Kolejna umowa o pracę a ciągłość zatrudnienia

Data zawarcia umowy a termin rozpoczęcia pracy

W umowie o pracę trzeba odróżnić dwie daty: datę zawarcia umowy oraz termin rozpoczęcia pracy. Data zawarcia to dzień podpisania dokumentu przez strony. Termin rozpoczęcia pracy to dzień, od którego ma powstać nowy stosunek pracy, chyba że strony określą to inaczej zgodnie z Kodeksem pracy.

Zgodnie z art. 29 § 1 K.p. umowa o pracę powinna określać między innymi strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, warunki pracy i płacy oraz dzień rozpoczęcia pracy. Jeżeli termin rozpoczęcia pracy nie zostanie wskazany, znaczenie ma reguła z art. 26 Kodeksu pracy: stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy.

W praktyce oznacza to, że umowę można podpisać 30 kwietnia, ale wpisać w niej termin rozpoczęcia pracy od 1 maja. Nie ma obowiązku podpisywania jej dopiero 1 maja, zwłaszcza gdy dzień ten jest wolny od pracy albo gdy pracodawca chce wcześniej przygotować dokumentację kadrową.

Umowa powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli z jakichś przyczyn nie została zawarta w tej formie, pracodawca powinien przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Jak zachować ciągłość zatrudnienia przy kolejnej umowie?

Jeżeli dotychczasowa umowa na czas określony kończy się 30 kwietnia, a pracodawca chce zatrudnić pracownika dalej bez przerwy, nowa umowa na czas nieokreślony powinna rozpoczynać się od 1 maja. Sama umowa może zostać podpisana wcześniej, np. 30 kwietnia.

Nie należy wpisywać 30 kwietnia jako terminu rozpoczęcia nowej umowy, jeżeli tego dnia obowiązuje jeszcze poprzednia umowa. Prowadziłoby to do nakładania się dwóch stosunków pracy między tymi samymi stronami, co jest niepotrzebne i może powodować problemy kadrowo-płacowe.

Jeżeli pierwsze dni nowej umowy przypadają na dni wolne od pracy, pracownik może faktycznie rozpocząć świadczenie pracy dopiero w najbliższym dniu roboczym wynikającym z harmonogramu. Nie zmienia to faktu, że stosunek pracy trwa już od dnia wskazanego w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.

Skutki przerwy między umowami

Przerwa między umowami może mieć znaczenie dla dokumentacji pracowniczej, ubezpieczeń społecznych, rozliczenia urlopu oraz świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać kolejnej umowy w krótkim ustawowym terminie, co do zasady powinien wydać świadectwo pracy po zakończeniu zatrudnienia.

Jeżeli jednak pracodawca zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę w bezpośredniej kontynuacji zatrudnienia albo w terminie przewidzianym w przepisach, świadectwo pracy nie zawsze musi być wydane od razu. Pracownik może jednak wystąpić o jego wydanie, a wtedy pracodawca powinien zareagować zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Podobnie jest z urlopem wypoczynkowym. Przy kolejnej umowie zawartej bezpośrednio po poprzedniej strony mogą ustalić, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w czasie kolejnego zatrudnienia. Jeżeli takiego ustalenia nie ma albo zatrudnienie rzeczywiście się kończy, może powstać obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

W zakresie ZUS bezpośrednia kontynuacja zatrudnienia u tego samego pracodawcy zwykle eliminuje potrzebę traktowania sytuacji jako przerwy w tytule ubezpieczenia. Przy nietypowych układach, np. zmianie wymiaru czasu pracy, równoległych tytułach ubezpieczenia albo zawarciu umowy po przerwie, warto sprawdzić obowiązki zgłoszeniowe osobno.

Jaka data w opisanej sytuacji?

W opisanej sytuacji najbezpieczniejsze rozwiązanie to podpisanie kolejnej umowy 30 kwietnia albo wcześniej, z terminem rozpoczęcia pracy od 1 maja. Wtedy poprzednia umowa kończy się 30 kwietnia, a nowa rozpoczyna się następnego dnia, bez przerwy w zatrudnieniu.

Jeżeli pracownik ma faktycznie stawić się do pracy 4 maja, można to uregulować w harmonogramie czasu pracy, informacji organizacyjnej albo poprzez ustalenie, że pierwszym dniem wykonywania pracy zgodnie z rozkładem jest 4 maja. Nie trzeba z tego powodu wpisywać 4 maja jako dnia rozpoczęcia pracy, jeżeli celem stron jest zachowanie ciągłości zatrudnienia od 1 maja.

Wpisanie 4 maja jako terminu rozpoczęcia pracy oznaczałoby powstanie przerwy między umowami, chyba że strony świadomie chcą taką przerwę wprowadzić i prawidłowo rozliczą jej skutki.

FAQ

Czy nową umowę można podpisać przed zakończeniem poprzedniej?

Tak. Strony mogą podpisać kolejną umowę wcześniej, np. w ostatnim dniu trwania poprzedniej umowy. Ważne, aby w nowej umowie prawidłowo wskazać termin rozpoczęcia pracy.

Czy dzień rozpoczęcia pracy musi być dniem roboczym?

Nie zawsze. Termin rozpoczęcia pracy może przypadać na dzień wolny, jeżeli od tego dnia strony chcą nawiązać stosunek pracy. Faktyczne wykonywanie pracy może rozpocząć się później, zgodnie z grafikiem.

Czy można wpisać 30 kwietnia jako początek nowej umowy?

Nie powinno się tego robić, jeżeli poprzednia umowa obowiązuje do 30 kwietnia włącznie. W takim przypadku właściwym terminem rozpoczęcia kolejnej umowy jest co do zasady 1 maja.

Czy przy kolejnej umowie trzeba wydać świadectwo pracy?

Nie zawsze. Jeżeli pracodawca kontynuuje zatrudnienie z tym samym pracownikiem w terminie przewidzianym przez przepisy, świadectwo pracy nie musi być wydane automatycznie, chyba że pracownik złoży wniosek albo zachodzą inne ustawowe przesłanki.

Czy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejną umowę?

Może przejść, jeżeli kolejna umowa z tym samym pracodawcą jest zawarta bezpośrednio po poprzedniej, a strony ustalą wykorzystanie urlopu w kolejnym okresie zatrudnienia. W przeciwnym razie może powstać obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Szerzej opisujemy też zagadnienie: Kolejna umowa o pracę z tym samym pracodawcą.

Podsumowanie

Przy kontynuowaniu zatrudnienia po umowie terminowej najważniejsze jest prawidłowe określenie dnia rozpoczęcia pracy w kolejnej umowie. Jeżeli poprzednia umowa kończy się 30 kwietnia, a strony chcą zachować ciągłość zatrudnienia, nowa umowa powinna rozpocząć się 1 maja. Dokument można podpisać 30 kwietnia albo wcześniej.

Faktyczne rozpoczęcie wykonywania pracy w kolejnym dniu roboczym nie musi oznaczać przerwy w zatrudnieniu, o ile nowy stosunek pracy powstał od dnia następującego po zakończeniu poprzedniej umowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.