Jak zatrudnić osobę w okresie ochronnym

Czy można zatrudnić osobę w okresie ochrony przedemerytalnej?

Tak. Przepisy nie zabraniają zawarcia umowy o pracę z osobą, która znajduje się w wieku przedemerytalnym. Ryzyko prawne pojawia się przede wszystkim później, gdy pracodawca chciałby jednostronnie wypowiedzieć umowę.

W przypadku kobiety w wieku 57 lat trzeba założyć, że może znajdować się w okresie ochronnym, ponieważ powszechny wiek emerytalny kobiet wynosi co do zasady 60 lat. Sama data urodzenia nie wystarcza jednak do pełnej oceny. Znaczenie ma także to, czy okres zatrudnienia umożliwia uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem wieku emerytalnego.

Najbezpieczniejsze podejście dla pracodawcy polega na tym, aby nie planować "łatwego wypowiedzenia", lecz od początku dobrać umowę do rzeczywistych potrzeb firmy: okres próbny, następnie ewentualnie umowę na czas określony albo umowę na czas nieokreślony, jeżeli zatrudnienie ma mieć stały charakter.

Na czym polega ochrona przedemerytalna?

Ochrona przedemerytalna z art. 39 Kodeksu pracy polega na tym, że pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Uzupełniająco warto zobaczyć temat: Trzecia umowa na czas określony a ochrona przedemerytalna.

Ochrona dotyczy wypowiedzenia dokonywanego przez pracodawcę. Nie blokuje natomiast wszystkich sposobów zakończenia zatrudnienia. Umowa może zakończyć się na przykład z upływem czasu, na jaki została zawarta, za porozumieniem stron albo w szczególnych sytuacjach bez wypowiedzenia, jeżeli istnieją ku temu ustawowe podstawy.

W praktyce należy bardzo ostrożnie podchodzić do wypowiadania umowy osobie w wieku przedemerytalnym. Dotyczy to również umów terminowych. Jeżeli pracownik spełnia warunki ochrony, wypowiedzenie umowy na czas określony może zostać zakwestionowane, nawet gdy sama umowa miała zakończyć się przed osiągnięciem wieku emerytalnego.

Umowa na okres próbny z pracownikiem przed emeryturą

Rozpoczęcie współpracy od umowy na okres próbny jest zwykle najbezpieczniejszym rozwiązaniem, jeżeli pracodawca chce sprawdzić kwalifikacje pracownika i sposób wykonywania pracy. Trzeba jednak pamiętać, że okres próbny nie zawsze może automatycznie wynosić 3 miesiące.

Co do zasady umowa na okres próbny może trwać maksymalnie 3 miesiące. Jeżeli jednak pracodawca zamierza następnie zawrzeć krótszą umowę na czas określony, okres próbny powinien być odpowiednio krótszy. Przy planowanej umowie na czas określony krótszy niż 6 miesięcy okres próbny nie powinien przekraczać 1 miesiąca, a przy planowanej umowie na co najmniej 6 miesięcy i krócej niż 12 miesięcy - 2 miesięcy. W określonych przypadkach przepisy pozwalają wydłużyć te okresy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Umowa próbna nie powinna być traktowana jako sposób obejścia ochrony przedemerytalnej. Powinna rzeczywiście służyć sprawdzeniu pracownika. Warto zadbać o prawidłowy opis stanowiska, zakres obowiązków, oczekiwania sprzedażowe i sposób oceny pracy przedstawiciela handlowego.

Umowa na czas określony - kiedy jest bezpieczna?

Po okresie próbnym można zawrzeć umowę na czas określony. Taka umowa może być rozsądnym rozwiązaniem, jeżeli pracodawca nie ma jeszcze pewności co do długoterminowej współpracy albo zapotrzebowanie na pracę jest czasowe.

Trzeba zachować limity umów terminowych. Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony między tymi samymi stronami nie może co do zasady przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów nie może przekraczać 3. Przekroczenie limitu powoduje, że zatrudnienie przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

Do limitów niektórych umów terminowych stosuje się wyjątki, między innymi przy umowie zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, przy pracy dorywczej lub sezonowej, przy pracy przez okres kadencji albo przy obiektywnych przyczynach leżących po stronie pracodawcy. Wyjątki muszą być rzeczywiste i prawidłowo udokumentowane. W przypadku obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy trzeba także dochować obowiązków informacyjnych wobec Państwowej Inspekcji Pracy.

Kluczowe jest to, że zakończenie umowy z upływem czasu, na jaki została zawarta, nie jest wypowiedzeniem. Pracodawca nie ma co do zasady obowiązku przedłużania umowy terminowej tylko dlatego, że pracownik jest w wieku przedemerytalnym. Nie wolno jednak konstruować umów pozornych ani dyskryminować pracownika ze względu na wiek.

Czy umowa zlecenia albo B2B rozwiązuje problem?

Nie zawsze. Umowa zlecenia, kontrakt B2B albo inna umowa cywilnoprawna mogą być stosowane tylko wtedy, gdy sposób wykonywania współpracy rzeczywiście nie ma cech stosunku pracy. Jeżeli osoba ma wykonywać pracę osobiście, pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę, za wynagrodzeniem i w sposób podporządkowany, nazwanie umowy "zleceniem" nie wyłącza ryzyka ustalenia istnienia stosunku pracy.

W przypadku przedstawiciela handlowego trzeba przeanalizować, jak faktycznie będzie wyglądała praca. Jeżeli przedstawiciel ma samodzielnie organizować aktywność, ponosić ryzyko gospodarcze, korzystać z własnej struktury i rozliczać się za rezultaty, można rozważać współpracę cywilnoprawną albo gospodarczą. Jeżeli jednak będzie to typowa praca etatowa, właściwa będzie umowa o pracę.

Jak legalnie zakończyć współpracę?

Najmniej ryzykownym sposobem zakończenia współpracy przy umowie terminowej jest upływ okresu, na jaki została zawarta. Pracodawca powinien wtedy po prostu prawidłowo rozliczyć pracownika, wydać świadectwo pracy i zamknąć dokumentację kadrową.

Możliwe jest także rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Porozumienie powinno być dobrowolne, jasne i najlepiej sporządzone na piśmie. Niedopuszczalne jest wymuszanie zgody pracownika groźbą bezprawnego działania. Jeżeli pracodawca powołuje się na ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, musi mieć konkretne i udokumentowane podstawy.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym jest możliwe także wobec pracownika chronionego, ale tylko w sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy. Nie może być traktowane jako zamiennik zwykłego wypowiedzenia, gdy pracodawca jest niezadowolony z wyników, ale nie ma ciężkiego naruszenia obowiązków.

Czego powinien unikać pracodawca?

Pracodawca powinien unikać przede wszystkim krótkich, pozornych umów zawieranych wyłącznie po to, aby ominąć ochronę pracownika. Ryzykowne jest także wypowiadanie umowy osobie, która może korzystać z ochrony, bez wcześniejszej analizy jej wieku, stażu, rodzaju umowy i przyczyny rozwiązania.

Nie należy również zakładać, że każda umowa terminowa jest automatycznie bezpieczna. Bezpieczne jest zwykle jej naturalne zakończenie z upływem terminu, ale niekoniecznie wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę w trakcie trwania umowy.

Warto przygotować dokumentację już na etapie zatrudnienia: uzasadnienie rodzaju umowy, opis stanowiska, realny cel okresu próbnego, zasady oceny pracy oraz harmonogram współpracy. Przy stanowisku przedstawiciela handlowego istotne mogą być również cele sprzedażowe, teren działania, zasady korzystania z samochodu służbowego i sposób raportowania.

FAQ

Czy można zatrudnić osobę, która jest już w okresie ochronnym?

Tak. Ochrona przedemerytalna nie zakazuje zatrudnienia. Ogranicza przede wszystkim możliwość wypowiedzenia umowy przez pracodawcę, jeżeli pracownik spełnia warunki ochrony.

Czy umowa na czas określony musi zostać przedłużona do emerytury?

Co do zasady nie. Jeżeli umowa została prawidłowo zawarta na określony czas, może zakończyć się z upływem tego czasu. Pracodawca powinien jednak unikać wypowiedzenia takiej umowy w okresie ochronnym bez szczegółowej analizy prawnej.

Czy można wypowiedzieć umowę osobie w wieku przedemerytalnym?

Zasadniczo pracodawca nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi objętemu ochroną z art. 39 Kodeksu pracy. Istnieją wyjątki i szczególne tryby, ale wymagają one odrębnej oceny konkretnej sytuacji.

Czy porozumienie stron jest dopuszczalne?

Tak. Umowę można rozwiązać za porozumieniem stron również z pracownikiem chronionym, ale zgoda pracownika musi być dobrowolna. Porozumienie warto sporządzić na piśmie i jasno wskazać datę zakończenia zatrudnienia.

Czy umowa zlecenia pozwala ominąć ochronę przedemerytalną?

Nie, jeżeli w rzeczywistości współpraca ma cechy stosunku pracy. W takiej sytuacji pracownik może dochodzić ustalenia istnienia stosunku pracy, a pracodawca naraża się na spór i konsekwencje kontrolne.

Podsumowanie

Osobę w wieku przedemerytalnym można zatrudnić, ale trzeba od początku zaplanować rodzaj umowy i sposób ewentualnego zakończenia współpracy. Dla pracodawcy najbezpieczniejsze jest zwykle rozpoczęcie od prawidłowo skonstruowanej umowy na okres próbny, a następnie zawarcie umowy terminowej tylko wtedy, gdy odpowiada to rzeczywistym potrzebom firmy.

Największe ryzyko dotyczy nie samego zatrudnienia, lecz wypowiedzenia umowy pracownikowi objętemu ochroną. Jeżeli firma chce uniknąć sporu, powinna dokumentować powody wyboru umowy, przestrzegać limitów umów terminowych i nie stosować umów cywilnoprawnych w miejsce faktycznej pracy etatowej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 277