Zamiana dyżurów i zmian w pracy - czy potrzebna jest zgoda pracodawcy?

Czy pracownik może sam zamienić się na dyżur lub zmianę?

Nie. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Wynika to z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracownik nie może samodzielnie zdecydować, że zamiast niego przyjdzie do pracy inna osoba, nawet jeżeli jest to kolega zatrudniony u tego samego pracodawcy.

W praktyce zamiana zmian jest możliwa, ale wymaga akceptacji pracodawcy albo osoby upoważnionej do układania grafiku, np. kierownika zmiany, przełożonego lub działu kadr. Sama zgoda dwóch pracowników nie wystarcza.

Jeżeli pracodawca nie został poinformowany o zamianie albo jej nie zaakceptował, pracownik powinien stawić się do pracy zgodnie z obowiązującym go grafikiem. W przeciwnym razie pracodawca może uznać, że doszło do naruszenia ustalonej organizacji pracy. W podobnym kontekście warto sprawdzić także omówienie: Zmiana godziny rozpoczynania pracy.

Dyżur w Kodeksie pracy a potoczne "dyżury" w grafiku

W wielu zakładach pracy słowem "dyżur" określa się zwykłą zmianę roboczą, np. 12-godzinną zmianę dzienną albo nocną. W Kodeksie pracy dyżur ma jednak węższe znaczenie. Zgodnie z art. 151⁵ Kodeksu pracy jest to pozostawanie poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy, w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Jeżeli więc w grafiku wpisana jest normalna 12-godzinna zmiana, mówimy przede wszystkim o rozkładzie czasu pracy. Jeżeli natomiast pracownik po normalnych godzinach ma pozostawać w gotowości do wezwania, może chodzić o dyżur w znaczeniu kodeksowym. W obu przypadkach jednostronna zamiana między pracownikami bez zgody pracodawcy jest ryzykowna.

Dlaczego zgoda pracodawcy jest konieczna?

Pracodawca odpowiada za organizację pracy, bezpieczeństwo, prawidłowe rozliczenie czasu pracy i obsadę stanowisk. Z tego powodu musi wiedzieć, kto rzeczywiście wykonuje pracę w danym dniu, w jakich godzinach, na jakim stanowisku i z jakimi kwalifikacjami.

Ma to znaczenie zwłaszcza przy pracy zmianowej, pracy nocnej, pracy w niedziele i święta, systemach równoważnego czasu pracy oraz stanowiskach wymagających szczególnych uprawnień. Nie każda osoba może zastąpić inną osobę, nawet jeśli formalnie zajmuje podobne stanowisko.

Pracownik ma także obowiązek przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, regulaminu pracy i ustalonego porządku. Wynika to z art. 100 Kodeksu pracy. Jeżeli regulamin pracy albo instrukcja układania grafiku przewiduje procedurę zamian, należy się do niej zastosować.

Grafik pracy i jego zmiana

Rozkład czasu pracy może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi grafik co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego grafik dotyczy.

Przepisy nie opisują szczegółowo procedury każdej późniejszej zmiany grafiku. W praktyce dopuszcza się zmianę harmonogramu, gdy przemawiają za tym potrzeby organizacyjne, zdarzenia losowe albo zasady przewidziane w regulaminie pracy. Zmiana powinna jednak dotrzeć do pracownika w taki sposób i w takim czasie, aby mógł się z nią realnie zapoznać.

Jeżeli zamiana jest inicjowana przez pracownika, najbezpieczniej złożyć wniosek lub wiadomość do przełożonego i poczekać na potwierdzenie. Dla celów dowodowych dobrze, aby zgoda była utrwalona - np. w systemie kadrowym, grafiku elektronicznym, wiadomości e-mail, SMS-ie służbowym albo pisemnej adnotacji.

Na co trzeba uważać przy zamianie 12-godzinnych zmian?

Przy pracy po 12 godzin najczęściej stosuje się system równoważnego czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin, a następnie zrównoważony krótszą pracą w innych dniach albo dniami wolnymi. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności w zamianach.

Po każdej zmianie trzeba zachować co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego, a w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. W pewnych przypadkach tygodniowy odpoczynek może być skrócony do 24 godzin, np. przy przejściu na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, ale nie jest to ogólna zgoda na dowolne zamiany.

Należy również sprawdzić, czy po zamianie nie powstaną nieplanowane godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, praca w niedzielę lub święto bez właściwego dnia wolnego, naruszenie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy albo problem z prawidłową ewidencją czasu pracy.

Czy pracodawca może odmówić zgody?

Tak. Pracownik może poprosić o zamianę zmiany, ale co do zasady nie ma roszczenia o to, aby pracodawca musiał taką zamianę zaakceptować. Pracodawca może odmówić zwłaszcza wtedy, gdy zamiana naruszałaby przepisy o czasie pracy, utrudniałaby zapewnienie właściwej obsady, dotyczyłaby stanowiska wymagającego określonych kwalifikacji albo byłaby niezgodna z zasadami obowiązującymi w zakładzie.

Odmowa nie powinna jednak naruszać przepisów o równym traktowaniu, zakazu dyskryminacji ani zasad współżycia społecznego. Jeżeli pracodawca jednemu pracownikowi stale odmawia zamian, a innym w porównywalnej sytuacji regularnie na nie pozwala, warto ustalić, czy istnieje obiektywne uzasadnienie takiego postępowania.

Na pytanie, czy pracodawca może powiedzieć "nie, bo nie", odpowiedź praktyczna brzmi: przepisy nie nakazują mu uwzględnić każdej prośby pracownika o zamianę. Dobrą praktyką jest jednak wskazanie przyczyny odmowy, zwłaszcza gdy w zakładzie funkcjonuje formalna procedura zamian.

Co grozi za samowolną zamianę?

Skutki zależą od okoliczności. Jeżeli pracownik nie stawi się na swoją zmianę, a pracodawca nie zatwierdził zastępstwa, może powstać problem nieusprawiedliwionej nieobecności. Jeżeli drugi pracownik przyjdzie do pracy bez zgody przełożonego, pracodawca może uznać, że również on naruszył organizację pracy.

W lżejszych przypadkach może skończyć się na rozmowie dyscyplinującej albo karze porządkowej. Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy kara upomnienia lub nagany może być stosowana m.in. za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. W poważniejszych przypadkach, szczególnie gdy doszło do zagrożenia bezpieczeństwa, dezorganizacji pracy, szkody albo powtarzających się naruszeń, pracodawca może rozważać wypowiedzenie umowy, a wyjątkowo nawet rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jak bezpiecznie przeprowadzić zamianę zmiany?

Najbezpieczniejszy model jest prosty: pracownik najpierw ustala z kolegą możliwość zamiany, następnie zgłasza ją przełożonemu, a do samej zamiany dochodzi dopiero po uzyskaniu zgody. W zgłoszeniu warto wskazać daty, godziny, osoby, stanowiska oraz informację, że zamiana nie narusza odpoczynków i norm czasu pracy.

Jeżeli pracodawca ma system elektroniczny do grafików, należy korzystać z tego systemu. Jeżeli zamiany są regulowane w regulaminie pracy, obwieszczeniu, instrukcji lub zarządzeniu, trzeba zachować wskazany tam termin i formę zgłoszenia.

Pracownik powinien też upewnić się, że po zamianie faktycznie zaktualizowano grafik albo przynajmniej potwierdzono zgodę w sposób możliwy do wykazania. Ustne ustalenia są częste, ale w razie sporu najtrudniej je udowodnić.

FAQ

Czy sama zgoda kolegi z pracy wystarczy do zamiany dyżuru?

Nie. Zgoda drugiego pracownika jest tylko elementem praktycznym. Do legalnej i bezpiecznej zamiany potrzebna jest zgoda pracodawcy albo osoby upoważnionej do zatwierdzania zmian w grafiku.

Czy pracodawca musi zgodzić się na zamianę, jeśli nie ma nadgodzin?

Nie musi. Brak nadgodzin nie przesądza jeszcze o dopuszczalności zamiany. Pracodawca może brać pod uwagę także odpoczynki, kwalifikacje, obsadę stanowisk, BHP, pracę nocną, pracę w niedziele i święta oraz wewnętrzne zasady ustalania grafików.

Czy odmowa zgody musi być szczegółowo uzasadniona?

Kodeks pracy nie przewiduje ogólnego obowiązku szczegółowego uzasadniania każdej odmowy zamiany. Jeżeli jednak pracownik podejrzewa nierówne traktowanie albo naruszenie regulaminu, może poprosić o wyjaśnienie przyczyny odmowy.

Czy pracodawca może zmienić grafik po jego ogłoszeniu?

Może, jeżeli przemawiają za tym uzasadnione okoliczności, przepisy albo regulacje wewnątrzzakładowe. Przepisy nie określają szczegółowo każdego przypadku zmiany grafiku, ale pracownik powinien zostać poinformowany w sposób umożliwiający realne zapoznanie się ze zmianą.

Czy 12-godzinna zmiana zawsze jest zgodna z prawem?

Nie zawsze. Taka zmiana jest dopuszczalna przede wszystkim w odpowiednim systemie czasu pracy, np. w systemie równoważnym, i musi być zrównoważona krótszą pracą lub dniami wolnymi. Trzeba też zachować odpoczynki oraz szczególne ograniczenia dotyczące niektórych pracowników.

Co zrobić, gdy przełożony ustnie zgodził się na zamianę?

Najlepiej poprosić o krótkie potwierdzenie w wiadomości, systemie grafikowym albo e-mailu. Ustna zgoda może być ważna organizacyjnie, ale w razie sporu trudniej udowodnić jej treść i zakres.

Czy samowolna zamiana może być podstawą zwolnienia?

Może, ale zależy to od skali naruszenia, skutków dla pracodawcy i wcześniejszego przebiegu zatrudnienia. Jednorazowy błąd bez szkody zwykle będzie oceniany inaczej niż świadome, powtarzające się podstawianie innej osoby bez zgody przełożonego.

Podsumowanie

Pracownik może zaproponować zamianę dyżuru lub zmiany, ale nie powinien jej wykonywać samowolnie. Decydujące znaczenie ma zgoda pracodawcy oraz zgodność zmiany z przepisami o czasie pracy, odpoczynkach, pracy zmianowej i regulaminem pracy.

Najbezpieczniej traktować zamianę jako zmianę grafiku wymagającą zatwierdzenia. Pozwala to uniknąć zarzutu nieusprawiedliwionej nieobecności, naruszenia organizacji pracy albo nieprawidłowego rozliczenia czasu pracy.

Źródła

• Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 100, art. 108, art. 129, art. 131-133, art. 135, art. 140¹, art. 142, art. 146, art. 149, art. 150 i art. 151⁵ - tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.: oficjalny tekst Kodeksu pracy.
• Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienia dotyczące zmiany rozkładu czasu pracy: czy pracodawca może zmienić rozkład czasu pracy z dnia na dzień.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 16 maja 1979 r., I PRN 49/79 - dotyczący m.in. samowolnego powierzenia obowiązków innej osobie.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.