Pracodawca nie wydaje druku ZUS Rp-7

Czym jest druk ZUS Rp-7 i do czego służy?

Druk ZUS Rp-7 to nazwa, którą nadal często posługują się pracownicy i pracodawcy, choć aktualnie w obrocie ZUS funkcjonuje przede wszystkim formularz ZUS ERP-7, czyli zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Dokument ten jest potrzebny zwłaszcza wtedy, gdy ZUS ustala wysokość emerytury, renty albo kapitału początkowego, a dane o zarobkach nie wynikają w pełni z zapisów znajdujących się już w systemie.

Podstawowy obowiązek pracodawcy wynika z art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Przepis zobowiązuje płatnika składek do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Znaczenie ma również art. 125a ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dotyczący dokumentacji potrzebnej m.in. do ustalenia kapitału początkowego.

Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie na podstawie dokumentacji kadrowo-płacowej, którą posiada. Nie powinien wpisywać kwot szacunkowych ani odtwarzać wynagrodzenia bez podstawy w dokumentach. Jeżeli część dokumentacji jest niepełna, powinien wydać zaświadczenie w takim zakresie, w jakim pozwalają na to zachowane akta, albo wyjaśnić na piśmie przyczynę braku możliwości wystawienia dokumentu.

Czy pracodawca musi wydać Rp-7 w terminie 7 dni?

W praktyce często wskazuje się termin 7 dni, ponieważ art. 217 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje, że zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni. Trzeba jednak odróżnić dwie sytuacje: ten przepis dotyczy zaświadczeń wydawanych przez organ administracji publicznej, a prywatny pracodawca co do zasady nie jest takim organem.

Nie oznacza to, że pracodawca może zwlekać dowolnie długo. Obowiązek wydania dokumentu potrzebnego do ustalenia świadczenia wynika z ustawy emerytalnej i powinien być wykonany niezwłocznie, czyli bez nieuzasadnionej zwłoki. Jeżeli kadry potrzebują czasu na odszukanie dokumentacji archiwalnej, pracodawca powinien poinformować o tym wnioskodawcę, a nie milczeć przez tygodnie lub miesiące.

Najbezpieczniej złożyć wniosek na piśmie i zachować dowód doręczenia. W piśmie warto wskazać, że chodzi o zaświadczenie ZUS ERP-7, dawniej Rp-7, potrzebne do ustalenia emerytury, renty albo kapitału początkowego. Można też wyznaczyć rozsądny termin odpowiedzi, na przykład 7 lub 14 dni, oraz poprosić o pisemne uzasadnienie, jeżeli pracodawca twierdzi, że nie może wystawić dokumentu.

Zobacz również: zaświadczenie o pracy w szczególnych warunkach.

Jak zmusić pracodawcę do wydania ZUS Rp-7 lub ERP-7?

Jeżeli pracodawca nie reaguje, pierwszym krokiem powinno być formalne wezwanie do wydania zaświadczenia. Pismo najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania albo złożyć w sekretariacie firmy na kopii z potwierdzeniem przyjęcia. W wezwaniu należy podać dane pracownika, okres zatrudnienia, cel wydania dokumentu oraz żądanie wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

W piśmie można zaznaczyć, że dalsza zwłoka zostanie zgłoszona do Państwowej Inspekcji Pracy oraz do ZUS, a w razie powstania szkody będzie podstawą roszczenia odszkodowawczego. Takie sformułowanie często działa praktycznie, ponieważ pokazuje, że sprawa nie jest zwykłą prośbą, lecz wykonaniem ustawowego obowiązku pracodawcy.

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, można rozważyć następujące działania:

• złożenie skargi do Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli pracodawca narusza obowiązki wobec pracownika lub byłego pracownika,
• poinformowanie ZUS, że pracodawca nie wydaje zaświadczenia, i poproszenie organu rentowego o wystąpienie do płatnika o dokumenty lub wyjaśnienia,
• wniesienie sprawy do sądu pracy o zobowiązanie do wydania dokumentu, jeżeli pracodawca nadal odmawia,
• dochodzenie odszkodowania, gdy przez brak zaświadczenia powstała konkretna szkoda finansowa.

Co zrobić, gdy dokumentacja zaginęła albo pracodawca już nie istnieje?

Brak dokumentacji płacowej nie zawsze oznacza, że sprawa jest przegrana. Jeżeli pracodawca nadal istnieje, powinien sprawdzić akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń, deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty, które mogą potwierdzać zarobki. Jeżeli nie ma pełnych danych, powinien jasno wskazać, jakich dokumentów brakuje i za jaki okres nie może potwierdzić wynagrodzenia.

Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany albo przekształcony, trzeba ustalić, gdzie trafiła dokumentacja pracownicza i płacowa. Może znajdować się u następcy prawnego, w archiwum zakładowym, w wyspecjalizowanym archiwum przechowującym dokumentację osobową i płacową albo w zasobach wskazanych przez ZUS. W takiej sytuacji warto zwrócić się również do ZUS z pytaniem, jakie dowody mogą zostać wykorzystane w konkretnym postępowaniu.

Trzeba pamiętać, że sąd lub ZUS mogą oceniać także inne dowody, ale najpewniejszym dokumentem pozostaje zaświadczenie wystawione na podstawie dokumentacji płacowej. Im starszy okres zatrudnienia, tym większe znaczenie ma szybkie ustalenie miejsca przechowywania akt.

Czy można żądać odszkodowania od pracodawcy?

Tak, ale samo opóźnienie w wydaniu dokumentu nie zawsze automatycznie oznacza prawo do pieniędzy. Pracownik lub były pracownik musi wykazać, że pracodawca nie wykonał obowiązku albo wykonał go nienależycie, że powstała szkoda oraz że istnieje związek pomiędzy zwłoką a szkodą. Podstawą takiego roszczenia może być art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik odpowiada za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże brak swojej odpowiedzialności.

W praktyce szkoda może polegać na tym, że ZUS przyznał świadczenie w niższej wysokości, ponieważ nie miał danych o zarobkach, które powinny zostać potwierdzone przez pracodawcę. Odszkodowanie może odpowiadać różnicy pomiędzy świadczeniem faktycznie wypłaconym a świadczeniem, które zostałoby wypłacone, gdyby dokument został wydany prawidłowo i w odpowiednim czasie.

Przed pozwem warto zgromadzić: kopię wniosku o wydanie zaświadczenia, dowód doręczenia, korespondencję z pracodawcą, decyzje ZUS, wyliczenia świadczenia oraz dokumenty pokazujące, że po dostarczeniu danych świadczenie mogłoby być wyższe. Bez takiego materiału dowodowego roszczenie odszkodowawcze będzie trudniejsze.

FAQ

Czy ZUS Rp-7 i ZUS ERP-7 to ten sam dokument?

W praktyce chodzi o ten sam cel: potwierdzenie zatrudnienia i wynagrodzenia dla potrzeb świadczeń z ZUS. Nazwa Rp-7 jest nadal powszechnie używana potocznie, natomiast aktualnie stosowany jest formularz ZUS ERP-7.

Czy były pracownik też może żądać zaświadczenia?

Tak. Obowiązek wydania dokumentów potrzebnych do ustalenia świadczeń dotyczy także byłych pracowników. Nie ma znaczenia, że stosunek pracy zakończył się wiele lat wcześniej, o ile pracodawca lub przechowawca posiada dokumentację potrzebną do wystawienia zaświadczenia.

Czy skarga do PIP zawsze rozwiąże sprawę?

Nie zawsze, ale często pomaga. Państwowa Inspekcja Pracy może podjąć interwencję w zakresie obowiązków pracodawcy. Jeżeli spór dotyczy odszkodowania albo konieczne jest formalne zobowiązanie pracodawcy do określonego działania, rozstrzygnięcie może wymagać postępowania przed sądem pracy.

Co wpisać w wezwaniu do pracodawcy?

W wezwaniu należy podać swoje dane, okres zatrudnienia, żądanie wystawienia zaświadczenia ZUS ERP-7, cel dokumentu oraz termin odpowiedzi. Warto dodać prośbę o pisemne wyjaśnienie, jeżeli pracodawca twierdzi, że nie posiada dokumentacji albo nie może potwierdzić określonych wynagrodzeń.

Czy mogę żądać odszkodowania za zaniżoną emeryturę?

Można, jeżeli da się wykazać konkretną szkodę, winę lub nienależyte wykonanie obowiązku przez pracodawcę oraz związek pomiędzy brakiem dokumentu a zaniżeniem świadczenia. W praktyce kluczowe są decyzje ZUS, korespondencja z pracodawcą i dokumenty potwierdzające wysokość utraconego świadczenia.

Podsumowanie

Pracodawca nie powinien ignorować wniosku o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Jeżeli dokument jest potrzebny do emerytury, renty albo kapitału początkowego, obowiązek jego wydania wynika z przepisów ustawy emerytalnej. Gdy pracodawca zwleka, warto działać etapami: pisemny wniosek, formalne wezwanie, skarga do PIP, kontakt z ZUS, a w razie potrzeby sprawa w sądzie pracy.

Najważniejsze jest zabezpieczenie dowodów. Telefony do działu kadr rzadko wystarczą, jeśli później trzeba wykazać zwłokę, szkodę albo związek pomiędzy brakiem dokumentu a niższym świadczeniem. Pisemna korespondencja i decyzje ZUS mogą mieć decydujące znaczenie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.