Umowa lojalnościowa przy umowie na czas określony

Umowa lojalnościowa a szkolenie pracownika

W opisanej sytuacji nie chodzi o klasyczną umowę lojalnościową w potocznym znaczeniu, ale o umowę dotyczącą podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika. Taka umowa zwykle określa, jakie szkolenie finansuje pracodawca, jakie dodatkowe świadczenia zapewnia pracownikowi oraz przez jaki czas pracownik ma pozostać w zatrudnieniu po zakończeniu szkolenia.

Pracodawca może oczekiwać, że pracownik wykorzysta zdobyte kwalifikacje w firmie. Nie oznacza to jednak, że każda klauzula o zwrocie kosztów jest skuteczna. Umowa szkoleniowa musi mieścić się w granicach Kodeksu pracy. Jeżeli przewiduje obowiązek zwrotu w sytuacji, której przepisy nie przewidują, taki zapis może być nieskuteczny w zakresie mniej korzystnym dla pracownika.

W praktyce szczególnie problematyczne są zapisy, które nakładają na pracownika obowiązek pozostania w zatrudnieniu przez 2 lata, mimo że sama umowa o pracę została zawarta tylko na 6 miesięcy. Samo podpisanie takiej umowy szkoleniowej nie powoduje automatycznie przedłużenia umowy o pracę.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Zasady zwrotu kosztów szkolenia wynikają z art. 103⁵ Kodeksu pracy. Pracownik zwraca koszty poniesione przez pracodawcę na dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo w czasie jego trwania, tylko w określonych przypadkach.

Zwrot kosztów może być wymagany w szczególności wtedy, gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie szkolenia albo je przerwie. Może też powstać, gdy pracodawca rozwiąże z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie szkolenia albo po jego ukończeniu, w okresie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata.

Obowiązek zwrotu może również wystąpić, gdy pracownik w tym okresie sam rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, chyba że przyczyną wypowiedzenia był mobbing. Podobnie przepisy obejmują sytuację, w której pracownik rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo z powodu mobbingu, mimo że w rzeczywistości nie było do tego podstaw.

Poza tymi ustawowymi przypadkami pracodawca nie może dowolnie rozszerzać odpowiedzialności pracownika. Umowa szkoleniowa nie powinna tworzyć dodatkowych podstaw zwrotu kosztów, których nie przewiduje Kodeks pracy.

Koniec umowy na czas określony a odmowa podpisania kolejnej umowy

Jeżeli umowa o pracę została zawarta na 6 miesięcy i kończy się z upływem tego okresu, nie jest to rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez pracownika. Jest to naturalny skutek zawarcia umowy terminowej. W takiej sytuacji pracownik co do zasady nie powinien być obciążany kosztami szkolenia tylko dlatego, że nie podpisał kolejnej umowy o pracę.

Istotne jest również to, że umowa szkoleniowa nie zastępuje umowy o pracę i nie przedłuża jej automatycznie. Jeżeli strony nie zawrą kolejnej umowy o pracę, zatrudnienie ustaje. Pracodawca nie może samym zapisem w umowie szkoleniowej zmusić pracownika do podpisania następnej umowy o pracę.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik rozwiązuje trwającą umowę za wypowiedzeniem przed upływem okresu wskazanego w umowie szkoleniowej. Wtedy, przy spełnieniu warunków z Kodeksu pracy, pracodawca może żądać zwrotu kosztów w części proporcjonalnej. Każdorazowo trzeba jednak sprawdzić treść umowy, moment zakończenia szkolenia, powód ustania zatrudnienia i sposób wyliczenia żądanej kwoty.

Czy pracodawca może potrącić kwotę z wynagrodzenia?

Nawet jeżeli pracodawca uważa, że przysługuje mu roszczenie o zwrot kosztów szkolenia, nie oznacza to jeszcze, że może dowolnie potrącić tę kwotę z wynagrodzenia pracownika. Wynagrodzenie za pracę podlega szczególnej ochronie.

Potrącenia inne niż wskazane wprost w przepisach wymagają co do zasady zgody pracownika wyrażonej na piśmie. W praktyce sporne bywają zgody podpisane z góry, jeszcze przed powstaniem konkretnej należności i bez wskazania jej rzeczywistej wysokości. Jeżeli pracodawca potrącił pieniądze bez prawidłowej podstawy, pracownik może domagać się ich zwrotu.

Warto także zwrócić uwagę na proporcjonalność. Jeżeli zwrot kosztów jest w ogóle dopuszczalny, kwota nie powinna obejmować całego szkolenia bez uwzględnienia okresu przepracowanego po jego ukończeniu albo w trakcie podnoszenia kwalifikacji, gdy przepisy wymagają takiego proporcjonalnego rozliczenia.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy szkoleniowej?

Przed podpisaniem umowy warto ustalić, czy szkolenie rzeczywiście stanowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Należy też sprawdzić, jakie dokładnie koszty finansuje pracodawca. Inaczej ocenia się opłatę za kurs, a inaczej ogólne koszty organizacyjne, których wysokość nie została wykazana.

W umowie powinny być jasno opisane: nazwa szkolenia, koszt, termin, świadczenia dodatkowe, okres pozostawania w zatrudnieniu oraz zasady proporcjonalnego rozliczenia. Niepokojące są zapisy, które przewidują automatyczny zwrot całej kwoty za każdą formę zakończenia zatrudnienia, w tym za upływ czasu, na jaki zawarto umowę terminową.

Jeżeli pracownik podpisał już taką umowę, nie oznacza to jeszcze, że wszystkie jej postanowienia są skuteczne. Zgodnie z art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy tego rozdziału Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Przy umowie o pracę na czas określony podpisanie umowy szkoleniowej na dłuższy okres wymaga ostrożnej analizy. Pracownik nie jest automatycznie zobowiązany do zwrotu kosztów tylko dlatego, że po zakończeniu 6-miesięcznej umowy nie podpisze kolejnej umowy o pracę.

Kluczowe znaczenie ma przyczyna ustania zatrudnienia. Jeżeli umowa wygasła z upływem terminu, sytuacja jest inna niż przy wypowiedzeniu złożonym przez pracownika albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z jego winy. Pracodawca może żądać zwrotu kosztów tylko w granicach przewidzianych przez Kodeks pracy i w wysokości prawidłowo wyliczonej.

FAQ

Czy umowa lojalnościowa może być dłuższa niż umowa o pracę?

Może wskazywać okres pozostawania w zatrudnieniu po szkoleniu, ale nie przedłuża automatycznie umowy o pracę. Jeżeli umowa terminowa kończy się z upływem czasu, trzeba ocenić, czy przepisy w ogóle pozwalają żądać zwrotu kosztów.

Czy odmowa podpisania kolejnej umowy oznacza konieczność zwrotu kosztów?

Co do zasady nie. Odmowa zawarcia nowej umowy po zakończeniu dotychczasowej umowy terminowej nie jest tym samym co wypowiedzenie trwającej umowy o pracę przez pracownika.

Czy pracodawca może żądać zwrotu całej kwoty szkolenia?

Nie zawsze. Jeżeli obowiązek zwrotu w ogóle powstał, kwota powinna być rozliczana proporcjonalnie zgodnie z przepisami i treścią ważnej umowy szkoleniowej.

Czy można podpisać umowę szkoleniową już po zawarciu umowy o pracę?

Tak, jest to dopuszczalne. Ważne jednak, aby jej postanowienia były zgodne z Kodeksem pracy i nie nakładały na pracownika obowiązków szerszych niż dopuszczają przepisy.

Co zrobić, gdy pracodawca potrącił koszty z pensji?

Warto zażądać pisemnego wyjaśnienia podstawy potrącenia, wyliczenia kwoty i wskazania zgody pracownika. Jeżeli potrącenie było bezpodstawne, można domagać się zwrotu wynagrodzenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.