Aneks do umowy o pracę a nowe stanowisko w świadectwie pracy

Czy można zmienić stanowisko pracy aneksem do umowy?

Tak. Jeżeli pracodawca i pracownik są zgodni, stanowisko pracy można zmienić w drodze porozumienia zmieniającego, potocznie nazywanego aneksem do umowy o pracę. Jest to właściwe rozwiązanie wtedy, gdy zmiana nie jest narzucana jednostronnie, lecz wynika ze zgodnej decyzji obu stron.

Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę określa między innymi warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy. Rodzaj pracy może być opisany przez nazwę stanowiska, funkcję, zakres czynności albo charakter zadań. Jeżeli więc pracownik faktycznie wykonywał obowiązki kierownicze, nadzorował innych pracowników, organizował pracę zespołu albo odpowiadał za określony dział, doprecyzowanie stanowiska w aneksie może być uzasadnione.

Najbezpieczniej sporządzić aneks z rzeczywistą datą podpisania i wskazać w nim, od kiedy strony uznają zmienione warunki za obowiązujące. Problem zaczyna się wtedy, gdy aneks miałby tworzyć fikcyjny stan, na przykład wskazywać stanowisko kierownicze, którego pracownik nigdy faktycznie nie zajmował. Taki dokument może zostać zakwestionowany przez pracownika, kolejnego pracodawcę, sąd pracy albo organ kontrolny, zwłaszcza gdy byłby używany do uzyskania określonych uprawnień.

Jeżeli chodzi wyłącznie o nazwę stanowiska, a zakres rzeczywiście wykonywanych obowiązków odpowiada tej nazwie, ryzyko jest zdecydowanie mniejsze. Jeżeli jednak wraz ze stanowiskiem zmieniają się obowiązki, odpowiedzialność, podległość służbowa, wynagrodzenie albo inne warunki zatrudnienia, aneks powinien dokładnie opisywać te elementy.

Czy zmianę stanowiska zgłasza się do ZUS albo urzędu skarbowego?

Co do zasady nie. Samo stanowisko pracy nie jest informacją wykazywaną w zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń społecznych ani w informacji PIT-11. Formularz ZUS ZUA służy do zgłoszenia do ubezpieczeń albo zmiany danych osoby ubezpieczonej, ale nie obejmuje pola dotyczącego nazwy stanowiska pracy. PIT-11 dotyczy przychodów, kosztów, dochodów, zaliczek i składek, a nie historii stanowisk pracownika.

Nie oznacza to jednak, że aneks nigdy nie ma znaczenia dla rozliczeń. Jeżeli wraz ze zmianą stanowiska zmienia się wynagrodzenie, premia, dodatek funkcyjny albo inny składnik płacowy, pracodawca musi prawidłowo naliczyć składki ZUS i zaliczki na podatek od faktycznie należnych lub wypłaconych kwot. Gdy zmiana wynagrodzenia ma obejmować wcześniejszy okres, trzeba sprawdzić, czy nie powstaną obowiązki korekty list płac, dokumentów rozliczeniowych ZUS albo informacji podatkowych.

Jeżeli natomiast aneks zmienia wyłącznie nazwę stanowiska i nie wpływa na wynagrodzenie, tytuł ubezpieczenia, okres zatrudnienia ani podstawy naliczania składek, nie powinien sam przez się powodować konieczności korekty zgłoszeń do ZUS lub dokumentów podatkowych.

Co powinno znaleźć się w świadectwie pracy?

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w związku z ustaniem stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w terminie 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Podstawowe zasady wynikają z art. 97 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje potrzebne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, w tym informacje o okresie zatrudnienia, wymiarze czasu pracy, rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowiskach albo pełnionych funkcjach, trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wykorzystanym urlopie oraz innych danych wymaganych przez aktualne przepisy.

Świadectwo pracy nie jest opinią ani referencją. Nie należy wpisywać w nim ocen pracownika, pochwał, uzasadnień przydatnych rekrutacyjnie ani informacji niemających podstawy w przebiegu zatrudnienia. Można natomiast wskazać rzeczywiście zajmowane stanowiska, w tym stanowisko kierownicze, jeżeli znajduje to potwierdzenie w dokumentach i faktycznym zakresie obowiązków.

W praktyce warto zachować spójność między umową, aneksami, zakresem obowiązków, ewidencją kadrową i świadectwem pracy. Jeżeli pracownik przez lata formalnie był zatrudniony na jednym stanowisku, a na koniec pracodawca wpisuje zupełnie inną funkcję, powinien umieć wykazać, że taka funkcja była rzeczywiście wykonywana.

Aneks z datą wcześniejszą a ryzyko dla pracodawcy

Największe ryzyko nie wynika z samego użycia aneksu, lecz z rozbieżności między dokumentem a rzeczywistością. Jeżeli pracownik rzeczywiście wykonywał obowiązki kierownika, a strony tylko porządkują dokumentację, można to opisać w aneksie i następnie uwzględnić w świadectwie pracy. Jeżeli jednak pracownik nigdy nie wykonywał takiej funkcji, wpisanie jej wyłącznie po to, aby poprawić jego sytuację na rynku pracy, może być ocenione jako dokument nierzetelny.

W dokumentacji kadrowej lepiej unikać antydatowania rozumianego jako podpisanie dokumentu z nieprawdziwą datą. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wskazanie rzeczywistej daty sporządzenia aneksu oraz postanowienia, że strony potwierdzają wykonywanie określonej funkcji od konkretnego dnia, jeżeli taki stan faktycznie miał miejsce. W razie kontroli lub sporu pracodawca powinien być w stanie wyjaśnić, skąd wynika taka data.

Znaczenie może mieć także sposób rozwiązania umowy. Jeżeli strony kończą zatrudnienie za porozumieniem stron, w świadectwie pracy należy wskazać ten tryb i podstawę prawną. Jeżeli natomiast rozwiązanie następuje z inicjatywy pracodawcy, z przyczyn niedotyczących pracownika albo w ramach likwidacji stanowiska, ocena dokumentacji może być inna i wymagać dodatkowego sprawdzenia.

Czy pracownik może żądać sprostowania świadectwa pracy?

Tak. Jeżeli pracownik uważa, że świadectwo pracy zawiera błędy, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku. W razie uwzględnienia wniosku wydaje nowe świadectwo pracy, a w razie odmowy zawiadamia pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z odmową, może skierować sprawę do sądu pracy. Dlatego wpis dotyczący stanowiska powinien być na tyle precyzyjny, aby odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi zatrudnienia i dał się obronić na podstawie dokumentów pracowniczych.

Jak praktycznie przygotować aneks?

Aneks powinien wskazywać co najmniej strony umowy, datę zawarcia aneksu, umowę, której dotyczy, nowe stanowisko albo funkcję, datę obowiązywania zmiany oraz ewentualne zmiany w wynagrodzeniu, zakresie obowiązków, podległości służbowej lub odpowiedzialności. Jeżeli zmiana ma charakter wyłącznie porządkujący, warto to jasno zaznaczyć.

Pracodawca powinien zachować aneks w aktach osobowych pracownika. Jeżeli stanowisko wiąże się z innym zakresem zadań, dobrym rozwiązaniem jest także przygotowanie albo aktualizacja zakresu obowiązków. W razie późniejszych pytań łatwiej będzie wykazać, że wpis w świadectwie pracy odpowiadał faktycznemu zatrudnieniu.

FAQ

Czy można wpisać w świadectwie pracy stanowisko inne niż w pierwotnej umowie?

Tak, jeżeli w trakcie zatrudnienia doszło do rzeczywistej zmiany stanowiska lub funkcji i wynika to z dokumentów albo z faktycznego przebiegu pracy. Najlepiej, aby zmianę potwierdzał aneks, porozumienie zmieniające, zakres obowiązków lub inna dokumentacja kadrowa.

Czy aneks do umowy można podpisać po zakończeniu pracy?

Po ustaniu stosunku pracy porządkowanie dokumentacji jest znacznie bardziej ryzykowne. Jeżeli strony chcą potwierdzić wcześniejsze ustalenia, dokument powinien jasno wskazywać, kiedy został sporządzony i jaki rzeczywisty okres zatrudnienia opisuje. Nie należy podpisywać dokumentu z nieprawdziwą datą.

Czy zmiana stanowiska wymaga zgłoszenia do ZUS?

Nie, sama nazwa stanowiska nie jest zgłaszana w formularzu ZUS ZUA. Zgłoszenia albo korekty mogą być potrzebne wtedy, gdy zmiana wpływa na dane ubezpieczeniowe, tytuł ubezpieczenia, okres ubezpieczenia albo rozliczenie składek od wynagrodzenia.

Czy zmiana stanowiska ma wpływ na PIT-11?

Sama zmiana stanowiska nie jest wykazywana w PIT-11. Znaczenie podatkowe może mieć natomiast zmiana wynagrodzenia, premii lub dodatków, ponieważ PIT-11 obejmuje informacje o przychodach, kosztach, dochodach, zaliczkach i składkach.

Czy w świadectwie pracy wpisuje się przyczynę rozwiązania umowy?

W świadectwie pracy wpisuje się tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Co do zasady nie wpisuje się szczegółowego uzasadnienia, opinii o pracowniku ani dodatkowych wyjaśnień, chyba że wynika to z przepisów lub właściwego wzoru dokumentu.

Co zrobić, gdy pracownik chce lepszego opisu stanowiska, ale dokumenty są nieprecyzyjne?

Pracodawca powinien porównać umowę, zakres obowiązków, faktycznie wykonywane zadania i ewentualne dowody organizacyjne, na przykład strukturę zespołu albo korespondencję służbową. Jeżeli pracownik rzeczywiście pełnił daną funkcję, można uporządkować dokumenty. Jeżeli nie, nie należy wpisywać funkcji wyłącznie grzecznościowo.

Podsumowanie

Pracodawca może zmienić stanowisko pracy aneksem do umowy, jeżeli pracownik wyraża na to zgodę. Wpisanie nowego stanowiska w świadectwie pracy jest dopuszczalne wtedy, gdy odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zatrudnienia. Sama nazwa stanowiska nie jest zgłaszana do ZUS ani wykazywana w PIT-11, ale każda zmiana wynagrodzenia lub innych warunków płacowych musi zostać prawidłowo rozliczona.

Najważniejsze jest zachowanie zgodności między dokumentami a rzeczywistością. Aneks nie powinien służyć do tworzenia fikcyjnej historii zatrudnienia, nawet jeżeli intencją pracodawcy jest pomoc pracownikowi. W razie wątpliwości lepiej przygotować dokument w sposób ostrożny: z rzeczywistą datą podpisania, opisem faktycznie wykonywanej funkcji i jasnym wskazaniem, od kiedy taki stan rzeczy występował.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 29 i art. 97.

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1016.

3. Formularz ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń lub zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

4. Formularz PIT-11, Ministerstwo Finansów.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.