Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - jak zrobić to prawidłowo?

Jak można rozwiązać umowę o pracę na czas nieokreślony?

Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana na kilka sposobów. Najczęściej następuje to przez porozumienie stron, wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia albo rozwiązanie bez wypowiedzenia. Zgodnie z Kodeksem pracy oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

W praktyce najbezpieczniejszym trybem dla pracodawcy jest zwykle wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Nie wymaga ono wykazania winy pracownika, ale przy umowie na czas nieokreślony nie może być dowolne. Pracodawca musi wskazać powód, który jest rzeczywisty, konkretny i możliwy do obrony w razie sporu.

Porozumienie stron jest możliwe wtedy, gdy pracownik dobrowolnie zgadza się na zakończenie zatrudnienia w uzgodnionym terminie. Pracodawca nie powinien jednak wywierać presji na pracownika ani sugerować, że brak zgody na porozumienie będzie skutkował natychmiastowym zwolnieniem, jeżeli nie ma do tego podstaw.

Co musi zawierać wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony?

Pismo wypowiadające umowę o pracę na czas nieokreślony powinno zawierać co najmniej oznaczenie pracodawcy i pracownika, datę, jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, okres wypowiedzenia, konkretną przyczynę wypowiedzenia oraz pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu pracy. Brak przyczyny, zbyt ogólna przyczyna albo przyczyna nieprawdziwa to jedne z najczęstszych błędów pracodawców.

Aktualnie art. 30 § 4 Kodeksu pracy wymaga wskazania przyczyny nie tylko przy wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony, ale także przy wypowiedzeniu umowy na czas określony oraz przy rozwiązaniu każdej umowy bez wypowiedzenia przez pracodawcę. W tym artykule koncentrujemy się jednak na umowie bezterminowej, ponieważ w jej przypadku wymóg uzasadnienia od lat ma szczególne znaczenie praktyczne.

Przyczyna powinna być znana pracownikowi najpóźniej w chwili doręczenia wypowiedzenia. Nie wystarczy późniejsze dosłanie uzasadnienia ani rozwijanie dopiero w sądzie zupełnie nowych powodów. Jeżeli sprawa trafi do sądu pracy, pracodawca co do zasady broni wypowiedzenia w granicach przyczyny podanej w piśmie.

Jak opisać przyczynę wypowiedzenia?

Przyczyna wypowiedzenia nie musi być opisana przesadnie drobiazgowo, ale musi pozwalać pracownikowi zrozumieć, dlaczego traci pracę. Sformułowania typu "utrata zaufania", "niewłaściwe wykonywanie obowiązków", "brak zaangażowania" albo "niska efektywność" są ryzykowne, jeżeli nie zostaną powiązane z konkretnymi faktami.

Dobrze przygotowana przyczyna wskazuje, na czym polega problem: jakie obowiązki nie były wykonywane, w jakim okresie wystąpiły uchybienia, jakie były skutki dla pracodawcy, czy pracownik był wcześniej informowany o zastrzeżeniach i czy miał realną możliwość poprawy. Im bardziej ocenna jest przyczyna, tym większe znaczenie ma dokumentacja: notatki służbowe, korespondencja, wyniki pracy, reklamacje, oceny okresowe albo wcześniejsze upomnienia.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego konsekwentnie podkreśla, że przyczyna wypowiedzenia ma być rzeczywista i konkretna. Podanie przyczyny pozornej jest traktowane jak brak przyczyny. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi cytować wszystkie dokumenty i opisywać każdy szczegół. Wystarczy taki poziom konkretności, który w danej sytuacji pozwala pracownikowi rozpoznać faktyczne motywy wypowiedzenia.

Czego nie wolno wskazywać jako powodu zwolnienia?

Przyczyną wypowiedzenia nie może być korzystanie przez pracownika z uprawnień rodzicielskich, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, opiekuńczego, wychowawczego ani fakt, że pracownik ma małe dzieci. Niebezpieczne są także uzasadnienia oparte na stanie rodzinnym, przewidywanej dyspozycyjności, chorobie dziecka czy sytuacji osobistej pracownika. Tego rodzaju argumenty mogą prowadzić do zarzutu dyskryminacji albo naruszenia szczególnej ochrony stosunku pracy.

Nie jest również wystarczające stwierdzenie, że pracownik jest zmęczony, mniej dyspozycyjny albo ma trudną sytuację domową. Pracodawca powinien oceniać konkretne wykonywanie obowiązków służbowych, a nie prywatne okoliczności życia pracownika. Jeżeli problemem jest faktycznie jakość pracy, trzeba wskazać konkretne uchybienia, wyniki, naruszenia terminów lub błędy, a nie samą sytuację rodzinną.

Sam fakt, że pracownik jest jedynym żywicielem rodziny, nie blokuje automatycznie wypowiedzenia, ale może mieć znaczenie przy ocenie zasad współżycia społecznego, doboru do zwolnienia lub ewentualnych roszczeń. Z kolei w oświacie i sektorach szczególnych trzeba sprawdzić dodatkowe regulacje, bo nauczyciel - wypowiedzenie może podlegać także przepisom Karty Nauczyciela albo pragmatyk służbowych.

Powrót po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim albo wychowawczym

Pracownik po zakończeniu urlopów związanych z rodzicielstwem powinien zostać dopuszczony do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym lub innym odpowiadającym kwalifikacjom, na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby z urlopu nie korzystał. Zmiana stanowiska po powrocie nie powinna być pozorna ani prowadzić do faktycznego pogorszenia sytuacji pracownika bez podstawy prawnej.

Więcej praktycznych informacji znajdziesz w artykule: powrót po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim.

Czy prowadzenie działalności gospodarczej przez pracownika uzasadnia zwolnienie?

Co do zasady pracownik może prowadzić działalność gospodarczą poza pracą, jeżeli nie narusza obowiązków pracowniczych, nie wykorzystuje mienia lub informacji pracodawcy i nie łamie umowy o zakazie konkurencji. Samo prowadzenie firmy przez pracownika nie oznacza automatycznie, że pracodawca może wypowiedzieć umowę.

Inaczej będzie wtedy, gdy działalność jest konkurencyjna, pracownik obsługuje tych samych klientów, wykorzystuje know-how pracodawcy, prowadzi sprawy swojej firmy w czasie pracy albo zataja informacje, do których ujawnienia był zobowiązany na podstawie umowy, regulaminu lub polecenia zgodnego z prawem. W takiej sytuacji przyczyną wypowiedzenia mogą być konkretne naruszenia, a nie sam wpis w CEIDG.

Jeżeli pracodawca chce oprzeć wypowiedzenie na działalności gospodarczej pracownika, powinien sprawdzić, czy istnieje umowa o zakazie konkurencji, jakie obowiązki informacyjne wynikają z dokumentów wewnętrznych i czy można wykazać realny konflikt interesów. W przeciwnym razie taka przyczyna może zostać uznana za zbyt słabą albo pozorną.

Okres wypowiedzenia i konsultacja związkowa

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Wynosi 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, 1 miesiąc, jeżeli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, oraz 3 miesiące, jeżeli był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien przed wręczeniem wypowiedzenia zawiadomić tę organizację o zamiarze wypowiedzenia i podać przyczynę. Organizacja związkowa ma 5 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń. Po rozpatrzeniu stanowiska związku albo po bezskutecznym upływie terminu pracodawca podejmuje decyzję.

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Trzeba też sprawdzić ochronę szczególną, na przykład ochronę przedemerytalną, ciążę, urlopy rodzicielskie, funkcje związkowe lub szczególne przepisy branżowe.

Wypowiedzenie czy rozwiązanie bez wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia powinno być stosowane ostrożnie. W trybie dyscyplinarnym wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, zawinienia oraz zachowania krótkiego terminu na reakcję pracodawcy. Nie można traktować tego trybu jako prostszego zamiennika zwykłego wypowiedzenia.

Możliwe jest także rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika, przede wszystkim w razie długotrwałej niezdolności do pracy, ale tylko po spełnieniu warunków z Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik już wrócił do pracy, wcześniejsza nieobecność sama w sobie zwykle nie wystarczy do zastosowania tego trybu.

W sprawach granicznych bezpieczniejsze może być wypowiedzenie z dobrze opisaną przyczyną niż rozwiązanie bez wypowiedzenia. Błąd przy dyscyplinarce bywa dla pracodawcy kosztowny, bo sąd pracy szczególnie dokładnie bada termin, winę, ciężar naruszenia i proporcjonalność reakcji.

Skutki błędnego wypowiedzenia

Pracownik, który nie zgadza się z wypowiedzeniem, może wnieść odwołanie do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia pisma. W sprawie o wypowiedzenie sąd bada przede wszystkim zgodność z prawem, konkretność i prawdziwość przyczyny oraz zasadność wypowiedzenia.

Jeżeli sąd uzna wypowiedzenie za nieuzasadnione albo naruszające przepisy, może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu do pracy albo odszkodowaniu. W praktyce wybór roszczenia i jego skuteczność zależą od etapu sprawy, stanowiska pracownika, rodzaju naruszenia i możliwości dalszej współpracy stron.

Przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika trzeba dodatkowo rozważyć przepisy o zwolnieniach grupowych i indywidualnych u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. W takich sytuacjach pracownikowi może przysługiwać odprawa pieniężna, której wysokość zależy od stażu pracy u pracodawcy i podlega ustawowemu limitowi.

FAQ

Czy pracodawca zawsze musi podać przyczynę wypowiedzenia?

Tak, jeżeli to pracodawca wypowiada umowę o pracę na czas nieokreślony. Przyczyna musi znaleźć się w piśmie wypowiadającym umowę i powinna być zrozumiała dla pracownika już w chwili doręczenia wypowiedzenia.

Czy niska efektywność może być powodem wypowiedzenia?

Może, ale tylko wtedy, gdy zostanie skonkretyzowana. Pracodawca powinien wskazać, na czym polega niska efektywność, w jakim okresie występowała, jakie obowiązki nie były realizowane i jakie miało to znaczenie dla zakładu pracy.

Czy można zwolnić pracownicę po powrocie z urlopu wychowawczego?

Po zakończeniu urlopu wychowawczego ochrona nie zawsze blokuje każde wypowiedzenie, ale powodem zwolnienia nie może być sam powrót z urlopu ani korzystanie z uprawnień rodzicielskich. Trzeba też sprawdzić, czy pracownik nie korzysta z innej ochrony, na przykład z obniżenia wymiaru czasu pracy.

Uzupełnieniem tego wątku jest omówienie: Powrót do pracy po długim L4 a zwolnienie.

Czy działalność gospodarcza pracownika jest podstawą zwolnienia?

Nie sama w sobie. Podstawą wypowiedzenia mogą być dopiero konkretne naruszenia, takie jak działalność konkurencyjna, wykorzystanie informacji pracodawcy, naruszenie zakazu konkurencji, konflikt interesów albo wykonywanie prywatnych zleceń w czasie pracy.

Czy trzeba konsultować wypowiedzenie ze związkiem zawodowym?

Tak, jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca powinien zawiadomić ją o zamiarze wypowiedzenia i podać przyczynę. Związek ma 5 dni na przedstawienie umotywowanych zastrzeżeń.

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony?

Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy oraz 3 miesiące przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata u danego pracodawcy.

Czy pracownik może odwołać się od wypowiedzenia?

Tak. Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. W piśmie pracodawcy powinno znaleźć się pouczenie o tym prawie.

Czy można wręczyć wypowiedzenie podczas urlopu albo choroby?

Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Podsumowanie

Prawidłowe wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony wymaga przygotowania. Pracodawca powinien ustalić, czy pracownik nie korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem, sprawdzić okres wypowiedzenia, przeprowadzić wymaganą konsultację związkową i przygotować pismo z konkretną przyczyną.

W opisanej sytuacji szczególną ostrożność należy zachować dlatego, że pracownica wróciła po okresach związanych z macierzyństwem i wychowaniem dziecka. Nie można oprzeć wypowiedzenia na zmęczeniu, sytuacji rodzinnej ani samym fakcie wcześniejszej nieobecności. Jeżeli pracodawca chce zakończyć współpracę, powinien oprzeć decyzję wyłącznie na obiektywnych, udokumentowanych i zgodnych z prawem przyczynach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 30, art. 36, art. 38, art. 41, art. 45, art. 56, art. 177, art. 186⁴, art. 186⁸ i art. 264 - ISAP
2. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 570 - ISAP
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 99/00
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 47/99
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 1998 r., sygn. akt I PKN 271/98
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 października 2006 r., sygn. akt II PK 31/06
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2011 r., sygn. akt I PK 152/10