Umowa lojalnościowa w trakcie szkolenia

Czy pracodawca może żądać podpisania umowy lojalnościowej w trakcie szkolenia?

Umowa lojalnościowa związana ze szkoleniem pracownika jest w praktyce umową o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Kodeks pracy przewiduje, że jeżeli pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu szkolenia albo chce określić zasady zwrotu kosztów, powinien zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę.

Przepisy nie przesądzają wprost, że taka umowa musi być zawsze podpisana wyłącznie przed pierwszym dniem szkolenia. Z punktu widzenia pracownika istotne jest jednak to, że umowa wymaga jego zgody. Pracodawca nie może jednostronnie, już po poniesieniu wydatków, dopisać pracownikowi obowiązku lojalnościowego bez jego podpisu.

Jeżeli dokument przedstawiono dopiero w trakcie szkolenia, warto dokładnie sprawdzić, czy obejmuje on także koszty poniesione przed podpisaniem. Taki zapis może być dopuszczalny, gdy pracownik świadomie go akceptuje, ale nie powinien być traktowany jak automatyczny obowiązek wynikający z samego udziału w szkoleniu.

Jakie koszty szkolenia można wpisać do umowy?

Przepisy nie wskazują maksymalnej kwoty szkolenia. Wysoka wartość, na przykład 20 tys. euro, nie jest sama w sobie sprzeczna z prawem. Pracodawca powinien jednak umieć wykazać, że wskazana suma odpowiada rzeczywistym kosztom poniesionym na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika.

Do kosztów, które najczęściej pojawiają się w takich umowach, należą opłaty za kurs, materiały szkoleniowe, egzamin, przejazdy, noclegi, diety lub inne dodatkowe świadczenia związane ze szkoleniem. Nie każda pozycja automatycznie podlega zwrotowi. Znaczenie ma treść umowy, charakter świadczenia i to, czy koszt został faktycznie poniesiony przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 103⁵ Kodeksu pracy obowiązek zwrotu dotyczy kosztĂłw poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń, i to w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo okresu zatrudnienia w czasie jego trwania.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Pracownik może być zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia przede wszystkim wtedy, gdy bez uzasadnionej przyczyny nie podejmie szkolenia albo je przerwie, rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem w okresie lojalnościowym albo pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy.

Obowiązek zwrotu może też powstać, gdy pracownik rozwiąże umowę bez wypowiedzenia, powołując się na ciężkie naruszenie obowiązków przez pracodawcę albo mobbing, ale w rzeczywistości takie przyczyny nie wystąpiły. W sporze to konkretne okoliczności i dowody będą decydowały o tym, czy żądanie pracodawcy jest zasadne.

Jeżeli umowa lojalnościowa przewiduje obowiązek zwrotu w sytuacjach szerszych niż Kodeks pracy, należy zachować ostrożność. Postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy mogą być kwestionowane.

Czy trzeba zwrócić całą kwotę 20 tys. euro?

Co do zasady nie. Nawet jeżeli pracownik skutecznie zobowiązał się do pozostawania w zatrudnieniu przez 2 lata, zwrot kosztów powinien być obliczony proporcjonalnie. Im dłużej pracownik przepracował po ukończeniu szkolenia, tym mniejsza część kosztów może podlegać zwrotowi.

Jeżeli przykładowo okres lojalnościowy wynosi 24 miesiące, a pracownik odchodzi po 12 miesiącach z przyczyn powodujących obowiązek zwrotu, pracodawca zasadniczo może dochodzić połowy kosztów objętych umową. Szczegółowe wyliczenie zależy jednak od treści umowy i od tego, które koszty rzeczywiście kwalifikują się do zwrotu.

Warto również sprawdzić, czy kwota w euro została jasno określona: czy jest to koszt brutto czy netto, czy obejmuje koszty podróży i pobytu, według jakiego kursu ma być przeliczana oraz czy pracownik otrzymał zestawienie kosztów. Brak przejrzystości może utrudniać pracodawcy dochodzenie roszczenia.

Co, jeśli pracodawca zwolni pracownika?

Nie każde rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę powoduje obowiązek zwrotu kosztów szkolenia. Kodeks pracy wymienia rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli sytuację odpowiadającą tak zwanemu zwolnieniu dyscyplinarnemu.

Jeżeli pracodawca wypowie umowę o pracę w zwykłym trybie z przyczyn niedotyczących pracownika albo z powodów organizacyjnych, żądanie zwrotu kosztów szkolenia może być niezasadne. Umowa lojalnościowa nie powinna przerzucać na pracownika ryzyka decyzji kadrowych pracodawcy, jeżeli pracownik sam nie doprowadził do zakończenia zatrudnienia w sposób wskazany w przepisach.

Jeżeli natomiast pracodawca rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, a rozwiązanie będzie zgodne z prawem, obowiązek zwrotu może powstać. Pracownik, który uważa, że zwolnienie było nieuzasadnione albo naruszało przepisy, powinien rozważyć odwołanie do sądu pracy w ustawowym terminie właściwym dla spraw z zakresu prawa pracy.

Czy można odmówić podpisania umowy?

Podpisanie umowy lojalnościowej jest czynnością wymagającą zgody obu stron. Pracownik może odmówić podpisania dokumentu, zwłaszcza jeżeli został mu przedstawiony dopiero po rozpoczęciu szkolenia, zawiera niejasne koszty albo przewiduje obowiązki szersze niż dopuszcza Kodeks pracy.

Trzeba jednak liczyć się z praktycznymi skutkami odmowy. Pracodawca może na przykład zrezygnować z finansowania dalszej części szkolenia albo oczekiwać wyjaśnienia zastrzeżeń. Nie powinien natomiast traktować samej odmowy podpisania niekorzystnej umowy jako automatycznej podstawy do obciążenia pracownika kosztami już poniesionymi bez ważnego porozumienia.

Najbezpieczniej poprosić o szczegółowe zestawienie kosztów, doprecyzowanie zasad zwrotu i czas na analizę dokumentu. Przy wysokiej wartości szkolenia warto negocjować zapisy dotyczące proporcji, waluty, wyłączeń odpowiedzialności oraz skutków rozwiązania umowy przez pracodawcę.

FAQ

Czy umowa lojalnościowa na 2 lata jest zgodna z prawem?

Tak, co do zasady jest dopuszczalna. Kodeks pracy pozwala określić czas pozostawania w zatrudnieniu po szkoleniu, ale nie dłuższy niż 3 lata. Okres 2 lat mieści się w tym limicie, o ile pozostałe zapisy umowy są zgodne z prawem.

Czy pracodawca może wpisać do umowy kwotę 20 tys. euro?

Może, jeżeli taka kwota odpowiada rzeczywistym kosztom dodatkowych świadczeń poniesionych na szkolenie. Pracownik ma podstawy, aby pytać o zestawienie kosztów i sposób ich wyliczenia, szczególnie gdy kwota jest wysoka albo obejmuje kilka różnych elementów.

Czy pracownik zawsze oddaje koszty proporcjonalnie?

Zasadą wynikającą z Kodeksu pracy jest proporcjonalność zwrotu do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo w czasie jego trwania. Umowa nie powinna nakładać obowiązku zwrotu całej kwoty, jeżeli pracownik przepracował już część okresu lojalnościowego.

Czy trzeba płacić, gdy to pracodawca wypowie umowę?

Zwykłe wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę nie jest typową przesłanką zwrotu kosztów szkolenia. Inaczej należy ocenić rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeżeli było uzasadnione i zgodne z przepisami.

Czy można podpisać umowę dopiero po rozpoczęciu szkolenia?

Można, jeżeli obie strony świadomie się na to zgadzają. Pracownik nie powinien jednak podpisywać dokumentu bez analizy, zwłaszcza gdy obejmuje koszty poniesione wcześniej, wysoką kwotę w walucie obcej albo szerokie podstawy zwrotu.

Podsumowanie

Umowa lojalnościowa przy szkoleniu pracownika może być zgodna z prawem, także wtedy, gdy dotyczy wysokich kosztów szkolenia za granicą. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności pracodawcy. Kwota powinna odpowiadać rzeczywistym kosztom, okres lojalnościowy nie może przekraczać 3 lat, a zwrot powinien być zasadniczo proporcjonalny.

Największej uwagi wymagają zapisy przewidujące zwrot kosztów przy rozwiązaniu umowy przez pracodawcę, zapisy o pełnym zwrocie bez proporcji oraz umowy przedstawione dopiero w trakcie szkolenia. Przed podpisaniem warto zażądać doprecyzowania kosztów i usunięcia postanowień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczegĂłlności art. 103¹-103⁶