Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim

Czy po urlopie macierzyńskim pracodawca musi udzielić urlopu wypoczynkowego?

Tak, jeżeli pracownica złoży wniosek o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim i ma niewykorzystany urlop, pracodawca powinien go udzielić. Wynika to z art. 163 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym na wniosek pracownicy urlopu wypoczynkowego udziela się bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Przepis obejmuje również pracownika-ojca wychowującego dziecko oraz innego członka najbliższej rodziny korzystającego z urlopu macierzyńskiego w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie powinien odmawiać urlopu tylko dlatego, że nie pasuje mu termin powrotu pracownicy do pracy. Warunkiem jest jednak zachowanie bezpośredniości: urlop wypoczynkowy powinien rozpocząć się od razu po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Jeżeli między urlopem macierzyńskim a wypoczynkowym wystąpi przerwa, np. dzień pracy, zwolnienie lekarskie albo inna nieobecność, sytuację trzeba ocenić ostrożniej, bo pracodawca może wtedy powoływać się na ogólne zasady planowania urlopów.

Podobna zasada ma znaczenie także w praktycznych sytuacjach po macierzyńskim, zwłaszcza gdy pracownica chce od razu wykorzystać zaległy urlop, a następnie wrócić do pracy albo złożyć kolejny wniosek związany z rodzicielstwem.

Jak liczy się wynagrodzenie urlopowe po macierzyńskim?

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Szczegółowe zasady wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego oraz ustalania i wypłacania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop.

Najważniejsze jest to, że zasiłek chorobowy i zasiłek macierzyński nie zastępują prowizji ani premii przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop. Są to świadczenia wypłacane za okres niezdolności do pracy lub korzystania z uprawnień rodzicielskich, a nie wynagrodzenie za pracę w rozumieniu zasad ustalania wynagrodzenia urlopowego.

Jeżeli pracownica ma stałą pensję zasadniczą, np. 3000 zł miesięcznie, to ten składnik uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli oprócz tego otrzymywała prowizję, premię miesięczną, wynagrodzenie akordowe albo inne zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc, należy je rozliczyć odrębnie. W praktyce warto porównać listę płac z zasadami rozliczania wynagrodzenia urlopowego, ponieważ przy podstawie i prowizji błąd może dotyczyć tylko jednego składnika, ale wpływać na całą wypłatę za urlop.

Stałe i zmienne składniki wynagrodzenia

Przy wynagrodzeniu urlopowym trzeba rozróżnić trzy grupy składników:

• stałe składniki miesięczne, np. wynagrodzenie zasadnicze, stały dodatek funkcyjny lub stały dodatek stażowy - uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu;
• zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne regulaminowe, wynagrodzenie akordowe lub za godziny nadliczbowe - co do zasady przyjmuje się je z 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu;
• składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premie kwartalne - wypłaca się je w przyjętych terminach, a okres urlopu traktuje się jak okres wykonywania pracy.

Nie każdy składnik wypłacony pracownikowi automatycznie zwiększa wynagrodzenie urlopowe. Rozporządzenie wyłącza m.in. jednorazowe i nieperiodyczne wypłaty za szczególne zadania, nagrody jubileuszowe, ekwiwalent za urlop, wynagrodzenie za czas choroby, odprawy oraz niektóre inne świadczenia. W przypadku premii trzeba więc sprawdzić, czy jest to składnik regularny i należny według określonych zasad, czy jednorazowa nagroda uznaniowa. Podobne problemy pojawiają się przy rozliczaniu premii w świadczeniach urlopowych i ekwiwalencie, zwłaszcza gdy pracodawca traktuje premię jako całkowicie uznaniową, mimo że w praktyce była regularna.

Co z prowizją, jeżeli przed urlopem była choroba i urlop macierzyński?

Jeżeli przez cały okres przyjęty normalnie do ustalenia podstawy, np. przez 3 miesiące przed urlopem, pracownica nie otrzymywała prowizji, bo była na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim, nie oznacza to, że prowizję można pominąć. W takiej sytuacji stosuje się § 11 rozporządzenia urlopowego: należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownicy przysługiwało wynagrodzenie zmienne.

W opisanym stanie faktycznym, jeżeli pracownica przez rok nie wykonywała pracy, a ostatnie prowizje otrzymywała przed zwolnieniem lekarskim w ciąży, pracodawca powinien cofnąć się do najbliższych miesięcy, w których prowizja faktycznie przysługiwała. Najczęściej będą to 3 miesiące sprzed dłuższej nieobecności. Jeżeli prowizje podlegały znacznym wahaniom, okres podstawy może zostać przedłużony maksymalnie do 12 miesięcy.

Nieprawidłowe byłoby automatyczne przyjęcie tylko stałej podstawy wynagrodzenia z umowy i pominięcie prowizji tylko dlatego, że w ostatnich miesiącach przed urlopem pracownica pobierała świadczenia chorobowe lub macierzyńskie.

Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe krok po kroku?

Praktyczny schemat obliczeń wygląda następująco:

1. Ustal, ile godzin pracy przypadałoby pracownicy w okresie urlopu zgodnie z jej normalnym rozkładem czasu pracy.
2. Stałe miesięczne wynagrodzenie przyjmij w kwocie należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu.
3. Ustal zmienne składniki za 3 miesiące poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy dużych wahaniach - za okres do 12 miesięcy.
4. Jeżeli w tych miesiącach nie było prowizji lub premii z powodu pełnych miesięcy nieobecności, sięgnij do najbliższych wcześniejszych miesięcy, w których takie wynagrodzenie przysługiwało.
5. Podziel podstawę zmiennych składników przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego ustalono tę podstawę.
6. Otrzymaną stawkę godzinową pomnóż przez liczbę godzin, które pracownica przepracowałaby w czasie urlopu, gdyby z niego nie korzystała.
7. Zsumuj wynagrodzenie ze składników stałych i zmiennych.

Przykładowo: jeżeli pracownica ma stałe wynagrodzenie zasadnicze oraz prowizję sprzedażową, samo stwierdzenie, że w okresie macierzyńskiego nie sprzedawała produktów, nie wystarcza do pominięcia prowizji. Trzeba zbadać wcześniejsze miesiące, w których pracownica pracowała i miała prawo do prowizji.

Czy można wykorzystać 74 dni zaległego urlopu?

Co do zasady tak, jeżeli urlop został prawidłowo nabyty i nie uległ przedawnieniu. Urlop wypoczynkowy przysługuje corocznie, a okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego nie powoduje sam w sobie proporcjonalnego obniżenia urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownica przez dłuższy czas nie mogła wykorzystać urlopu z powodu ciąży, choroby i urlopów związanych z rodzicielstwem, zaległość może być znaczna.

Zaległego urlopu należy zasadniczo udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeżeli jednak pracownica była w tym czasie nieobecna z przyczyn usprawiedliwionych, pracodawca powinien udzielić urlopu wtedy, gdy staje się to realnie możliwe. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie o urlop albo wynagrodzenie urlopowe, przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat.

Przy bardzo dużej liczbie dni trzeba więc sprawdzić, z których lat pochodzi zaległy urlop, kiedy stał się wymagalny i czy pracodawca prawidłowo prowadził ewidencję urlopową. W razie rozwiązania umowy o pracę niewykorzystany urlop nie jest już udzielany w naturze - pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny.

Co jeżeli umowa kończy się w trakcie macierzyńskiego lub przed urlopem?

Opisane zasady dotyczą sytuacji, w której stosunek pracy nadal trwa w chwili korzystania z urlopu wypoczynkowego. Jeżeli umowa o pracę rozwiąże się albo wygaśnie przed rozpoczęciem urlopu, pracownica nie skorzysta już z urlopu wypoczynkowego w naturze u tego pracodawcy. W takim przypadku trzeba rozliczyć niewykorzystany urlop ekwiwalentem pieniężnym, chyba że przepisy pozwalają na kontynuację zatrudnienia lub zawarcie kolejnej umowy.

Wątpliwości często pojawiają się przy umowach terminowych i ciąży, ponieważ od daty zakończenia umowy zależy, czy urlop będzie udzielony, czy rozliczony ekwiwalentem.

Jak postąpić praktycznie wobec pracodawcy?

Najbezpieczniej złożyć pisemny albo elektroniczny wniosek o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego albo rodzicielskiego. Wniosek powinien wskazywać datę rozpoczęcia urlopu, liczbę dni i informację, że chodzi o urlop zaległy oraz ewentualnie bieżący. Dobrze zachować potwierdzenie złożenia wniosku.

Po wypłacie wynagrodzenia warto poprosić o wyjaśnienie sposobu obliczenia wynagrodzenia urlopowego, zwłaszcza gdy pracownica miała prowizje lub premie. Jeżeli pracodawca uwzględnił tylko wynagrodzenie zasadnicze, trzeba wskazać, że składniki zmienne powinny zostać ustalone według § 8, § 9 i § 11 rozporządzenia urlopowego.

Jeżeli pracodawca odmawia udzielenia należnego urlopu albo zaniża wynagrodzenie, pracownik może dochodzić swoich praw przed pracodawcą, Państwową Inspekcją Pracy lub sądem pracy. Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru może być wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

FAQ

Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim?

Co do zasady nie, jeżeli pracownica składa wniosek o urlop bezpośrednio po urlopie macierzyńskim i ma niewykorzystany urlop. Pracodawca jest wtedy związany szczególną regulacją z art. 163 § 3 Kodeksu pracy.

Czy urlop macierzyński obniża wymiar urlopu wypoczynkowego?

Nie. Sam fakt korzystania z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego nie powoduje proporcjonalnego obniżenia urlopu wypoczynkowego. Inaczej może być przy niektórych innych nieobecnościach, np. urlopie wychowawczym, dlatego trzeba odróżniać te uprawnienia.

Czy zasiłek macierzyński wlicza się do wynagrodzenia urlopowego?

Nie. Wynagrodzenie urlopowe ustala się na podstawie wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy według zasad rozporządzenia urlopowego. Zasiłek macierzyński nie jest prowizją ani wynagrodzeniem za pracę, dlatego nie zastępuje zmiennych składników.

Z ilu miesięcy przyjmuje się prowizję do wynagrodzenia urlopowego?

Zwykle z 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli prowizje znacznie się wahały, można przyjąć okres dłuższy, ale nieprzekraczający 12 miesięcy.

Co jeżeli przez ostatnie 3 miesiące przed urlopem nie było prowizji?

Jeżeli brak prowizji wynikał z pełnych miesięcy nieobecności, np. choroby, macierzyńskiego lub rodzicielskiego, należy sięgnąć do najbliższych wcześniejszych miesięcy, za które prowizja przysługiwała. Nie wolno jej pominąć tylko dlatego, że pracownica była nieobecna.

Czy można wykorzystać najpierw cały zaległy urlop, a potem bieżący?

Tak, w praktyce najpierw rozlicza się urlop zaległy, a następnie bieżący. Przy urlopie bezpośrednio po macierzyńskim istotne jest, aby wniosek jasno wskazywał liczbę dni i termin rozpoczęcia urlopu.

Co zrobić, gdy pracodawca naliczył wynagrodzenie tylko od podstawy?

Warto zwrócić się o pisemne wyjaśnienie wyliczenia i wskazać, że zmienne składniki, takie jak prowizje lub premie miesięczne, powinny zostać ocenione według § 8, § 9 i § 11 rozporządzenia urlopowego. Jeżeli pracodawca nie skoryguje rozliczenia, możliwe jest dochodzenie wyrównania.

Podsumowanie

Pracownica wracająca z urlopu macierzyńskiego ma prawo wystąpić o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po jego zakończeniu, a pracodawca zasadniczo powinien taki wniosek uwzględnić. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego, o ile urlop został nabyty i nie doszło do przedawnienia roszczenia.

Wynagrodzenie za urlop po macierzyńskim powinno odzwierciedlać wynagrodzenie, jakie pracownica otrzymałaby, gdyby w tym czasie pracowała. Stałe składniki przyjmuje się z miesiąca urlopu, a prowizje i inne zmienne składniki ustala się według zasad z rozporządzenia urlopowego. Przy długiej nieobecności należy sięgnąć do wcześniejszych miesięcy, w których pracownica faktycznie otrzymywała zmienne wynagrodzenie.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 152, art. 163, art. 168, art. 172, art. 173, art. 282 i art. 291 - tekst aktu w ISAP.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - tekst aktu w ELI.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.