• Stan prawny na: 2026-10-03
Przez kilka miesięcy wykonywałem obowiązki służbowe na własnym komputerze i korzystałem z prywatnego Internetu, ponieważ pracodawca nie zapewnił odpowiedniego sprzętu. Po pewnym czasie otrzymałem komputer firmowy, ale w związku z likwidacją firmy został on ponownie odebrany jeszcze przed końcem okresu wypowiedzenia.
To, czy za korzystanie z prywatnego sprzętu przysługuje ekwiwalent lub zwrot kosztów, zależy przede wszystkim od miejsca i sposobu wykonywania pracy. Przy regularnej pracy zdalnej Kodeks pracy wprost reguluje takie rozliczenie. Inaczej wygląda okazjonalna praca zdalna, a jeszcze inaczej korzystanie z prywatnego sprzętu w zwykłym miejscu pracy.
Obecnie nie można udzielić jednej odpowiedzi na pytanie o ekwiwalent za prywatny komputer, telefon czy Internet bez ustalenia, w jakich warunkach sprzęt był wykorzystywany. Kodeks pracy odrębnie reguluje bowiem pracę zdalną.
Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Jeżeli więc pracownik wykonywał obowiązki z domu w ramach uzgodnionej pracy zdalnej, zastosowanie mogą mieć szczególne przepisy art. 6718-6734 K.p.
Jeżeli natomiast prywatny laptop albo telefon był używany w siedzibie pracodawcy lub w innym zwykłym miejscu wykonywania pracy, art. 6724 K.p. dotyczący kosztów pracy zdalnej nie stanowi bezpośredniej podstawy żądania ekwiwalentu.
W przypadku pracy zdalnej punkt wyjścia jest jasny. Zgodnie z art. 6724 § 1 K.p. pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Powinien także zapewnić instalację, serwis i konserwację takich narzędzi albo pokryć niezbędne koszty z tym związane oraz koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej.
Pracownik i pracodawca mogą jednak uzgodnić, że do pracy zdalnej będą wykorzystywane materiały lub narzędzia należące do pracownika, np. jego laptop. Sprzęt musi spełniać wymagania dotyczące bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W takim przypadku art. 6724 § 3 K.p. przyznaje pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Pracownik stale wykonuje trzy dni pracy w tygodniu z domu. Pracodawca nie przekazał mu komputera, lecz uzgodnił z nim korzystanie z prywatnego laptopa. W takiej sytuacji zastosowanie ma art. 6724 K.p. i pracownikowi przysługuje ekwiwalent za używanie własnego sprzętu albo odpowiednio ustalony ryczałt.
Pracujesz na własnym sprzęcie i pracodawca nie rozlicza kosztów?
Prawnik może sprawdzić, czy w Twojej sytuacji zastosowanie mają przepisy o pracy zdalnej, regulacje zakładowe lub inna podstawa rozliczenia oraz pomóc ustalić zakres możliwego roszczenia.
Zapytaj o rozliczenie prywatnego sprzętu ›Kodeks pracy nie określa jednej kwoty należnej wszystkim pracownikom. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba uwzględnić w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiałów wykorzystanych na potrzeby pracodawcy, a także normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.
Art. 6724 § 4 K.p. pozwala zastąpić obowiązek pokrywania określonych kosztów oraz wypłaty ekwiwalentu ryczałtem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Nie powinien więc być ustalany całkowicie dowolnie i bez związku z rzeczywistymi warunkami pracy.
Zasady pracy zdalnej i rozliczania jej kosztów mogą wynikać między innymi z porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu pracy zdalnej, polecenia pracodawcy albo indywidualnego porozumienia z pracownikiem. Dokumenty te należy sprawdzić przed określeniem wysokości żądania.
Inaczej należy oceniać okazjonalną pracę zdalną z art. 6733 K.p. Jest ona wykonywana na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się m.in. art. 6724 K.p. Oznacza to, że pracodawca nie ma na tej podstawie ustawowego obowiązku zapewnienia narzędzi pracy, zwracania kosztów energii i Internetu ani wypłacania ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu. Nie wyklucza to oczywiście korzystniejszych ustaleń między stronami lub zasad wynikających z regulacji obowiązujących u danego pracodawcy.
Pracownik na własny wniosek wykonuje dwa dni okazjonalnej pracy zdalnej i korzysta w domu ze swojego komputera oraz Internetu. Sam art. 6724 K.p. nie daje mu prawa do żądania zwrotu tych kosztów, ponieważ przepis ten został wyłączony w odniesieniu do okazjonalnej pracy zdalnej.
Jeszcze inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik wykorzystuje swój sprzęt w siedzibie firmy albo w innym zwykłym miejscu pracy. Nie należy automatycznie przenosić na taki przypadek zasad przewidzianych dla pracy zdalnej.
Sama wiedza lub zgoda pracodawcy na korzystanie z prywatnego urządzenia nie oznacza w każdym przypadku powstania ustawowego prawa do ekwiwalentu w takiej samej postaci jak przy pracy zdalnej. W szczególności nie można przyjąć jako zasady, że zawsze dochodzi wówczas do dorozumianego zawarcia odrębnej umowy gwarantującej pracownikowi określoną zapłatę.
Trzeba zbadać przede wszystkim:
Dopiero na podstawie tych okoliczności można ocenić, czy istnieje konkretne roszczenie pracownika. Pomocniczo mogą mieć znaczenie również przepisy prawa cywilnego stosowane na podstawie art. 300 K.p., jeżeli dana kwestia nie jest uregulowana przepisami prawa pracy i zastosowanie regulacji cywilnej nie jest sprzeczne z zasadami prawa pracy. Nie jest to jednak automatyczna podstawa do przyznania ekwiwalentu za każdy przypadek korzystania z prywatnego sprzętu.
Pracodawca odbiera pracownikowi telefon służbowy, lecz jednocześnie poleca dalsze wykonywanie obowiązków wymagających codziennych rozmów z klientami i nakazuje korzystać z prywatnego telefonu. Nie jest to praca zdalna tylko dlatego, że używany jest prywatny sprzęt. Roszczenie o rozliczenie kosztów trzeba ocenić na podstawie treści polecenia, ustaleń stron, regulacji zakładowych, rzeczywiście poniesionych kosztów i pozostałych okoliczności zatrudnienia.
Nie należy zaczynać od założenia, że jedynym rozwiązaniem jest pozew. Najpierw warto skierować do pracodawcy pisemny wniosek lub wezwanie do rozliczenia należności. W piśmie dobrze wskazać okres korzystania z własnego sprzętu, rodzaj urządzenia, sposób wykonywania pracy, podstawę żądania oraz sposób wyliczenia kwoty.
Przy regularnej pracy zdalnej należy odwołać się przede wszystkim do zasad określonych w art. 6724 K.p. i dokumentach regulujących pracę zdalną u danego pracodawcy. Jeżeli sprawa dotyczy sprzętu używanego w zakładzie pracy, trzeba wskazać konkretną podstawę roszczenia i zgromadzić dowody potwierdzające np. polecenia pracodawcy, uzgodnienia dotyczące używania prywatnego urządzenia oraz ponoszone koszty.
Jeżeli pracodawca odmówi zapłaty, spór o należność wynikającą ze stosunku pracy może zostać rozstrzygnięty przez sąd pracy. Trzeba przy tym pamiętać o art. 291 § 1 K.p., zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Sam trzyletni termin nie przesądza jednak, że w danej sprawie roszczenie rzeczywiście istnieje.
W opisanym przypadku najważniejsze jest ustalenie, gdzie praca była wykonywana po odebraniu sprzętu firmowego. Jeżeli była to regularna praca zdalna uzgodniona z pracodawcą, a pracownik korzystał z własnego komputera zgodnie z ustaleniami stron, zastosowanie powinny znaleźć zasady wynikające z art. 6724 K.p., w tym dotyczące ekwiwalentu albo ryczałtu.
Jeżeli obowiązki były wykonywane w siedzibie firmy, samo korzystanie z własnego komputera nie daje automatycznie identycznego roszczenia. Znaczenie będzie miało przede wszystkim to, czy pracodawca wymagał korzystania z prywatnego sprzętu po odebraniu urządzenia służbowego, jakie były ustalenia stron oraz jakie koszty rzeczywiście poniósł pracownik.
Jeśli natomiast były to pojedyncze dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej na wniosek pracownika, art. 6724 K.p. nie ma zastosowania i z tego przepisu nie można wywodzić obowiązku wypłaty ekwiwalentu.
Przy regularnej pracy zdalnej zasadą jest zapewnienie niezbędnych narzędzi przez pracodawcę. Strony mogą uzgodnić korzystanie ze sprzętu pracownika spełniającego wymagania BHP, ale w takim przypadku art. 6724 K.p. przewiduje ekwiwalent pieniężny. Obowiązek ten może zostać odpowiednio zastąpiony ryczałtem.
Przy regularnej pracy zdalnej pracodawca pokrywa koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonywania. Rozliczenie może następować w formie odpowiadającego przewidywanym kosztom ryczałtu. Zasada ta nie obowiązuje w taki sam sposób przy okazjonalnej pracy zdalnej.
Nie ma ogólnego przepisu odpowiadającego art. 6724 K.p., który przyznawałby każdemu pracownikowi ustawowy ekwiwalent za każdy prywatny sprzęt używany w zwykłym miejscu pracy. Trzeba zbadać polecenia pracodawcy, ustalenia stron, regulacje zakładowe, poniesione koszty i ewentualne przepisy szczególne.
Zakończenie stosunku pracy samo w sobie nie powoduje wygaśnięcia istniejącego roszczenia o należne świadczenie. Należy jednak ustalić podstawę i wysokość roszczenia oraz pilnować terminu przedawnienia. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia ich wymagalności.
Twoja sytuacja wymaga indywidualnej oceny?
Opisz sprawę i najważniejsze okoliczności. Prawnik może ocenić problem na podstawie konkretnego stanu faktycznego i wskazać możliwe dalsze działania.
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy . Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej....
>> więcej informacji