• Stan prawny na: 2026-06-07
Nauczyciel prowadzący indywidualne nauczanie może żądać zwrotu kosztów dojazdu, jeżeli wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy poza miejscowość siedziby szkoły albo poza stałe miejsce pracy. Szkoła nie powinna automatycznie mieszać zasad podróży służbowej z limitem 300 km przewidzianym dla jazd lokalnych.
W artykule wyjaśniamy, kiedy stosuje się delegację, kiedy miesięczny limit kilometrów, jakie są aktualne stawki kilometrówki i jak dokumentować przejazdy do uczniów.
Dojazd nauczyciela do ucznia objętego indywidualnym nauczaniem może być podróżą służbową, ale nie w każdym przypadku można to stwierdzić automatycznie. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy podróż służbowa występuje wtedy, gdy pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy.
W praktyce trzeba więc sprawdzić trzy elementy: czy dyrektor szkoły wydał polecenie wyjazdu, jakie miejsce pracy wpisano w akcie mianowania albo umowie o pracę oraz czy zajęcia odbywają się poza tym miejscem. Jeżeli miejscem pracy nauczyciela jest szkoła, a dyrektor kieruje go do domu ucznia albo innej placówki, taki wyjazd zwykle powinien być rozliczany jako wyjazd służbowy, o ile spełnia warunki z Kodeksu pracy.
Inaczej może być wtedy, gdy strony prawidłowo określiły miejsce pracy szerzej, na przykład jako określony teren, a dojazdy do uczniów są stałym i normalnym sposobem wykonywania pracy. Wtedy rozliczenie może być traktowane jako jazdy lokalne albo zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych, a nie jako każdorazowa delegacja. Dlatego w sporach ze szkołą najważniejsze są dokumenty: akt mianowania, umowa, zakres obowiązków, harmonogram zajęć i polecenia wyjazdu.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Karta Nauczyciela nie zawiera odrębnych, szczegółowych zasad zwrotu kosztów dojazdu nauczyciela do ucznia na indywidualne nauczanie. Art. 14 Karty Nauczyciela wymaga jednak, aby akt mianowania i umowa o pracę określały w szczególności stanowisko i miejsce pracy. To właśnie ten element ma duże znaczenie przy ocenie, czy konkretny wyjazd odbywa się poza stałym miejscem pracy. Powiązany problem omawiamy osobno: Wynagrodzenie nauczyciela za wyjazd z uczniami za granicę.
W sprawach ze stosunku pracy nauczycieli, których Karta Nauczyciela nie reguluje, stosuje się Kodeks pracy. Wynika to z art. 91c ust. 1 Karty Nauczyciela. Dlatego przy rozliczaniu delegacji nauczyciela należy sięgać do art. 775 Kodeksu pracy oraz do rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej pracowników państwowej i samorządowej sfery budżetowej.
Jeżeli szkoła jest jednostką samorządową, rozporządzenie dotyczące podróży służbowych ma podstawowe znaczenie dla wysokości i warunków zwrotu kosztów. Obejmuje ono między innymi zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejscową, noclegów oraz innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków uznanych przez pracodawcę.
W podróży służbowej środek transportu określa pracodawca. Oznacza to, że dyrektor szkoły może wskazać przejazd komunikacją publiczną, samochodem służbowym albo innym środkiem transportu. Jeżeli nauczyciel chce używać prywatnego samochodu, powinien złożyć wniosek, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę.
Po wyrażeniu zgody na przejazd prywatnym samochodem zwrot kosztów przejazdu oblicza się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Stawka ustalana przez pracodawcę nie może być wyższa od stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Na dzień 7 czerwca 2026 r. maksymalne stawki wynoszą: 0,89 zł za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, 1,15 zł za 1 km dla samochodu osobowego powyżej 900 cm3, 0,69 zł za 1 km dla motocykla oraz 0,42 zł za 1 km dla motoroweru.
Jeżeli dyrektor nie wyraził zgody na użycie prywatnego auta i wskazał komunikację publiczną, szkoła może rozliczać przejazd według biletów lub faktur obejmujących cenę biletu, opłaty dodatkowe i przysługujące ulgi. Nie oznacza to jednak, że szkoła może dowolnie przerzucać na nauczyciela koszty dojazdu, jeżeli sama zleca wykonywanie zajęć poza szkołą i nie zapewnia realnego sposobu dotarcia do ucznia.
Limit 300 km, o którym często mówią szkoły i organy prowadzące, pochodzi z przepisów o używaniu prywatnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych. Zgodnie z tymi zasadami miesięczny limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców gminy albo miasta, w którym pracownik jest zatrudniony. Co do zasady nie może przekroczyć 300 km w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców, 500 km w gminie lub mieście powyżej 100 tys. do 500 tys. mieszkańców oraz 700 km w gminie lub mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
Ten limit nie jest jednak ogólnym limitem każdej podróży służbowej. Jeżeli dyrektor wystawia delegacje i wyraża zgodę na przejazd prywatnym samochodem w podróży służbowej, rozliczenie powinno następować według faktycznej liczby kilometrów przejechanych w ramach tej podróży i właściwej stawki za kilometr. W takim modelu automatyczne ucinanie zwrotu po 300 km miesięcznie jest co najmniej wątpliwe.
Limit może natomiast mieć znaczenie wtedy, gdy dojazdy są traktowane jako jazdy lokalne, odbywają się w ramach stałego obszaru pracy i szkoła zawarła z pracownikiem zasady używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Wtedy trzeba sprawdzić, czy zastosowano właściwy limit dla danej miejscowości, czy istnieje umowa albo decyzja pracodawcy i czy rozliczenie odpowiada rzeczywiście wykonywanym obowiązkom.
Jeżeli mamy do czynienia z podróżą służbową samochodem prywatnym, na którą pracodawca wyraził zgodę, podstawą rozliczenia nie są bilety komunikacji publicznej, lecz liczba faktycznie przejechanych kilometrów i stawka za 1 km. W takim przypadku żądanie biletów za część trasy tylko dlatego, że nauczyciel przekroczył 300 km miesięcznie, nie wynika z przepisów o podróżach służbowych.
Jeżeli natomiast szkoła nie zgodziła się na prywatny samochód i wskazała transport publiczny, zwrot kosztów przejazdu może być uzależniony od biletów albo faktur. Problem powstaje wtedy, gdy komunikacja publiczna nie pozwala realnie dotrzeć do ucznia w godzinach zajęć albo w ogóle nie funkcjonuje na danej trasie. W takiej sytuacji nauczyciel powinien wystąpić do dyrektora o pisemną zgodę na używanie prywatnego pojazdu i wskazać, dlaczego inny środek transportu nie pozwala wykonać poleconych zajęć.
Nie jest prawidłową praktyką jednoczesne wymaganie od nauczyciela dojazdu do uczniów, odmowa zgody na realny środek transportu i ograniczanie zwrotu do dokumentów, których nauczyciel nie może uzyskać, bo na danej trasie nie ma połączeń. W takiej sytuacji warto domagać się pisemnego stanowiska dyrektora albo organu prowadzącego.
Nauczyciel powinien zadbać o dokumenty jeszcze przed rozpoczęciem wyjazdów. Najbezpieczniej, aby dyrektor wskazał na piśmie miejsce wykonywania zajęć, termin, trasę albo miejscowość, środek transportu oraz sposób rozliczenia. Przy prywatnym samochodzie warto mieć osobną zgodę na jego użycie.
Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające koszty: bilety, faktury, rachunki, ewidencję przebiegu pojazdu, zestawienie tras, a w razie potrzeby oświadczenie o braku możliwości uzyskania dokumentu. Rozporządzenie o podróżach służbowych przewiduje, że rozliczenia kosztów podróży dokonuje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
W ewidencji przebiegu warto wskazać datę, cel wyjazdu, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, liczbę kilometrów, dane pojazdu oraz podpis pracownika. Jeżeli szkoła kwestionuje rozliczenie, dobrze jest zachować kopie planów zajęć, skierowań na indywidualne nauczanie, korespondencji z dyrektorem i informacji o braku połączeń komunikacji publicznej.
Poniższe przykłady pokazują, dlaczego w podobnych sprawach wynik zależy od miejsca pracy, zgody na samochód i sposobu dokumentowania wyjazdów.
Pani Maria ma w umowie jako miejsce pracy wskazaną szkołę specjalną. Dyrektor co tydzień kieruje ją do uczniów mieszkających w kilku wsiach poza miejscowością szkoły i wyraził zgodę na dojazd prywatnym samochodem. W takiej sytuacji wyjazdy mogą być rozliczane jako podróże służbowe. Jeżeli faktycznie przejechała 420 km w miesiącu, szkoła nie powinna automatycznie ograniczać zwrotu do 300 km, tylko rozliczyć zatwierdzone przejazdy według liczby kilometrów i właściwej stawki.
Pan Tomasz prowadzi zajęcia u uczniów w tej samej miejscowości, w której znajduje się szkoła. W dokumentach określono, że jego praca obejmuje stałe dojazdy na terenie miasta, a szkoła rozlicza używanie prywatnego samochodu jako jazdy lokalne. W takim przypadku może pojawić się miesięczny limit kilometrów właściwy dla wielkości miasta. Pan Tomasz powinien jednak sprawdzić, czy limit zastosowano prawidłowo i czy pracodawca faktycznie uregulował zasady używania prywatnego auta.
Pani Katarzyna otrzymała polecenie prowadzenia zajęć u ucznia poza miastem. Dyrektor wskazał komunikację publiczną, ale autobus kursuje tylko raz dziennie i nie pozwala dotrzeć na lekcję ani wrócić po zajęciach. Pani Katarzyna powinna złożyć pisemny wniosek o zgodę na przejazd prywatnym samochodem, dołączając informację o braku realnego połączenia. Po uzyskaniu zgody podstawą rozliczenia będzie kilometrówka, a nie bilety, których nie da się przedstawić.
Nie zawsze. Kilometrówka przysługuje wtedy, gdy pracodawca zgodził się na użycie prywatnego samochodu, motocykla albo motoroweru do celów służbowych. Jeżeli dyrektor wskazał komunikację publiczną, podstawą rozliczenia mogą być bilety albo faktury.
Co do zasady limit 300 km dotyczy jazd lokalnych w gminie albo mieście do 100 tys. mieszkańców. Nie jest to automatyczny limit zwrotu kosztów w podróży służbowej. Przy delegacji samochodem prywatnym, zaakceptowanym przez pracodawcę, rozlicza się faktycznie przejechane kilometry według właściwej stawki.
Najpierw trzeba ustalić, czy szkoła rozlicza wyjazdy jako podróże służbowe, czy jako jazdy lokalne. Warto poprosić dyrektora o pisemne wskazanie podstawy prawnej odmowy i złożyć własne rozliczenie z trasami, liczbą kilometrów oraz kopią zgody na użycie samochodu.
Jeżeli pracodawca zgodził się na przejazd prywatnym samochodem w podróży służbowej, podstawą zwrotu jest liczba kilometrów i stawka za kilometr. Bilety są właściwe przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca wskazał transport publiczny albo nie zaakceptował użycia prywatnego pojazdu.
Dieta zależy od czasu trwania podróży krajowej i od spełnienia warunków z rozporządzenia. Przy podróży trwającej mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a powyżej 12 godzin pełna dieta. Sama kilometrówka dotyczy kosztów przejazdu, a nie wyżywienia.
Rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej dokonuje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające wydatki, a gdy ich uzyskanie nie było możliwe, pisemne oświadczenie.
W sprawach o zwrot kosztów dojazdu nauczyciela do ucznia nie wystarczy powołać się ogólnie na limit 300 km. Najpierw trzeba ustalić, czy wyjazdy są podróżami służbowymi, czy jazdami lokalnymi. Jeżeli są delegacjami i dyrektor zgodził się na używanie prywatnego samochodu, rozliczenie powinno obejmować faktycznie przejechane kilometry, z zastosowaniem maksymalnych stawek kilometrówki.
Szkoła może określić środek transportu i wymagać dokumentów, ale powinna robić to w sposób pozwalający nauczycielowi realnie wykonać polecone zajęcia. Jeżeli komunikacja publiczna nie umożliwia dojazdu do ucznia, warto złożyć pisemny wniosek o zgodę na prywatny samochód i zachować dokumenty potwierdzające przebieg tras.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela - Dz.U. 1982 nr 3 poz. 19
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej - tekst jednolity
4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych - Dz.U. 2002 poz. 271
5. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające stawki kilometrówki - Dz.U. 2023 poz. 5
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Małgorzata Zegarowicz-Sobuń
Radca prawny, absolwentka Wydziału Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego im. Jana Pawła II w Lublinie. Aplikację radcowską ukończyła przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Białymstoku. Jako radca prawny pragnie rozwijać się zawodowo oraz...
>> więcej informacji