Wniosek o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Podstawową zasadę określa art. 171 § 1 Kodeksu pracy . Jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości albo w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Nie jest to świadczenie uznaniowe ani premia od pracodawcy, lecz roszczenie wynikające wprost z przepisów prawa pracy.

Szczegółowe omówienie tego zagadnienia znajduje się w osobnym artykule: przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop po zmianach od 2026 r.

Do 2026 r. w praktyce często przyjmowano, że ekwiwalent powinien zostać wypłacony najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Aktualnie Kodeks pracy reguluje ten termin wprost. Od 27 stycznia 2026 r. art. 171 § 4 Kodeksu pracy przewiduje, że pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.

Szerzej opisujemy ten wątek w tekście: termin wypłaty ekwiwalentu za urlop.

Jak napisać wezwanie do zapłaty ekwiwalentu?

Pismo do pracodawcy powinno być krótkie, konkretne i dowodowe. Najlepiej zatytułować je jako wezwanie do zapłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W treści warto wskazać datę ustania stosunku pracy, liczbę niewykorzystanych dni urlopu, żądaną kwotę, jeżeli pracownik potrafi ją obliczyć, oraz podstawę prawną żądania.

W wezwaniu można użyć następującej formuły:

Jeżeli pracownik nie zna dokładnej kwoty, może wezwać pracodawcę do rozliczenia i wypłaty ekwiwalentu za wskazaną liczbę dni urlopu albo za cały niewykorzystany urlop wynikający z dokumentacji pracowniczej. Warto unikać zaniżania żądania, jeżeli nie ma się pewności co do wyliczeń.

Co powinno zawierać pismo do pracodawcy?

W wezwaniu do zapłaty warto umieścić następujące elementy:

• miejscowość i datę sporządzenia pisma,
• dane pracownika oraz dane pracodawcy,
• datę rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy,
• wskazanie, że chodzi o ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• liczbę dni urlopu, jeżeli jest znana,
• żądanie wypłaty ekwiwalentu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie,
• termin zapłaty, np. 7 albo 14 dni od doręczenia pisma,
• numer rachunku bankowego do zapłaty,
• własnoręczny podpis, jeżeli pismo jest składane w postaci papierowej.

Dla celów dowodowych najlepiej wysłać wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo złożyć je osobiście i uzyskać potwierdzenie przyjęcia na kopii. Można też wysłać pismo elektronicznie, zwłaszcza jeżeli strony używały takiej formy komunikacji, ale w razie sporu trzeba będzie wykazać, że pracodawca faktycznie je otrzymał.

Przedawnienie roszczenia o ekwiwalent

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Wynika to z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. W przypadku ekwiwalentu za niewykorzystany urlop znaczenie ma więc termin, w którym pracodawca powinien był wypłacić świadczenie zgodnie z art. 171 § 4 albo § 5 Kodeksu pracy.

Nie zawsze będzie to dokładnie dzień rozwiązania umowy o pracę. Po zmianach obowiązujących od 27 stycznia 2026 r. wymagalność może być związana z terminem wypłaty wynagrodzenia albo z 10-dniowym terminem liczonym od ustania zatrudnienia. Dlatego przy starszych sprawach i przy sprawach z 2026 r. warto dokładnie sprawdzić, kiedy roszczenie stało się wymagalne.

Trzeba też pamiętać, że wezwanie do zapłaty wysłane do pracodawcy co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Jeżeli pracodawca nie płaci, a termin przedawnienia jest bliski, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie pozwu do sądu pracy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie odpowiada?

Jeżeli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu mimo wezwania, pracownik może dochodzić należności przed sądem pracy. W pozwie należy wskazać pracodawcę, wysokość żądanej kwoty, podstawę roszczenia, datę ustania zatrudnienia oraz dowody potwierdzające prawo do urlopu i brak zapłaty. Dowodami mogą być m.in. umowa o pracę, świadectwo pracy, paski wynagrodzeń, korespondencja z pracodawcą, potwierdzenie wysłania wezwania i historia rachunku bankowego.

W sprawach, w których zaległość jest bezsporna, pracownik może również rozważyć zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcja może skontrolować pracodawcę i w określonych sytuacjach wydać nakaz wypłaty należnego świadczenia. Jeżeli jednak pracodawca kwestionuje samo prawo do ekwiwalentu albo jego wysokość, rozstrzygnięcie sporu może wymagać postępowania przed sądem pracy.

FAQ

Czy muszę składać wniosek o wypłatę ekwiwalentu za urlop?

Nie. Prawo do ekwiwalentu wynika z Kodeksu pracy, a pracodawca powinien wypłacić go z urzędu. Pismo do pracodawcy jest potrzebne głównie wtedy, gdy ekwiwalent nie został wypłacony albo został zaniżony.

Czy ekwiwalent należy się przy wypowiedzeniu umowy?

Tak, jeżeli w dniu rozwiązania umowy pracownik ma niewykorzystany urlop, a urlop nie został wykorzystany w okresie wypowiedzenia. Pracodawca może w okresie wypowiedzenia udzielić pracownikowi urlopu, aby ograniczyć albo wyeliminować konieczność zapłaty ekwiwalentu.

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent po zmianach od 2026 r.?

Co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent trzeba wypłacić w terminie 10 dni od ustania zatrudnienia, a gdy termin wypada w dzień wolny od pracy - w dniu poprzedzającym.

Czy mogę żądać odsetek za opóźnienie?

Tak. Jeżeli pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu w terminie, pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. Odsetki liczy się od dnia następującego po dniu, w którym świadczenie powinno zostać wypłacone.

Ile czasu mam na dochodzenie ekwiwalentu?

Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się zasadniczo po 3 latach od dnia wymagalności. W praktyce należy ustalić, kiedy ekwiwalent powinien zostać wypłacony, ponieważ po zmianach od 2026 r. nie zawsze będzie to dzień zakończenia pracy.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Samo wezwanie skierowane do pracodawcy co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Jeżeli termin przedawnienia jest bliski, trzeba rozważyć wniesienie pozwu do sądu pracy albo inną właściwą czynność przewidzianą przepisami.

Czy mogę wysłać wezwanie e-mailem?

Można, ale dla celów dowodowych bezpieczniejszy jest list polecony za potwierdzeniem odbioru albo osobiste złożenie pisma na kopii. E-mail może być pomocny, jeżeli da się wykazać jego doręczenie i treść, jednak w sporze dowodowym tradycyjne potwierdzenie odbioru bywa prostsze.

Podsumowanie

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest należnością pracowniczą wynikającą z ustawy. Pracodawca powinien wypłacić go bez dodatkowego wniosku, gdy po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy pozostaje niewykorzystany urlop. Po zmianach obowiązujących od 27 stycznia 2026 r. termin wypłaty jest wyraźnie określony w Kodeksie pracy: zasadniczo jest to termin wypłaty wynagrodzenia, a w szczególnym przypadku 10 dni od ustania zatrudnienia.

Jeżeli ekwiwalent nie został wypłacony, pracownik powinien wysłać pracodawcy rzeczowe wezwanie do zapłaty, zachować dowód doręczenia i pilnować 3-letniego terminu przedawnienia. Gdy pracodawca nadal odmawia zapłaty, sprawę można skierować do sądu pracy, żądając także odsetek za opóźnienie.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz.U. 2026 poz. 25

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.