Braki po inwentaryzacji po odejściu z pracy

Wspólna odpowiedzialność pracowników za powierzone mienie

Wspólna odpowiedzialność materialna dotyczy sytuacji, w której kilku pracowników przyjmuje odpowiedzialność za mienie powierzone im z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Podstawą jest Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie.

Nie wystarczy jednak ogólny zapis o odpowiedzialności zbiorowej. Co do zasady potrzebna jest prawidłowo zawarta umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgoda pracowników objętych tą odpowiedzialnością oraz takie powierzenie mienia, aby pracownicy mogli realnie sprawować nad nim pieczę i rozliczyć się z niego.

Przy wypowiedzeniu umowy o pracę pracownikowi objętemu wspólną odpowiedzialnością materialną szczególnie ważny jest termin inwentaryzacji. Zgodnie z § 19 rozporządzenia, w razie wypowiedzenia umowy o pracę z takim pracownikiem zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Inwentaryzacja po rozwiązaniu umowy o pracę

Jeżeli umowa rozwiązała się 1 czerwca, a inwentaryzację przeprowadzono dopiero 15 lipca, powstaje zasadnicze pytanie: czy pracodawca jest w stanie wykazać, że stwierdzone braki powstały jeszcze w okresie, w którym pracownik ponosił odpowiedzialność za mienie. Im dłuższy odstęp między odejściem pracownika a spisem, tym trudniej przypisać mu odpowiedzialność za niedobór.

Nie oznacza to, że każde opóźnienie automatycznie i w każdej sprawie zamyka pracodawcy drogę do dochodzenia roszczeń. W praktyce jednak pracownik może podnosić zarzut, że inwentaryzacja została przeprowadzona niezgodnie z przepisami i bez zapewnienia mu możliwości kontroli spisu. Pracodawca musi wtedy wykazać nie tylko sam niedobór, ale także prawidłowe powierzenie mienia, okres powstania szkody i podstawę obciążenia konkretnego pracownika.

Jeżeli w okresie wypowiedzenia pracownik został skierowany na urlop, nadal pozostaje pracownikiem aż do dnia rozwiązania umowy. Pracodawca powinien zorganizować rozliczenie mienia w taki sposób, aby nie pozbawić go możliwości udziału w inwentaryzacji albo skorzystania z procedury wskazania osoby zastępującej.

Nieobecność pracownika przy inwentaryzacji

Rozporządzenie przewiduje sytuacje, w których pracownik nie może wziąć udziału w inwentaryzacji z powodu choroby albo innej ważnej przyczyny. W takim przypadku pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie udział w spisie.

Jeżeli pracownik nie uczestniczy w inwentaryzacji i nie wskaże innej osoby, pracodawca przeprowadza inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z 3 osób. Ta reguła nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązku prawidłowego poinformowania pracownika i zachowania właściwego terminu inwentaryzacji, zwłaszcza przy rozwiązaniu umowy o pracę.

Czy trzeba zapłacić za braki wykazane po czasie?

W opisanej sytuacji pracownik ma mocne argumenty przeciwko obciążeniu go niedoborem. Skoro inwentaryzacja została przeprowadzona dopiero 15 lipca, a stosunek pracy ustał 1 czerwca, pracodawca naruszył zasadę, zgodnie z którą przy wypowiedzeniu zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy.

W odpowiedzi na żądanie zapłaty warto wskazać, że pracownik nie miał możliwości udziału w spisie, nie mógł zgłosić zastrzeżeń do sposobu liczenia mienia i nie miał wpływu na to, co działo się z towarem lub sprzętem po rozwiązaniu umowy. To szczególnie istotne, jeżeli po odejściu pracownika dostęp do mienia miały inne osoby.

Pracodawca nie powinien także jednostronnie potrącać takich należności z wynagrodzenia bez wyraźnej podstawy prawnej i spełnienia warunków przewidzianych w Kodeksie pracy. Jeżeli pracownik nie zgadza się na potrącenie, a roszczenie jest sporne, pracodawca co do zasady powinien dochodzić go na właściwej drodze prawnej.

Jak zareagować na żądanie zapłaty?

Najbezpieczniej odpowiedzieć pracodawcy pisemnie. W piśmie można zakwestionować podstawę odpowiedzialności, wskazać datę ustania stosunku pracy, datę faktycznej inwentaryzacji oraz brak udziału pracownika w spisie. Warto również zażądać kopii dokumentów, na których pracodawca opiera roszczenie.

Pracownik powinien poprosić w szczególności o: umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, protokół powierzenia mienia, protokół inwentaryzacji, skład komisji, wykaz niedoborów, sposób wyliczenia kwoty oraz informację, kto miał dostęp do mienia między dniem odejścia pracownika a dniem inwentaryzacji.

Nie należy podpisywać oświadczenia o uznaniu długu, ugody ani zgody na potrącenie, jeżeli pracownik nie ma pewności, że roszczenie jest zasadne. Podpisanie takiego dokumentu może później utrudnić obronę.

Podsumowanie

Pracownik objęty wspólną odpowiedzialnością materialną nie ponosi automatycznie odpowiedzialności za każdy niedobór ujawniony po jego odejściu. Przy wypowiedzeniu umowy o pracę inwentaryzacja powinna zostać zakończona najpóźniej w dniu rozwiązania umowy. Spis wykonany kilka tygodni później, bez udziału byłego pracownika, daje poważne podstawy do zakwestionowania żądania zapłaty.

W praktyce kluczowe są dokumenty: treść umowy o wspólnej odpowiedzialności, protokoły powierzenia i inwentaryzacji, daty oraz informacje o dostępie do mienia. To na ich podstawie można ocenić, czy pracodawca ma realne podstawy do dochodzenia roszczenia.

FAQ

Czy zapis o odpowiedzialności zbiorowej w umowie o pracę zawsze wystarczy?

Nie zawsze. Znaczenie ma to, czy została prawidłowo zawarta umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy mienie zostało właściwie powierzone i czy pracownicy mieli realną możliwość rozliczenia się z niego.

Czy pracodawca może zrobić inwentaryzację po odejściu pracownika?

Może przeprowadzić spis z przyczyn organizacyjnych, ale przy wypowiedzeniu umowy pracownikowi objętemu wspólną odpowiedzialnością zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy. Spóźniona inwentaryzacja może utrudnić albo uniemożliwić skuteczne dochodzenie zapłaty.

Czy urlop w okresie wypowiedzenia wyłącza odpowiedzialność?

Sam urlop nie wyłącza odpowiedzialności, ponieważ stosunek pracy trwa do dnia rozwiązania umowy. Pracodawca powinien jednak tak zorganizować inwentaryzację, aby pracownik mógł w niej uczestniczyć albo wskazać osobę zastępującą.

Czy pracodawca może potrącić niedobór z ostatniego wynagrodzenia?

Jeżeli roszczenie jest sporne, pracodawca nie powinien dowolnie potrącać kwoty niedoboru z wynagrodzenia. Potrącenia z wynagrodzenia za pracę podlegają szczególnym ograniczeniom, a zgoda pracownika powinna być świadoma i dotyczyć konkretnej należności.

Co zrobić, gdy pracodawca wysłał wezwanie do zapłaty?

Należy odpowiedzieć pisemnie, zażądać dokumentów i zakwestionować odpowiedzialność, jeżeli inwentaryzacja była spóźniona albo przeprowadzona bez udziału pracownika. Warto zachować kopię pisma oraz potwierdzenie jego wysłania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie, t.j. Dz.U. 1996 nr 143 poz. 663

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.