Trzynastka a podstawa wynagrodzenia chorobowego

Czy trzynastkę wlicza się do podstawy chorobowego?

Tak, dodatkowe wynagrodzenie roczne może być uwzględniane przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego. Wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kodeksu pracy oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Dlatego w praktyce dla pracodawcy najważniejsze są reguły z ustawy zasiłkowej.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Dotyczy to także trzynastki, jeżeli spełnia warunki wliczenia do podstawy.

Przy składnikach takich jak dodatkowe wynagrodzenie roczne trzeba jednak sprawdzić, czy pracownik zachowuje prawo do tego składnika za czas choroby. Jeżeli pracownik ma prawo do danego składnika także za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku i składnik jest za ten okres wypłacany, to co do zasady nie wlicza się go do podstawy. Wynika to z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

Podstawa prawna i praktyczna zasada obliczenia

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracownika ustala się zasadniczo z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Od przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe odejmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.

W przypadku składek finansowanych przez pracownika standardowo chodzi o składkę emerytalną 9,76%, rentową 1,5% i chorobową 2,45%, czyli łącznie 13,71%. Jeżeli w danym przypadku wystąpiły szczególne zasady oskładkowania, np. przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej, obliczenie trzeba dostosować do faktycznie potrąconych składek.

Dla trzynastki stosuje się następujący schemat:

• ustalić, czy trzynastka podlega wliczeniu do podstawy chorobowego,
• przyjąć trzynastkę za rok poprzedzający miesiąc choroby,
• pomniejszyć ją o składki finansowane przez pracownika,
• sprawdzić, czy kwotę trzeba uzupełnić,
• dodać do podstawy 1/12 prawidłowo ustalonej kwoty.

Czy trzynastkę trzeba uzupełnić?

Trzynastkę należy uzupełnić wtedy, gdy została proporcjonalnie zmniejszona z powodu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. choroby, urlopu bezpłatnego albo innej absencji wpływającej na wysokość tego składnika. Uzupełnienie ma odtworzyć kwotę, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełny okres, za który przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie roczne.

Jeżeli pracownik powinien przepracować 253 dni, a przepracował 240 dni, bo przez 13 dni był niezdolny do pracy, i z tego powodu trzynastka została proporcjonalnie zmniejszona, można zastosować mechanizm:

Odpowiadając więc na przedstawiony problem: sama metoda podzielenia przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenia przez liczbę dni do przepracowania jest prawidłowa, jeżeli trzynastka była proporcjonalnie obniżona za absencję. Do podstawy wynagrodzenia chorobowego nie przyjmuje się jednak kwoty brutto bezpośrednio, lecz kwotę po odliczeniu składek finansowanych przez pracownika.

Kiedy przyjąć kwotę faktycznie wypłaconą?

Jeżeli sposób zmniejszenia trzynastki nie był proporcjonalny do okresu nieobecności, do podstawy należy przyjąć kwotę faktycznie wypłaconą, po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika. Nie powinno się wtedy sztucznie przeliczać jej według liczby dni przepracowanych.

Podobnie nie uzupełnia się składnika, gdy jego wysokość nie zależała od przepracowania pełnego okresu albo gdy pracownik zachowywał do niego prawo za okres choroby. Kluczowe znaczenie mają przepisy ustawy, regulamin wynagradzania, układ zbiorowy albo inne wewnętrzne zasady wypłaty danego składnika.

Co zrobić, gdy trzynastkę wypłacono po ustaleniu podstawy?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest zwykle wypłacane w pierwszych trzech miesiącach roku następującego po roku, za który przysługuje. Jeżeli nie zostało wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat świadczeń chorobowych, zastosowanie ma art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej.

Jeżeli podobny składnik był wypłacony za poprzedni okres, do podstawy przyjmuje się składnik wypłacony za okres poprzedni i co do zasady nie przelicza się podstawy ponownie po późniejszej wypłacie właściwej trzynastki. Jeżeli jednak pracownik nie miał takiego składnika za poprzedni okres, ocena może wymagać korekty po faktycznej wypłacie. W praktyce warto udokumentować, jaką podstawę przyjęto i dlaczego.

Trzynastka a zmiana wymiaru czasu pracy

Zmiana wymiaru czasu pracy może wpływać na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych. Jeżeli zmiana etatu nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy albo w miesiącach przyjmowanych do podstawy, podstawę ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy. Przy składnikach rocznych może to oznaczać konieczność wyodrębnienia części składnika przypadającej na okres po zmianie etatu.

Nie ma tu jednej uniwersalnej formuły dla każdego przypadku. Inaczej należy ocenić pracownika, który przez cały rok pracował na tym samym etacie, inaczej osobę, która zmieniła etat w trakcie roku, a jeszcze inaczej pracownika, który w poprzednim roku nie nabył prawa do trzynastki.

FAQ

Czy trzynastkę zawsze dolicza się do podstawy chorobowego?

Nie. Trzynastkę dolicza się wtedy, gdy jest składnikiem uwzględnianym w podstawie, była oskładkowana i pracownik nie zachowuje do niej prawa za okres pobierania świadczenia chorobowego. Jeżeli składnik przysługuje także za czas choroby i jest za ten czas wypłacany, nie zwiększa podstawy.

Czy do podstawy przyjmuje się trzynastkę brutto?

Nie bezpośrednio. Do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego przyjmuje się przychód po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika. Standardowo jest to 13,71%, chyba że w konkretnej sytuacji składki były potrącone inaczej.

Czy kwotę 1865,11 zł trzeba uzupełnić do 1966,14 zł?

Tak, ale tylko jako pomocnicze przeliczenie brutto i tylko wtedy, gdy trzynastka została proporcjonalnie zmniejszona za nieobecność. Do podstawy chorobowego należy przyjąć kwotę po odliczeniu składek pracownika, a następnie doliczyć 1/12 kwoty uzupełnionej.

Co jeśli trzynastka nie była proporcjonalnie zmniejszona?

Wtedy nie należy jej uzupełniać według liczby dni przepracowanych. Do podstawy przyjmuje się kwotę faktycznie wypłaconą, po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika, o ile składnik w ogóle podlega uwzględnieniu w podstawie.

Czy te same zasady dotyczą wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego?

Tak. Wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Dlatego art. 41 i 42 ustawy zasiłkowej mają znaczenie także przy wynagrodzeniu chorobowym.

Czy trzeba sprawdzać regulamin wynagradzania?

Tak. Regulamin, układ zbiorowy albo inne przepisy płacowe mogą rozstrzygać, czy dany składnik jest zmniejszany za absencję i czy pracownik zachowuje do niego prawo za okres choroby. Bez tej informacji nie da się bezpiecznie ocenić, czy składnik wliczać i czy go uzupełniać.

Źródła

• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w szczególności art. 36, art. 37, art. 41 i art. 42.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 92.
• Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.
• Komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.