Jakie kwalifikacje musi mieć sekretarz gminy?

Jakie wymagania musi spełniać sekretarz gminy?

Podstawowe wymagania dla osoby zatrudnianej na stanowisku sekretarza gminy wynikają z ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Zgodnie z art. 5 ust. 2 tej ustawy na stanowisku sekretarza może być zatrudniona osoba, która posiada:

• co najmniej 4-letni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych, w tym co najmniej 2-letni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach, albo
• co najmniej 4-letni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych oraz co najmniej 2-letni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.

Oznacza to, że sam wieloletni staż pracy w urzędzie gminy nie zawsze wystarczy. Konieczne jest ustalenie, czy część tego stażu była wykonywana na stanowisku urzędniczym, a dodatkowo czy co najmniej 2 lata przypadają na stanowisko kierownicze urzędnicze.

Poza tym kandydat na sekretarza gminy musi spełniać ogólne wymagania przewidziane dla pracowników samorządowych, w szczególności dotyczące wykształcenia, pełni praw publicznych, niekaralności w wymaganym zakresie oraz nieposzlakowanej opinii, jeżeli wymóg ten dotyczy danego stanowiska.

Czy koordynator projektów to stanowisko kierownicze?

Nie można przyjąć automatycznie, że koordynator projektów w urzędzie gminy zajmuje kierownicze stanowisko urzędnicze. Sama nazwa stanowiska oraz fakt prowadzenia kilku projektów nie przesądzają jeszcze o spełnieniu wymogu z art. 5 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

W praktyce trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• jak stanowisko zostało określone w umowie o pracę, angażu albo opisie stanowiska,
• czy stanowisko figuruje w regulaminie organizacyjnym albo regulaminie wynagradzania jako kierownicze stanowisko urzędnicze,
• czy pracownik kieruje wyodrębnioną komórką organizacyjną, zespołem albo referatem,
• czy ma formalne uprawnienia do wydawania poleceń służbowych, organizowania pracy innych osób, oceniania pracowników albo nadzorowania ich pracy,
• czy wykonywane zadania są wyłącznie koordynacyjne, projektowe i sprawozdawcze, bez realnego kierowania personelem.

Jeżeli koordynator projektów prowadzi harmonogramy, kontakty z instytucjami finansującymi, rozliczenia i dokumentację, ale nie kieruje formalnie komórką organizacyjną ani pracownikami, to takie stanowisko co do zasady nie powinno być traktowane jako kierownicze stanowisko urzędnicze.

Znaczenie rozporządzenia o wynagradzaniu pracowników samorządowych

Klasyfikację stanowisk samorządowych należy weryfikować na podstawie aktualnego rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Rozporządzenie rozróżnia m.in. stanowiska kierownicze urzędnicze, stanowiska urzędnicze oraz stanowiska pomocnicze i obsługi.

W wykazach stanowisk typowo pojawiają się takie stanowiska kierownicze urzędnicze jak sekretarz, kierownik referatu, naczelnik albo kierownik wydziału, zastępca kierownika lub naczelnika, kierownik urzędu stanu cywilnego czy główny księgowy. Dla oceny konkretnego przypadku trzeba jednak sprawdzić właściwą tabelę i wewnętrzne akty danego urzędu.

Stanowisko nazwane koordynatorem projektów może być stanowiskiem urzędniczym albo samodzielnym stanowiskiem urzędniczym. Nie oznacza to jeszcze, że jest ono stanowiskiem kierowniczym urzędniczym. Jeżeli urząd chce zaliczyć taki staż jako kierowniczy, powinno to wynikać z dokumentów kadrowych i organizacyjnych, a nie wyłącznie z faktycznego znaczenia projektów dla gminy.

Czy staż z kilku projektów można sumować?

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w urzędzie gminy na pełnym etacie i jednocześnie realizuje kilka projektów, staż pracy liczy się zasadniczo jako okres zatrudnienia, a nie jako suma czasu trwania poszczególnych projektów. Praca przy trzech projektach równolegle nie powoduje więc potrojenia stażu.

Znaczenie ma to, przez jaki okres dana osoba była zatrudniona na stanowisku spełniającym wymagania ustawowe. Jeżeli przez prawie 5 lat była zatrudniona na stanowisku urzędniczym w urzędzie gminy, ten okres może zasadniczo potwierdzać wymagany 4-letni staż urzędniczy. Osobno trzeba jednak wykazać co najmniej 2-letni staż na kierowniczym stanowisku urzędniczym.

Jakie dokumenty warto sprawdzić przed aplikowaniem?

Przed złożeniem oferty w naborze na sekretarza gminy warto zgromadzić i przeanalizować dokumenty, które pokazują formalny status stanowiska. W szczególności przydatne będą:

• umowa o pracę oraz kolejne angaże,
• zakresy czynności i opisy stanowiska,
• regulamin organizacyjny urzędu,
• regulamin wynagradzania albo tabela stanowisk obowiązująca w urzędzie,
• schemat organizacyjny,
• pełnomocnictwa, upoważnienia i dokumenty potwierdzające kierowanie zespołem, jeżeli takie istnieją,
• świadectwa pracy lub zaświadczenia o zatrudnieniu i zajmowanych stanowiskach.

Najbezpieczniejsze jest uzyskanie od pracodawcy zaświadczenia, z którego wynika nazwa stanowiska, okres zatrudnienia, rodzaj stanowiska oraz informacja, czy było to kierownicze stanowisko urzędnicze. Jeżeli urząd nie kwalifikował stanowiska jako kierowniczego, samo późniejsze opisanie zadań jako koordynacyjnych może być niewystarczające.

Odpowiedź na pytanie: czy zatrudnienie koordynatora projektów wystarczy?

Jeżeli pracuje Pani od prawie 5 lat w urzędzie gminy na stanowisku urzędniczym, może Pani spełniać warunek 4-letniego stażu urzędniczego. Nie wynika jednak z tego automatycznie, że spełnia Pani także warunek 2-letniego stażu na kierowniczym stanowisku urzędniczym.

Stanowisko koordynatora projektów będzie mogło zostać uznane za kierownicze tylko wtedy, gdy z dokumentów urzędu wynika, że było to stanowisko kierownicze urzędnicze albo że odpowiadało takiemu stanowisku w strukturze organizacyjnej. Jeżeli była to funkcja samodzielna, ekspercka lub projektowa, bez formalnego kierowania komórką albo pracownikami, istnieje istotne ryzyko, że wymóg stażu kierowniczego nie będzie spełniony.

W opisanej sytuacji najważniejsze jest więc nie to, ile projektów Pani prowadziła, lecz to, czy urząd formalnie powierzył Pani stanowisko kierownicze urzędnicze i czy można to wykazać dokumentami.

FAQ

Czy sekretarz gminy musi mieć wyższe wykształcenie?

Tak, stanowisko sekretarza gminy jest stanowiskiem kierowniczym urzędniczym, dlatego kandydat musi spełniać wymagania przewidziane dla takich stanowisk, w tym wymagania dotyczące wykształcenia oraz pozostałe warunki ustawowe.

Czy stanowisko koordynatora projektów zawsze jest stanowiskiem urzędniczym?

Nie zawsze. Trzeba sprawdzić, jak zostało ono zakwalifikowane w dokumentach urzędu. Może być stanowiskiem urzędniczym, samodzielnym stanowiskiem urzędniczym albo stanowiskiem o innym charakterze, zależnie od struktury organizacyjnej i regulaminu wynagradzania.

Czy kierowanie projektem oznacza kierowanie pracownikami?

Nie. Kierowanie projektem może polegać na planowaniu działań, rozliczaniu dotacji i koordynacji zadań, ale bez formalnego podporządkowania pracowników. Dla stażu kierowniczego istotne jest przede wszystkim formalne kierowanie komórką, zespołem albo pracą innych osób.

Czy urząd może powierzyć obowiązki sekretarza osobie bez wymaganych kwalifikacji?

Stanowisko sekretarza jest objęte szczególnymi wymaganiami ustawowymi. Jeżeli stanowisko jest wolne, powinien zostać przeprowadzony nabór w terminach i trybie przewidzianym w ustawie o pracownikach samorządowych. Osoba niespełniająca wymagań ustawowych nie powinna zostać zatrudniona na tym stanowisku.

Co zrobić, jeżeli nie mam pewności, czy mój staż jest kierowniczy?

Najpierw należy sprawdzić dokumenty kadrowe i organizacyjne urzędu. Warto wystąpić o zaświadczenie wskazujące nazwę stanowiska, okres zatrudnienia i jego kwalifikację. Jeżeli dokumenty są niejednoznaczne, ocena wymaga analizy konkretnego stanu faktycznego.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1135
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, Dz.U. 2021 poz. 1960 z późn. zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.