• Stan prawny na: 2026-06-06
Po śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, a pracodawca ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych. Rodzina może otrzymać dokument na wniosek, a błędne dane - np. o urlopie - można kwestionować.
W artykule wyjaśniamy, kto może żądać świadectwa pracy po zmarłym, czy brak podpisu pracownika ma znaczenie, jak działa sprostowanie świadectwa pracy i jakie roszczenia mogą przejść na bliskich.
Zgodnie z art. 631 § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Nie jest tu potrzebne wypowiedzenie ani porozumienie stron. Skutek następuje z mocy prawa.
Wygaśnięcie stosunku pracy powoduje obowiązek sporządzenia świadectwa pracy. W przypadku śmierci pracownika pracodawca nie przekazuje dokumentu automatycznie wszystkim członkom rodziny. Sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika.
Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a gdy takich osób nie ma - na wniosek spadkobiercy, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek może być złożony w postaci papierowej albo elektronicznej.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Nie. Świadectwo pracy jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę. Podpisuje je pracodawca, osoba reprezentująca pracodawcę albo osoba upoważniona do składania oświadczeń w jego imieniu. Jeżeli świadectwo jest wystawione elektronicznie, powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak podpisu pracownika - także zmarłego pracownika - nie powoduje nieważności świadectwa pracy. Pracownik nie zatwierdza treści świadectwa swoim podpisem. Jeżeli więc pracodawca twierdzi, że mąż "nie podpisał świadectwa", samo to nie oznacza jeszcze, że świadectwo nie zostało wydane albo że dokument jest wadliwy.
Inna sprawa to udowodnienie doręczenia dokumentu. Jeżeli świadectwo pracy miało zostać wydane za wcześniejszy okres zatrudnienia, pracodawca powinien móc wykazać, kiedy i w jaki sposób dokument został doręczony albo wysłany. W praktyce znaczenie mają np. potwierdzenie odbioru, potwierdzenie nadania, kopia pisma przewodniego, dokumentacja kadrowa oraz akta osobowe.
Umowa-zlecenie jest umową cywilnoprawną i sama w sobie nie stanowi stosunku pracy. Jeżeli więc umowa o pracę została skutecznie rozwiązana, a następnie zawarto wyłącznie umowę-zlecenie, pracodawca powinien był wydać świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia pracowniczego. Późniejsza umowa-zlecenie nie zastępuje obowiązku wydania świadectwa pracy za wcześniejszą umowę o pracę.
Trzeba jednak sprawdzić, czy zmiana umowy była rzeczywista. Jeżeli po podpisaniu umowy-zlecenia zmarły nadal wykonywał pracę osobiście, pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem, może powstać spór o ustalenie istnienia stosunku pracy. W takiej sytuacji nazwa umowy nie jest rozstrzygająca - decydują faktyczne warunki wykonywania pracy.
Ustalenie, że umowa-zlecenie w rzeczywistości była stosunkiem pracy, może mieć znaczenie dla świadectwa pracy, wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop, składek ZUS oraz uprawnień rodziny. Taka sprawa wymaga jednak analizy dokumentów i przebiegu pracy.
W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, stanowisk, trybu rozwiązania albo podstawy wygaśnięcia stosunku pracy oraz innych danych potrzebnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. W praktyce pełny katalog informacji w świadectwie pracy wynika z Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.
Aktualnie w świadectwie pracy zamieszcza się m.in. informacje dotyczące:
Świadectwo pracy powinno zawierać także pouczenie o możliwości żądania jego sprostowania. Brak pouczenia nie powinien działać na niekorzyść osoby, która chce zakwestionować błędny dokument, ale w praktyce nie warto zwlekać z reakcją.
Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym ma duże znaczenie. Jeżeli świadectwo pracy wskazuje, że pracownik wykorzystał urlop, którego w rzeczywistości nie wykorzystał, może to wpływać na rozliczenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Po śmierci pracownika prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą - co do zasady - na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Dopiero gdy takich osób nie ma, prawa te wchodzą do spadku. Może to obejmować m.in. niewypłacone wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz inne należności ze stosunku pracy.
Jeżeli ma Pani podejrzenie, że świadectwo pracy zawiera nieprawdziwą informację o urlopie, warto wystąpić do pracodawcy o kopię dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie urlopu: wnioski urlopowe, ewidencję czasu pracy, listy obecności, paski płac oraz rozliczenie ekwiwalentu. Sam zapis w świadectwie pracy nie zamyka drogi do kwestionowania sprawy.
Pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, kolejne 14 dni liczy się od zawiadomienia o odmowie - wtedy można wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Jeżeli pracodawca w ogóle nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania można skierować do sądu pracy.
W sprawie zmarłego pracownika bezpiecznym rozwiązaniem jest zastosowanie tego samego standardu terminów: osoba uprawniona, która otrzymała świadectwo pracy po zmarłym, powinna jak najszybciej - najlepiej w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu - złożyć wniosek o sprostowanie. Wniosek warto przygotować pisemnie i dokładnie wskazać, które punkty świadectwa są błędne oraz jak powinny brzmieć.
Pracodawca powinien w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku wydać nowe świadectwo pracy albo zawiadomić o negatywnym rozpatrzeniu wniosku. Gdy dokument ma znaczenie dla świadczeń, emerytury, renty albo rozliczeń po zmarłym, pomocna może być analiza, czy możliwe jest sprostowanie świadectwa pracy po latach.
Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może skutkować grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. W pierwszej kolejności warto wysłać do pracodawcy pisemny wniosek o wydanie świadectwa pracy po zmarłym pracowniku, wskazując podstawę prawną, stopień pokrewieństwa lub podstawę uprawnienia oraz adres do doręczeń.
Do wniosku można dołączyć dokumenty potwierdzające uprawnienie do odbioru świadectwa, np. odpis aktu zgonu, dokument potwierdzający małżeństwo lub pokrewieństwo, dokumenty związane z rentą rodzinną, a gdy brak osób uprawnionych do renty rodzinnej - dokument potwierdzający status spadkobiercy.
Jeżeli pracodawca nadal odmawia wydania dokumentu albo zwleka, można rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy oraz wystąpienie do sądu pracy. W przypadku szkody spowodowanej niewydaniem w terminie albo wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy możliwe jest również dochodzenie odszkodowania, o ile szkoda zostanie wykazana.
Wniosek powinien być prosty, ale precyzyjny. Warto wskazać dane zmarłego pracownika, datę jego śmierci, okres zatrudnienia, podstawę uprawnienia do otrzymania świadectwa oraz żądanie wydania albo sprostowania dokumentu. Jeżeli chodzi o sprostowanie, trzeba wymienić konkretne punkty świadectwa i zaproponować ich prawidłowe brzmienie.
Przykładowo, jeżeli spór dotyczy urlopu, nie wystarczy napisać, że "świadectwo jest błędne". Lepiej wskazać: "wnoszę o sprostowanie punktu dotyczącego urlopu wypoczynkowego poprzez wykazanie, że pracownik nie wykorzystał urlopu w wymiarze wskazanym w świadectwie, ponieważ z dokumentacji czasu pracy wynika brak dni urlopowych w tym okresie".
Wniosek najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania albo złożyć osobiście za potwierdzeniem wpływu. Jeżeli składany jest elektronicznie, warto zachować dowód wysłania i odbioru wiadomości.
Poniższe przykłady pokazują, jak w praktyce mogą wyglądać spory dotyczące świadectwa pracy po śmierci pracownika.
Pani Anna po śmierci męża zwróciła się do jego byłego pracodawcy o świadectwo pracy. Pracodawca twierdził, że dokument istnieje, ale nie został podpisany przez pracownika, więc "nie ma wartości". To stanowisko było błędne. Świadectwo pracy podpisuje pracodawca, a nie pracownik. Pani Anna mogła żądać wydania dokumentu, a następnie sprawdzić, czy zawiera prawidłową datę ustania stosunku pracy i poprawne informacje o urlopie.
Pan Marek przed śmiercią podpisał umowę-zlecenie, ale nadal pracował codziennie w siedzibie firmy, według grafiku ustalanego przez przełożonego i pod jego bieżącym nadzorem. Rodzina uznała, że umowa-zlecenie mogła w rzeczywistości ukrywać stosunek pracy. W takiej sytuacji samo świadectwo pracy za wcześniejszy okres mogło nie wystarczyć - konieczna była analiza, czy po zmianie umowy nadal istniało zatrudnienie pracownicze.
Pani Barbara otrzymała świadectwo pracy zmarłej córki. W dokumencie wskazano, że córka wykorzystała cały urlop wypoczynkowy za rok ustania zatrudnienia. Z list obecności i wiadomości do przełożonego wynikało jednak, że w tym czasie pracowała. Pani Barbara złożyła wniosek o sprostowanie świadectwa i zażądała rozliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jako należności ze stosunku pracy.
Tak. Pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Dokument wydaje rodzinie lub spadkobiercy na wniosek osoby uprawnionej.
W pierwszej kolejności małżonek lub inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną. Jeżeli takich osób nie ma, o wydanie świadectwa może wystąpić spadkobierca zmarłego pracownika.
Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku przez osobę uprawnioną. Wniosek można złożyć papierowo albo elektronicznie.
Nie w tym sensie, że pracownik nie podpisuje świadectwa pracy. Dokument podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona. Brak podpisu pracownika nie przesądza więc o nieważności dokumentu.
Tak. Jeżeli informacja o urlopie jest nieprawdziwa, należy wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy i zebrać dowody, np. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, listy obecności oraz rozliczenia wynagrodzenia.
Jeżeli zmarły pracownik miał niewykorzystany urlop, roszczenie o ekwiwalent pieniężny może być prawem majątkowym ze stosunku pracy. Co do zasady przechodzi ono na małżonka i inne osoby uprawnione do renty rodzinnej, a przy ich braku wchodzi do spadku.
Warto ponowić wezwanie z potwierdzeniem doręczenia, a następnie rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo sprawę w sądzie pracy. Przy roszczeniach pieniężnych trzeba także pilnować terminów przedawnienia.
Śmierć pracownika nie zamyka spraw związanych z dokumentacją pracowniczą. Pracodawca powinien sporządzić świadectwo pracy, przechowywać je w aktach osobowych i wydać osobie uprawnionej na jej wniosek. Pracownik nie musi podpisywać świadectwa pracy, dlatego brak jego podpisu nie przesądza o wadliwości dokumentu.
Uzupełnieniem tego wątku jest omówienie: Śmierć pracodawcy.
Jeżeli świadectwo zawiera błędy - zwłaszcza dotyczące dat zatrudnienia, podstawy ustania stosunku pracy, urlopu albo pracy w szczególnych warunkach - należy wystąpić o sprostowanie. W sprawach po zmarłym pracowniku dokument może mieć znaczenie nie tylko formalne, lecz także finansowe, bo wpływa na ekwiwalent za urlop, inne należności ze stosunku pracy oraz uprawnienia ubezpieczeniowe rodziny.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1016.
3. Informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: Świadectwo pracy.
4. Informacje Państwowej Inspekcji Pracy: Co to jest świadectwo pracy?.
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Małgorzata Zegarowicz-Sobuń
Radca prawny, absolwentka Wydziału Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego im. Jana Pawła II w Lublinie. Aplikację radcowską ukończyła przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Białymstoku. Jako radca prawny pragnie rozwijać się zawodowo oraz...
>> więcej informacji