Umowa o staż studencki a składki ZUS

Kiedy staż studenta podlega ubezpieczeniom społecznym?

W opisanej sytuacji kluczowe znaczenie ma nie sama nazwa dokumentu, lecz rzeczywisty charakter świadczenia. Jeżeli student został skierowany na staż przez uczelnię albo inny podmiot realizujący projekt i otrzymuje z tego tytułu stypendium, zastosowanie może mieć art. 6 ust. 1 pkt 9a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepis ten obejmuje osoby pobierające stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, na które zostały skierowane przez podmioty inne niż powiatowy urząd pracy. Dotyczy to jednak sytuacji, w której dana osoba nie ma innego tytułu powodującego obowiązek ubezpieczeń społecznych.

W praktyce trzeba więc ustalić trzy rzeczy: czy wypłacane świadczenie jest stypendium stażowym, kto formalnie kieruje studenta na staż oraz czy student ma inny obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń, na przykład umowę o pracę.

Kto finansuje składki od stypendium stażowego?

Jeżeli podstawą ubezpieczenia jest stypendium stażowe, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 9a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansuje w całości podmiot kierujący daną osobę na staż. Wynika to z art. 16 ust. 9a tej ustawy.

Oznacza to, że kwota stypendium wskazana w umowie lub regulaminie projektu nie powinna być pomniejszana o część składek emerytalnych i rentowych tak, jak dzieje się to przy typowym wynagrodzeniu pracownika. Płatnik powinien rozliczyć składki zgodnie z ustawą i budżetem projektu, a nie przerzucać ich na stażystę, jeżeli przepisy nakazują finansowanie po stronie podmiotu kierującego.

Podobnie składka na ubezpieczenie wypadkowe jest co do zasady finansowana przez płatnika składek. Artykuł nie rozstrzyga natomiast ewentualnych kwestii podatkowych ani zdrowotnych, bo te mogą zależeć od rodzaju świadczenia, regulaminu programu i indywidualnej sytuacji stażysty.

Czy studentowi można potrącić składki ZUS z wypłaty?

Jeżeli mamy do czynienia ze stypendium stażowym objętym art. 6 ust. 1 pkt 9a ustawy systemowej, potrącenie z wypłaty składek, które powinien finansować podmiot kierujący, należy uznać za nieprawidłowe. Student może wtedy domagać się wyjaśnienia rozliczenia, korekty oraz dopłaty brakującej części stypendium.

Inaczej może być wtedy, gdy dokument nazwany umową o staż jest w rzeczywistości umową o pracę, umową zlecenia albo inną umową cywilnoprawną. W takim przypadku zasady ubezpieczeń i finansowania składek ustala się według właściwego tytułu prawnego, a nie według reguł dotyczących stypendium stażowego.

Nie należy też automatycznie zakładać, że sam status studenta wyłącza składki. Zwolnienie studentów do ukończenia 26 lat z oskładkowania umowy zlecenia to inna sytuacja niż stypendium za staż w projekcie. Dlatego najważniejsze jest ustalenie podstawy wypłaty.

Co powinien zrobić student, gdy wypłata została pomniejszona?

Najpierw warto zebrać dokumenty: umowę stażową, regulamin projektu, informację o przyznanym stypendium, pasek wypłaty lub rozliczenie oraz korespondencję z uczelnią, pracodawcą albo operatorem projektu. Bez tych dokumentów trudno ocenić, czy potrącenie wynika z błędu, czy z innej kwalifikacji prawnej świadczenia.

Następnie student może złożyć do organizatora projektu lub podmiotu wypłacającego stypendium pisemne żądanie wyjaśnienia i korekty. W piśmie warto wskazać, że przy stypendium stażowym objętym art. 6 ust. 1 pkt 9a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki emerytalne i rentowe finansuje podmiot kierujący, zgodnie z art. 16 ust. 9a tej ustawy.

Jeżeli odpowiedź jest odmowna albo niejasna, można rozważyć skierowanie zapytania do ZUS, instytucji nadzorującej projekt lub skorzystanie z pomocy prawnika. W przypadku większej grupy stażystów problem warto zgłosić wspólnie, bo może dotyczyć całego sposobu rozliczania projektu.

Co powinno znaleźć się w piśmie o korektę?

Pismo nie musi być skomplikowane, ale powinno być konkretne. Warto podać dane stażysty, nazwę projektu, okres stażu, kwotę stypendium z umowy oraz kwotę faktycznie wypłaconą. Następnie należy zażądać wskazania podstawy potrącenia oraz korekty rozliczenia, jeżeli potrącono składki finansowane ustawowo przez podmiot kierujący.

Dobrym rozwiązaniem jest również wyznaczenie terminu na odpowiedź, na przykład 7 albo 14 dni od otrzymania pisma. Do pisma można dołączyć kopię umowy, potwierdzenie wypłaty i fragment regulaminu projektu dotyczący stypendium.

FAQ

Czy każde stypendium stażowe studenta podlega ZUS?

Nie każde. Obowiązek zależy od podstawy wypłaty, rodzaju programu i tego, czy student ma inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Dlatego trzeba sprawdzić umowę, regulamin projektu i kwalifikację świadczenia.

Czy organizator może wpisać w umowie kwotę brutto i potrącić z niej składki?

Sama nazwa kwoty jako brutto nie przesądza sprawy. Jeżeli świadczenie jest stypendium stażowym objętym art. 6 ust. 1 pkt 9a ustawy systemowej, składki emerytalne i rentowe powinien finansować podmiot kierujący, a nie stażysta.

Czy składki powinien płacić pracodawca, uczelnia czy operator projektu?

To zależy od dokumentów projektu i od tego, kto jest podmiotem kierującym lub płatnikiem składek. W praktyce może to być uczelnia, operator projektu albo inny realizator. Najważniejsze jest, aby składki nie zostały bezpodstawnie przerzucone na stażystę.

Czy można żądać zwrotu już potrąconych kwot?

Tak, jeżeli potrącenie było nieprawidłowe. Najpierw warto zażądać pisemnej korekty rozliczenia i wypłaty różnicy. Jeżeli organizator odmawia, dalsze kroki zależą od rodzaju umowy i podmiotu realizującego projekt.

Czy status studenta do 26 lat zawsze wyłącza składki?

Nie. Reguła dotycząca studentów do 26 lat najczęściej kojarzy się z umową zlecenia, ale stypendium stażowe w projekcie może być odrębnym tytułem ubezpieczeniowym. Nie należy mieszać tych dwóch podstaw.

Podsumowanie

Jeżeli student odbywa płatny staż w ramach projektu i otrzymuje stypendium, trzeba ustalić, czy świadczenie podlega art. 6 ust. 1 pkt 9a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W takim przypadku składki emerytalne i rentowe finansuje podmiot kierujący na staż, co wynika z art. 16 ust. 9a ustawy. Pomniejszenie stypendium o te składki może być więc niezgodne z prawem.

Najbezpieczniej nie ograniczać się do ustnej informacji z kadr lub biura projektu. Warto poprosić o pisemną podstawę rozliczenia, sprawdzić dokumenty i w razie potrzeby zażądać korekty wypłaty.

Źródła:

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.