A1 dla pracownika w Portugalii: delegacja czy oddelegowanie?

Zaświadczenie A1 i formularz US-3 - czego dotyczą?

Zaświadczenie A1 jest dokumentem potwierdzającym, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega pracownik wykonujący pracę w innym państwie UE, EOG albo w Szwajcarii. W praktyce polski pracodawca występuje o A1 do ZUS wtedy, gdy chce, aby pracownik czasowo wykonujący pracę za granicą nadal podlegał polskim ubezpieczeniom społecznym.

Formularz US-3 dotyczy pracownika wysyłanego przez polskiego pracodawcę do pracy za granicą na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004. Co do zasady chodzi o sytuację, w której pracodawca normalnie prowadzi znaczną część działalności w Polsce, pracownik jest wysyłany czasowo, okres pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i pracownik nie jest wysyłany po to, aby zastąpić inną osobę.

Istotne jest jednak to, że A1 nie rozstrzyga automatycznie, czy po stronie prawa pracy mamy do czynienia z podróżą służbową, czy z oddelegowaniem. A1 odpowiada przede wszystkim na pytanie o ubezpieczenia społeczne. Klasyfikację wyjazdu dla celów prawa pracy, podatków i należności pracowniczych trzeba ocenić osobno.

Podróż służbowa czy oddelegowanie - podstawowa różnica

Zgodnie z Kodeksem pracy podróż służbowa polega na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują wtedy należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, w tym w szczególności diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych uzasadnionych wydatków na zasadach wynikających z przepisów lub regulacji wewnętrznych pracodawcy.

Oddelegowanie oznacza natomiast czasową zmianę miejsca wykonywania pracy. W praktyce jest to sytuacja, w której pracownik przez określony czas wykonuje swoje zwykłe obowiązki w innym miejscu niż dotychczas, a zmiana ta wynika z porozumienia stron albo z innej dopuszczalnej podstawy prawnej. Jeżeli w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazano Polskę, konkretną miejscowość albo zakład pracodawcy, a pracownik ma przez pewien czas normalnie pracować w Portugalii, konieczne może być podpisanie aneksu lub porozumienia określającego czas, miejsce i warunki wykonywania pracy za granicą.

Przy miesięcznym montażu urządzenia u klienta w Portugalii nie można automatycznie stwierdzić, że musi to być oddelegowanie. Jeżeli wyjazd ma charakter jednorazowy, służy wykonaniu konkretnego zadania, pracownik po jego wykonaniu wraca do stałego miejsca pracy w Polsce, a polecenia i nadzór pozostają po stronie polskiego pracodawcy, taka sytuacja może zostać potraktowana jako podróż służbowa.

Jak ocenić miesięczny wyjazd pracownika do Portugalii?

Najważniejsze są fakty, a nie sama nazwa dokumentu zastosowana przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca nazwie wyjazd delegacją, ale w rzeczywistości pracownik przez dłuższy czas wykonuje zwykłą pracę w nowym miejscu, według stałego harmonogramu i w ramach zorganizowanej pracy za granicą, organy albo sąd mogą uznać, że doszło do oddelegowania.

W praktyce warto sprawdzić zwłaszcza:

• czy wyjazd dotyczy konkretnego, incydentalnego zadania, czy stałego wykonywania normalnej pracy za granicą,
• jak długo potrwa pobyt i czy podobne wyjazdy mają się powtarzać,
• kto faktycznie kieruje pracą pracownika i wydaje mu bieżące polecenia,
• czy pracownik jest włączony w organizację pracy zagranicznego klienta albo podmiotu powiązanego,
• czy w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy pozwala na taki wyjazd bez zmiany umowy,
• kto ponosi ekonomiczny rezultat pracy pracownika i na czyją rzecz wykonywane jest zadanie.

Okres jednego miesiąca przemawia raczej za możliwością zastosowania podróży służbowej, ale nie jest to samodzielne i bezwzględne kryterium. Znaczenie ma również to, czy pracownik jedzie wykonać konkretny montaż w ramach kontraktu polskiego pracodawcy, czy ma czasowo świadczyć zwykłą pracę w Portugalii jako nowe miejsce pracy.

Czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

Jeżeli wyjazd jest prawidłowo kwalifikowany jako podróż służbowa, co do zasady nie trzeba zmieniać miejsca pracy w umowie o pracę. Wystarczające jest polecenie wyjazdu służbowego, określenie zadania, czasu i miejsca wyjazdu oraz rozliczenie należności z tytułu podróży służbowej.

Jeżeli jednak wyjazd ma charakter oddelegowania, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zawarcie z pracownikiem pisemnego porozumienia albo aneksu. Taki dokument powinien wskazywać co najmniej okres pracy za granicą, miejsce wykonywania pracy, zasady wynagradzania, walutę i termin wypłaty, świadczenia dodatkowe, zasady pokrywania kosztów przejazdu i zakwaterowania oraz warunki powrotu do pracy w Polsce.

Przy oddelegowaniu trzeba także pamiętać o obowiązkach informacyjnych wobec pracownika wynikających z przepisów prawa pracy, zwłaszcza gdy praca ma być wykonywana poza granicami Polski. Zakres tych informacji zależy od konkretnej sytuacji, długości wyjazdu i treści dotychczasowej umowy.

Wynagrodzenie przy podróży służbowej i przy oddelegowaniu

W podróży służbowej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę, a dodatkowo przysługują mu należności związane z podróżą służbową. Nie oznacza to automatycznie obowiązku ustalenia wynagrodzenia na poziomie identycznym jak wynagrodzenie pracownika portugalskiego na takim samym stanowisku.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy wyjazd spełnia warunki delegowania pracownika w rozumieniu unijnych i portugalskich przepisów o delegowaniu pracowników. Wtedy mogą mieć zastosowanie minimalne warunki zatrudnienia państwa przyjmującego, w tym przepisy dotyczące wynagrodzenia, czasu pracy, odpoczynku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ewentualnych obowiązków zgłoszeniowych. Przy Portugalii warto zweryfikować aktualne lokalne wymogi przed wyjazdem, ponieważ obowiązki pracodawcy mogą wynikać bezpośrednio z prawa państwa wykonywania pracy.

W przypadku oddelegowania świadczenia wypłacane pracownikowi nie są automatycznie dietami z tytułu podróży służbowej. Ich podatkowe i składkowe rozliczenie wymaga osobnej analizy, zwłaszcza jeżeli pracodawca finansuje zakwaterowanie, przejazdy, dodatki zagraniczne albo wyrównanie wynagrodzenia.

Skutki podatkowe i składkowe

Wybór między podróżą służbową a oddelegowaniem ma praktyczne znaczenie dla rozliczeń. W podróży służbowej część należności, takich jak diety czy zwrot kosztów, może korzystać ze zwolnień podatkowych lub wyłączeń z podstawy wymiaru składek w granicach określonych przepisami. Warunkiem jest jednak to, aby rzeczywiście chodziło o podróż służbową.

Przy oddelegowaniu wypłacane świadczenia co do zasady stanowią przychód pracownika, chyba że konkretny przepis pozwala zastosować zwolnienie lub wyłączenie. Nie należy więc automatycznie stosować zasad właściwych dla diet z podróży służbowej do dodatków wypłacanych pracownikowi oddelegowanemu.

Zaświadczenie A1 ma znaczenie dla składek na ubezpieczenia społeczne, ponieważ potwierdza, że mimo wykonywania pracy w innym państwie pracownik nadal podlega polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z oceny podatków, prawa pracy i obowiązków w państwie przyjmującym.

Znaczenie orzecznictwa Sądu Najwyższego

Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy i służy wykonaniu określonego zadania poza stałym miejscem pracy. Nie jest nią natomiast stałe lub regularne wykonywanie zwykłych obowiązków w innym miejscu, jeżeli w rzeczywistości dochodzi do czasowej zmiany miejsca pracy.

W orzecznictwie wskazywano również, że o podróży służbowej decyduje polecenie pracodawcy wyjazdu poza ustalone miejsce pracy. Jeżeli strony zawierają porozumienie co do wykonywania pracy w innym miejscu przez oznaczony okres, może to przemawiać za czasową zmianą miejsca pracy, czyli oddelegowaniem. Znaczenie mają między innymi wyroki Sądu Najwyższego z dnia 2 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 138/09, z dnia 9 lutego 2010 r., sygn. akt I PK 157/09, z dnia 8 listopada 2012 r., sygn. akt II UK 87/12, oraz uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08.

W kontekście A1 istotne jest także stanowisko, że wydanie zaświadczenia przez ZUS poprzedza ocena, czy dana osoba może nadal podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Wskazuje na to między innymi uchwała Sądu Najwyższego z dnia 18 marca 2010 r., sygn. akt II UZP 2/10, oraz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2018 r., sygn. akt III UK 134/17.

Co powinien zrobić pracodawca przed wyjazdem?

Przed wysłaniem pracownika do Portugalii pracodawca powinien uporządkować dokumenty i ustalić rzeczywisty model wyjazdu. Jeżeli ma to być podróż służbowa, należy przygotować polecenie wyjazdu, wskazać konkretne zadanie, termin, miejsce, sposób rozliczenia kosztów oraz zadbać o A1. Jeżeli ma to być oddelegowanie, trzeba przygotować porozumienie albo aneks oraz zweryfikować warunki zatrudnienia wymagane przez prawo portugalskie.

Dodatkowe omówienie znajdziesz w materiale sprowadzenie zwłok z zagranicy.

W opisanej sytuacji, przy miesięcznym montażu urządzenia u klienta, nie ma automatycznego obowiązku oddelegowania wyłącznie dlatego, że pracownik otrzyma A1. Jeżeli spełnione są cechy podróży służbowej, pracownik może przebywać w Portugalii w podróży służbowej. Jeżeli jednak organizacja pracy wskazuje na czasową zmianę miejsca wykonywania pracy, należy rozważyć oddelegowanie i zmianę dokumentacji pracowniczej.

FAQ

Czy A1 oznacza, że pracownik musi być oddelegowany?

Nie. A1 potwierdza właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych. Pracownik może mieć A1 zarówno przy oddelegowaniu, jak i przy podróży służbowej, jeżeli spełnione są warunki pozostania w polskim systemie ubezpieczeń.

Czy miesięczny wyjazd do Portugalii może być podróżą służbową?

Tak, jeżeli wyjazd jest incydentalny, dotyczy konkretnego zadania, odbywa się na polecenie polskiego pracodawcy i nie oznacza faktycznej czasowej zmiany miejsca pracy. Trzeba jednak ocenić wszystkie okoliczności, a nie tylko długość pobytu.

Kiedy potrzebny jest aneks do umowy o pracę?

Aneks albo porozumienie jest wskazane wtedy, gdy pracownik ma czasowo wykonywać zwykłą pracę w innym miejscu jako nowym miejscu pracy. W dokumencie warto określić okres wyjazdu, miejsce pracy, wynagrodzenie, świadczenia dodatkowe i zasady powrotu.

Czy trzeba płacić pracownikowi tak jak w Portugalii?

Nie zawsze. Przy podróży służbowej pracownik zachowuje wynagrodzenie z umowy i otrzymuje należności delegacyjne. Jeżeli jednak wyjazd podlega przepisom o delegowaniu pracowników do Portugalii, trzeba sprawdzić minimalne warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie wykonywania pracy.

Czy bez A1 pracownik może pracować za granicą?

Brak A1 może spowodować ryzyko zakwestionowania podlegania polskim ubezpieczeniom i żądania rozliczeń w państwie wykonywania pracy. Dlatego przy wykonywaniu pracy w innym państwie UE, EOG albo w Szwajcarii pracodawca powinien zadbać o A1 przed wyjazdem albo niezwłocznie po ustaleniu potrzeby wyjazdu.

Podsumowanie

W opisanym przypadku miesięczny montaż urządzenia w Portugalii nie musi automatycznie oznaczać oddelegowania. Jeżeli pracownik wykonuje konkretne zadanie na polecenie polskiego pracodawcy, wyjazd jest krótkotrwały, a po jego zakończeniu pracownik wraca do dotychczasowej pracy w Polsce, możliwe jest zastosowanie podróży służbowej.

Jeżeli jednak wyjazd oznacza czasową zmianę miejsca pracy, stałe wykonywanie zwykłych obowiązków w Portugalii albo podporządkowanie organizacji pracy za granicą, należy rozważyć oddelegowanie, zmianę dokumentów pracowniczych oraz wymogi prawa państwa przyjmującego. W obu wariantach A1 pozostaje dokumentem dotyczącym ubezpieczeń społecznych, a nie samodzielną podstawą kwalifikacji wyjazdu w prawie pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 138/09
6. Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08
7. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 18 marca 2010 r., sygn. akt II UZP 2/10
8. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2018 r., sygn. akt III UK 134/17