Zmiana stanowiska pracy: aneks czy wypowiedzenie

Kiedy wystarczy aneks do umowy o pracę?

Zmiana stanowiska pracy może zostać wprowadzona przez aneks do umowy o pracę, jeżeli pracodawca i pracownik zgodnie ustalą nowe warunki. W praktyce jest to porozumienie zmieniające. Nie ma znaczenia, czy umowa została zawarta na czas nieokreślony, określony czy okres próbny. Kluczowa jest zgoda obu stron.

Aneks warto zastosować zwłaszcza wtedy, gdy zmiana jest dla pracownika korzystna albo neutralna, np. obejmuje awans, doprecyzowanie nazwy stanowiska, zwiększenie wynagrodzenia, uporządkowanie zakresu obowiązków albo przeniesienie do zadań odpowiadających dotychczasowemu rodzajowi pracy.

Porozumienie zmieniające może również obejmować warunki mniej korzystne, ale tylko wtedy, gdy pracownik rzeczywiście się na nie zgadza. Pracownik nie ma obowiązku podpisania aneksu. Brak zgody na aneks nie jest sam w sobie naruszeniem obowiązków pracowniczych.

W aneksie należy jasno wskazać co najmniej: nową nazwę stanowiska, datę wejścia zmiany w życie, zakres obowiązków, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, podległość służbową oraz inne elementy, które ulegają zmianie. Jeżeli zmiana wpływa na informacje o warunkach zatrudnienia przekazane pracownikowi, pracodawca powinien je odpowiednio zaktualizować.

Kiedy konieczne jest wypowiedzenie zmieniające?

Wypowiedzenie zmieniające należy rozważyć wtedy, gdy pracodawca chce zmienić istotne warunki umowy o pracę bez zgody pracownika. Dotyczy to przede wszystkim rodzaju pracy, wynagrodzenia, miejsca pracy, wymiaru etatu, systemu czasu pracy albo takich obowiązków, które wyraźnie wykraczają poza dotychczasowe ustalenia umowne.

Podstawowe znaczenie ma art. 42 Kodeksu pracy. Wypowiedzenie zmieniające powinno nastąpić na piśmie i zawierać nowe proponowane warunki. Przy umowie na czas nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie zmieniające, tak jak przy zwykłym wypowiedzeniu umowy.

Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli natomiast pracownik nie złoży odmowy w przewidzianym trybie, przyjmuje się, że zgodził się na nowe warunki. Pracodawca powinien prawidłowo pouczyć pracownika o skutkach odmowy lub braku odmowy.

Przykładowo wypowiedzenie zmieniające może być potrzebne, gdy pracownik zatrudniony jako księgowy ma zostać przeniesiony na stanowisko sprzedażowe, gdy zmiana wiąże się z obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego, gdy znacząco zwiększa się odpowiedzialność materialna albo gdy dochodzi do trwałej zmiany miejsca wykonywania pracy wskazanego w umowie.

Czy sama zmiana nazwy stanowiska zawsze wymaga aneksu?

Nie zawsze. Jeżeli zmienia się wyłącznie nazwa stanowiska, a rzeczywisty rodzaj pracy, zakres obowiązków, wynagrodzenie i miejsce pracy pozostają bez zmian, często wystarczy dokument organizacyjny, np. aktualizacja zakresu obowiązków albo informacja kadrowa. Warto jednak unikać pozornych zmian nazw, które w praktyce oznaczają zupełnie inne obowiązki.

Jeżeli nazwa stanowiska jest elementem umowy o pracę, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest potwierdzenie zmiany w aneksie. Pozwala to uniknąć sporu o to, czy pracownik wyraził zgodę na nowe warunki i od kiedy mają one obowiązywać.

Czasowe powierzenie innej pracy

Kodeks pracy przewiduje także szczególną możliwość czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy bez wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może to zrobić w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

To rozwiązanie ma charakter wyjątkowy i tymczasowy. Nie powinno służyć do trwałej zmiany stanowiska ani obchodzenia przepisów o wypowiedzeniu zmieniającym. Jeżeli pracownik ma wykonywać nową pracę stale, należy zastosować aneks albo wypowiedzenie zmieniające, zależnie od tego, czy pracownik zgadza się na zmianę.

Nowy zakres obowiązków i wynagrodzenie

Przy zmianie stanowiska należy zadbać o precyzyjny opis nowych obowiązków. Jeżeli pracownik ma wykonywać zadania na dwóch stanowiskach, warto określić proporcje albo zasady podziału czasu pracy, zakres odpowiedzialności, przełożonych oraz sposób rozliczania pracy.

Zmiana stanowiska może uzasadniać zmianę wynagrodzenia, ale nie każda zmiana obowiązków automatycznie wymaga podwyżki. Jeżeli jednak nowe zadania są wyraźnie bardziej odpowiedzialne, wymagają dodatkowych kwalifikacji albo obejmują większy zakres odpowiedzialności, brak odpowiedniej regulacji wynagrodzenia może prowadzić do sporu.

Nowe obowiązki powinny odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Pracodawca nie powinien powierzać pracy, do której pracownik nie ma wymaganych uprawnień, umiejętności albo przeszkolenia, szczególnie gdy stanowisko wiąże się z obsługą maszyn, odpowiedzialnością za bezpieczeństwo innych osób lub dostępem do szczególnie istotnych danych.

Badania lekarskie, szkolenie BHP i ryzyko zawodowe

Zmiana stanowiska może wymagać dodatkowych działań przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeżeli pracownik zostaje przeniesiony na stanowisko, na którym występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, należy ocenić obowiązek skierowania go na odpowiednie badania lekarskie zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy.

Pracodawca powinien także zapewnić wymagane szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy pracownika nie wolno dopuścić do pracy, do której wykonywania nie ma wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP.

Jeżeli zmiana stanowiska wiąże się z innym środowiskiem pracy, nowymi narzędziami, pracą przy komputerze w innym wymiarze, pracą fizyczną, kontaktem z substancjami chemicznymi albo odpowiedzialnością za innych pracowników, pracodawca powinien zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego i zapoznać z nią pracownika.

Co powinien zawierać aneks zmieniający stanowisko?

Dobrze przygotowany aneks powinien być konkretny. Zbyt ogólne sformułowanie, np. "pracownik obejmuje inne zadania według potrzeb pracodawcy", może być niewystarczające i prowadzić do sporu.

• oznaczenie stron umowy i datę zawarcia aneksu,
• wskazanie umowy o pracę, której dotyczy zmiana,
• nową nazwę stanowiska i datę rozpoczęcia pracy na tym stanowisku,
• zakres obowiązków lub odesłanie do załącznika z zakresem obowiązków,
• nowe wynagrodzenie albo potwierdzenie, że wynagrodzenie pozostaje bez zmian,
• miejsce wykonywania pracy, jeżeli ulega zmianie,
• inne elementy, które zmieniają dotychczasowe warunki zatrudnienia.

FAQ

Czy pracownik musi podpisać aneks zmieniający stanowisko?

Nie. Aneks jest porozumieniem, więc wymaga zgody pracownika. Jeżeli pracownik nie zgadza się na zmianę, pracodawca nie może uznać samego braku podpisu za zgodę na nowe warunki.

Czy obniżenie wynagrodzenia można wprowadzić aneksem?

Tak, ale tylko za zgodą pracownika i z zachowaniem przepisów prawa pracy, w tym minimalnego wynagrodzenia oraz ewentualnych regulacji wewnętrznych. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, pracodawca powinien rozważyć wypowiedzenie zmieniające.

Czy zmiana zakresu obowiązków zawsze oznacza zmianę umowy?

Nie zawsze. Jeżeli nowe zadania mieszczą się w umówionym rodzaju pracy, mogą wynikać z polecenia pracodawcy lub aktualizacji zakresu obowiązków. Jeżeli jednak znacząco zmieniają charakter pracy, potrzebny będzie aneks albo wypowiedzenie zmieniające.

Czy można czasowo przenieść pracownika na inne stanowisko?

Tak, ale tylko przy spełnieniu warunków z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Powierzenie innej pracy ma być uzasadnione potrzebami pracodawcy, czasowe, nie może obniżać wynagrodzenia i powinno odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Czy po zmianie stanowiska trzeba kierować pracownika na badania?

To zależy od charakteru nowego stanowiska. Badania mogą być konieczne zwłaszcza przy przeniesieniu na stanowisko z czynnikami szkodliwymi, uciążliwymi albo innymi warunkami wpływającymi na zdolność do pracy.

Podsumowanie

Zmiana stanowiska pracy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony może nastąpić przez aneks, jeżeli pracownik zgadza się na nowe warunki. Jeżeli zgody nie ma, a zmiana dotyczy istotnych warunków pracy lub płacy, pracodawca powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające.

W praktyce należy najpierw ustalić, czy dochodzi do realnej zmiany rodzaju pracy, wynagrodzenia, miejsca pracy, odpowiedzialności albo warunków BHP. Dopiero potem można wybrać właściwy tryb i przygotować dokumenty. Szczególną ostrożność warto zachować przy przeniesieniu na stanowiska wymagające badań, szkoleń, uprawnień lub pracy w innych warunkach środowiskowych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.