• Autor: Marta Handzlik
Proszę o wyjaśnienie w jakiej formie pracodawca musi prowadzić ewidencję odzieży roboczej pracowników. Prowadzimy wersję elektroniczną dla każdego pracownika indywidualnie. Niestety nasz pan od BHP upiera się, że musimy prowadzić jeszcze wersję papierową.
Odpowiadając na Pana pytanie uprzejmie informuję, że zgodnie z art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502) pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Zgodnie z § 8 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika między innymi kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Szczegółową treść oraz formę takiej karty, a także komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej sporządzenie i przechowywanie ustala pracodawca.
Choć przepisy nie określają konkretnego wzoru karty ewidencji, to należy podkreślić, że z rozporządzenia wynika ogólny wymóg prowadzenia dokumentacji pracowników w formie pisemnej.
Taka interpretacja wynika z określeń użytych przez pracodawcę, takich jak „karta”, „lista”, „dokument”, „pisemne potwierdzenie”, co jednoznacznie wskazuje na formę pisemną. Oczywiście pracodawca może jednocześnie prowadzić ewidencję elektroniczną, jednak nie zwalnia go to z obowiązku prowadzenia ewidencji pisemnej.
Jak wspomniałam wyżej komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej sporządzenie i przechowywanie ustala pracodawca.
Możecie więc Państwo wskazać komórkę, która będzie odpowiedzialna za wydawanie i dokumentowanie tych czynności. Państwo jako bezpośredni przełożeni tego robić nie musicie, ale należy wskazać, kto jest za taką ewidencję odpowiedzialny.
Kontrola PIP
Firma produkcyjna „Metalex” wdrożyła nowoczesny system elektronicznej ewidencji odzieży roboczej. Każdy pracownik miał swoje konto, gdzie odnotowywano datę wydania i zwrotu odzieży, jej rodzaj i rozmiar. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), inspektor zażądał jednak wglądu do pisemnej dokumentacji. Mimo prezentacji sprawnego systemu elektronicznego, inspektor stwierdził brak zgodności z przepisami, nakazując natychmiastowe uzupełnienie brakującej dokumentacji papierowej. Kontrola wykazała, że system elektroniczny był pomocny w zarządzaniu, ale nie zastępował wymaganego prawem dokumentu w formie pisemnej. Firma musiała w trybie pilnym sporządzić zaległe karty ewidencyjne dla każdego pracownika, co wiązało się z dodatkowym nakładem pracy i stresem.
Spór z pracownikiem
Pan Jan pracował jako magazynier w firmie logistycznej „Trans-Express”. Po zakończeniu umowy o pracę, firma zażądała od niego zwrotu odzieży roboczej. Pan Jan twierdził, że oddał odzież brygadziście, ale w systemie elektronicznym nie było o tym żadnej adnotacji. Brygadzista również nie pamiętał takiego zdarzenia. Wobec braku pisemnego potwierdzenia zwrotu odzieży, firma obciążyła Pana Jana kosztami jej zakupu. Sprawa trafiła do sądu pracy, który orzekł na korzyść pracownika, argumentując, że brak pisemnego dowodu uniemożliwia jednoznaczne rozstrzygnięcie sporu. Gdyby istniało pisemne potwierdzenie zwrotu odzieży, podpisane przez pracownika i osobę przyjmującą, spór można by było uniknąć.
Awaria systemu informatycznego
W firmie budowlanej „Bud-Max” doszło do awarii serwera, na którym przechowywano całą elektroniczną dokumentację, w tym ewidencję odzieży roboczej. Firma przez kilka dni nie miała dostępu do danych. W tym czasie, w związku z nowym projektem, konieczne było wydanie nowej odzieży roboczej dla dużej grupy pracowników. Brak dostępu do ewidencji uniemożliwił sprawną weryfikację, kto i jaką odzież już otrzymał. Dopiero po przywróceniu systemu, z opóźnieniem, udało się uzupełnić braki w dokumentacji. Sytuacja ta pokazała, jak ważne jest posiadanie kopii zapasowej w formie papierowej, która w sytuacjach awaryjnych pozwala na zachowanie ciągłości pracy i uniknięcie chaosu.
Mimo możliwości prowadzenia elektronicznej ewidencji odzieży roboczej, przepisy prawa pracy w Polsce wymagają od pracodawców również formy pisemnej tej dokumentacji. Forma papierowa, w postaci kart ewidencyjnych dla każdego pracownika, jest niezbędna podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, w sytuacjach spornych z pracownikami oraz w przypadku awarii systemów informatycznych. Stanowi ona wiarygodny dowód i zabezpiecza interesy obu stron stosunku pracy, dlatego nie należy jej pomijać, traktując ewidencję elektroniczną jedynie jako uzupełnienie.
Udzielamy porad prawnych dotyczących obowiązków pracodawców w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji odzieży roboczej, interpretacji przepisów prawa pracy oraz minimalizowania ryzyka sporów z pracownikami i kontroli PIP. Oferujemy kompleksowe doradztwo prawne w zakresie prawa pracy, w tym w szczególności dotyczące problematyki ewidencji odzieży roboczej, środków ochrony indywidualnej oraz innych aspektów dokumentacji pracowniczej.
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy. Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej. Odpowiada na najbardziej złożone pytania prawne. Jest autorką książki Finanse w oświacie. Prawo oświatowe w pytaniach i odpowiedziach, a także licznych artykułów, aktualności i komentarzy.
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy