trzeba rozważyć inne dowody, w tym dokumenty prywatne, korespondencję, dokumentację związkową, legitymacje, a w dalszej kolejności zeznania świadków.

FAQ

Czy archiwum może poprawić świadectwo pracy?

Co do zasady nie. Archiwum nie jest pracodawcą ani jego następcą prawnym. Może jednak wydać kopie, odpisy lub zaświadczenia wynikające z przechowywanej dokumentacji pracowniczej.

Kto poprawi świadectwo pracy po przejęciu zakładu?

Jeżeli istnieje następca prawny dawnego pracodawcy, to do niego należy kierować wniosek o sprostowanie albo wydanie właściwego dokumentu. Trzeba wcześniej ustalić, czy rzeczywiście doszło do następstwa prawnego.

Czy można złożyć wniosek o sprostowanie po wielu latach?

Ustawowy tryb sprostowania świadectwa pracy jest związany z krótkimi terminami liczonymi od otrzymania świadectwa. Po wielu latach praktycznie najważniejsze jest ustalenie dokumentów źródłowych i przedstawienie ich ZUS albo sądowi w konkretnej sprawie.

Czy świadkowie wystarczą do emerytury pomostowej?

To zależy od sprawy. Zeznania świadków mogą być pomocne, ale przy emeryturze pomostowej ZUS zwykle bada przede wszystkim dokumenty potwierdzające rodzaj pracy, stanowisko, okres i warunki jej wykonywania.

Co zrobić, gdy ZUS nie uzna dokumentów z archiwum?

Należy przeanalizować uzasadnienie decyzji ZUS i pouczenie o odwołaniu. Często konieczne jest uzupełnienie materiału dowodowego, opisanie rzeczywistych obowiązków i złożenie odwołania w ustawowym terminie.

Podsumowanie

Jeżeli świadectwo pracy jest błędne, a zakład pracy już nie istnieje, najważniejsze jest ustalenie, czy działa następca prawny pracodawcy. Jeżeli tak, to on może być właściwy do sprostowania dokumentu. Jeżeli nie, trzeba szukać dokumentacji osobowej i płacowej oraz uzyskać z niej odpisy, kopie lub zaświadczenia.

W sprawie emerytury pomostowej nie warto ograniczać się do samego świadectwa pracy. Należy zebrać wszystkie dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia, stanowisko, rodzaj wykonywanej pracy i warunki jej wykonywania. Dopiero pełny materiał dowodowy pozwala ocenić, czy ZUS powinien uwzględnić dany okres.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

3. Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.