Działalność w Polsce i praca w Niemczech a ZUS

Praca w Niemczech i działalność w Polsce - podstawowa zasada

W opisanej sytuacji kluczowe jest to, że przepisy unijne o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego mają zapobiegać podwójnemu oskładkowaniu. Osoba przemieszczająca się w obrębie Unii Europejskiej powinna podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.

Podstawę stanowią przede wszystkim rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenie wykonawcze nr 987/2009. W prawie polskim znaczenie ma także ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym art. 83 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który przewiduje wydawanie przez ZUS decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli zatem prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce, ale jednocześnie jest Pan zatrudniony jako pracownik w Niemczech, nie należy automatycznie zakładać, że trzeba płacić pełne składki w obu państwach. Trzeba ustalić, które ustawodawstwo jest właściwe.

Czy przysługuje ulga w ZUS?

W takim przypadku problemu nie rozwiązuje typowa ulga w składkach, lecz prawidłowe ustalenie, czy w ogóle powinien Pan podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym z tytułu działalności gospodarczej. Jeżeli właściwe okaże się ustawodawstwo niemieckie, polskie składki z działalności nie powinny być naliczane za okres, w którym podlega Pan systemowi niemieckiemu.

Nie oznacza to jednak, że nie będzie żadnych składek. Składki mogą być należne w Niemczech, zgodnie z tamtejszymi przepisami. Celem koordynacji unijnej nie jest zwolnienie z ubezpieczenia, lecz wskazanie jednego państwa, w którym osoba ma być ubezpieczona.

Ten wątek uzupełnia omówienie rolnik pracujący za granicą.

Istotne jest także to, że sam brak przychodów z działalności w Polsce nie zawsze zwalnia z obowiązków wobec ZUS, jeżeli działalność formalnie nadal trwa i polskie ustawodawstwo jest właściwe. Dlatego przed zamknięciem firmy warto najpierw ustalić, czy problem wynika z samego prowadzenia działalności, czy z nieprawidłowo przyjętego państwa ubezpieczenia.

Ten wątek uzupełnia omówienie odmowa wydania A1 przez ZUS.

Praca najemna w Niemczech a działalność na własny rachunek w Polsce

Sytuacja, w której dana osoba wykonuje pracę najemną w jednym państwie członkowskim, a działalność na własny rachunek w innym państwie członkowskim, jest objęta art. 13 ust. 3 rozporządzenia nr 883/2004. Zasadą jest wtedy podleganie ustawodawstwu tego państwa, w którym wykonywana jest praca najemna.

W praktyce oznacza to, że jeżeli rzeczywiście pracuje Pan jako pracownik w Niemczech, a w Polsce prowadzi Pan działalność gospodarczą, właściwe może być ustawodawstwo niemieckie. Wówczas działalność gospodarcza w Polsce powinna być uwzględniona w rozliczeniach według zasad państwa właściwego, a nie przez równoległe opłacanie pełnych składek w Polsce. W innych modelach współpracy transgranicznej kluczowe jest również ustalenie, gdzie płacić składki przy pracy dla firmy zagranicznej, gdy aktywność zawodowa łączy kilka państw.

Szerszy kontekst opisujemy również w artykule: Kto może prowadzić usługi psychoterapeutyczne?.

Warunkiem jest jednak rzeczywiste wykonywanie pracy. Jeżeli umowa o pracę za granicą miałaby charakter pozorny albo nie byłaby faktycznie realizowana, instytucje ubezpieczeniowe mogą zakwestionować jej skutki. W tym kontekście znaczenie może mieć także art. 83 Kodeksu cywilnego dotyczący pozorności czynności prawnej.

Dlaczego zameldowanie nie jest decydujące?

Zameldowanie w Niemczech albo w Polsce nie rozstrzyga samo w sobie, gdzie należy opłacać składki. Przepisy unijne posługują się pojęciami takimi jak miejsce wykonywania pracy, praca najemna, działalność na własny rachunek oraz miejsce zamieszkania rozumiane szerzej niż sam adres meldunkowy.

Przy ocenie miejsca zamieszkania mogą mieć znaczenie między innymi: gdzie znajduje się centrum interesów życiowych, rodzina, stałe miejsce pobytu, powiązania zawodowe, długość i regularność pobytu w poszczególnych państwach oraz zamiar stałego przebywania. Model dwa tygodnie w Polsce i dwa tygodnie w Niemczech wymaga więc indywidualnej analizy.

Jak ustalić ustawodawstwo właściwe?

Procedura wynika z art. 16 rozporządzenia nr 987/2009. Osoba wykonująca pracę lub działalność w więcej niż jednym państwie powinna poinformować instytucję właściwą według miejsca zamieszkania. W Polsce będzie to ZUS.

W praktyce należy złożyć do ZUS wniosek dotyczący ustalenia ustawodawstwa właściwego oraz przedstawić dokumenty potwierdzające okoliczności sprawy. Mogą to być w szczególności: umowa o pracę w Niemczech, dokumenty potwierdzające faktyczne wykonywanie pracy, harmonogram pobytów, informacje o działalności gospodarczej w Polsce, dowody rozliczania wynagrodzenia oraz dokumenty potwierdzające miejsce zamieszkania.

Instytucja właściwa dokonuje wstępnego ustalenia ustawodawstwa i informuje instytucje zainteresowanych państw członkowskich. Jeżeli inne państwo nie zgłosi zastrzeżeń w przewidzianym trybie, ustalenie może stać się ostateczne. Jeżeli właściwe okaże się prawo niemieckie, dalsze potwierdzenia i dokumenty, w tym formularz A1, mogą wymagać udziału właściwej instytucji niemieckiej.

Formularz A1 - do czego służy?

Formularz A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Jest szczególnie ważny, gdy praca lub działalność dotyczy więcej niż jednego państwa UE.

A1 nie tworzy prawa do zwolnienia ze składek sam przez się. Jest dokumentem potwierdzającym ustalenie właściwego systemu. Dlatego najpierw trzeba prawidłowo opisać stan faktyczny, a następnie uzyskać rozstrzygnięcie albo potwierdzenie właściwej instytucji.

Jeżeli w sprawie występują wątpliwości, na przykład część pracy jest wykonywana zdalnie z Polski, działalność w Polsce nadal przynosi przychody albo niemiecka umowa ma nietypowy charakter, ocena może być bardziej złożona.

Co ze składkami już zapłaconymi w Polsce?

Jeżeli po przeprowadzeniu procedury okaże się, że za dany okres właściwe było ustawodawstwo niemieckie, trzeba rozważyć korektę dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w Polsce. Dopiero na tej podstawie można ustalać, czy powstała nadpłata składek i czy można żądać jej zwrotu albo zaliczenia.

Nie należy jednak zakładać automatycznego zwrotu wszystkich wpłat. Znaczenie ma okres, którego dotyczą składki, treść rozstrzygnięcia instytucji, prawidłowość zgłoszeń, ewentualne zaległości oraz dokumenty przekazane do ZUS. W niektórych sprawach konieczna jest także korespondencja między instytucjami polską i niemiecką.

Czy trzeba zamknąć działalność gospodarczą?

Zamknięcie działalności nie zawsze jest konieczne. Jeżeli problem polega wyłącznie na tym, że błędnie opłaca Pan składki w Polsce mimo podlegania systemowi niemieckiemu, rozwiązaniem może być ustalenie właściwego ustawodawstwa i korekta rozliczeń.

Decyzja o zamknięciu działalności powinna zależeć od planów biznesowych, podatków, rzeczywistego wykonywania usług, kosztów oraz obowiązków w państwie właściwym. Trzeba też pamiętać, że przepisy o ubezpieczeniach społecznych nie rozstrzygają automatycznie kwestii podatkowych. Rezydencja podatkowa i miejsce opodatkowania dochodów to odrębny temat.

Co warto zrobić krok po kroku?

1. Ustalić, czy niemiecka umowa o pracę jest realnie wykonywana i od kiedy.
2. Zebrać dokumenty potwierdzające zatrudnienie, pobyty oraz zakres działalności w Polsce.
3. Złożyć do ZUS wniosek o ustalenie ustawodawstwa właściwego albo wyjaśnić, jaka procedura jest właściwa w danej konfiguracji.
4. Nie przerywać samowolnie rozliczeń bez decyzji lub potwierdzenia, jeżeli mogłoby to spowodować zaległości.
5. Po ustaleniu prawa właściwego skorygować zgłoszenia i rozliczenia, jeżeli będzie to konieczne.

FAQ

Czy praca w Niemczech zawsze zwalnia z ZUS w Polsce?

Nie zawsze. Co do zasady praca najemna w Niemczech może przesądzać o podleganiu niemieckiemu ustawodawstwu, ale trzeba sprawdzić, czy zatrudnienie jest realne, gdzie praca jest wykonywana i czy nie występują dodatkowe okoliczności, na przykład praca w kilku państwach.

Czy mogę po prostu przestać płacić składki ZUS?

Nie jest to bezpieczne. Najpierw należy ustalić ustawodawstwo właściwe i uporządkować dokumenty. Samowolne zaprzestanie płatności może skutkować zaległościami, odsetkami i koniecznością późniejszego wyjaśniania sprawy.

Czy ZUS może odmówić wyłączenia z polskich ubezpieczeń?

Tak, jeżeli z dokumentów wynika, że polskie ustawodawstwo nadal jest właściwe albo że przedstawione zatrudnienie za granicą nie daje podstaw do zastosowania przepisów unijnych w oczekiwany sposób. Od decyzji ZUS co do zasady przysługuje droga odwoławcza.

Czy formularz A1 jest konieczny?

W sprawach transgranicznych formularz A1 jest bardzo ważny, bo potwierdza, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba. W praktyce ułatwia wykazanie, że składki powinny być rozliczane tylko w jednym państwie.

Czy sprawa składek wpływa na podatki?

Nie bezpośrednio. Ubezpieczenia społeczne i podatki to odrębne obszary. Ustalenie, że właściwe jest ustawodawstwo niemieckie dla ubezpieczeń, nie przesądza automatycznie o rezydencji podatkowej ani o sposobie opodatkowania dochodów.

Podsumowanie

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce i jednoczesnej pracy na umowę o pracę w Niemczech kluczowe jest ustalenie ustawodawstwa właściwego. W wielu takich sprawach nie chodzi o ulgę w ZUS, lecz o to, że składki powinny być opłacane tylko w jednym państwie członkowskim.

Jeżeli zatrudnienie w Niemczech jest rzeczywiste, a działalność jest prowadzona w Polsce, właściwe może okazać się ustawodawstwo niemieckie. Wtedy należy przeprowadzić procedurę, uzyskać odpowiednie potwierdzenia i dopiero na tej podstawie korygować polskie rozliczenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887 z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, Dz. Urz. UE L 166 z 30.04.2004.
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004, Dz. Urz. UE L 284 z 30.10.2009.