Faktura za niewykonaną usługę - czy trzeba płacić?

Czy trzeba opłacić fakturę za niewykonaną usługę?

Jeżeli wykonawca nie wykonał prac, nie oddał rezultatu i nie wykazał, że strony uzgodniły zapłatę z góry albo za konkretny etap robót, nie ma podstaw, aby automatycznie opłacać fakturę. Faktura jest dokumentem rozliczeniowym, ale sama w sobie nie przesądza jeszcze, że roszczenie wykonawcy jest zasadne.

W opisanej sytuacji kluczowe jest ustalenie, co rzeczywiście zostało uzgodnione: zakres prac, termin wykonania, wysokość wynagrodzenia, sposób rozliczenia zaliczki, materiały oraz ewentualne etapy odbioru. Jeżeli ustalenia były prowadzone mailowo, a wykonawca przyjął zaliczkę lub rozpoczął działania, może to potwierdzać zawarcie umowy, nawet gdy papierowy projekt nie został podpisany przez obie strony.

Przy ułożeniu nawierzchni z kostki brukowej zazwyczaj chodzi o umowę o dzieło, ponieważ wykonawca ma osiągnąć konkretny rezultat. Przy większych pracach budowlanych, obejmujących szerszy zakres organizacyjny i dokumentacyjny, kwalifikacja może jednak wymagać dokładniejszej analizy.

Umowa o dzieło, opóźnienie wykonawcy i brak odbioru prac

Podstawową zasadę dotyczącą zapłaty wynagrodzenia przy umowie o dzieło określa art. 642 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli strony nie umówiły się inaczej, przyjmującemu zamówienie należy się wynagrodzenie w chwili oddania dzieła. Jeżeli dzieło miało być oddawane częściami, a wynagrodzenie ustalono osobno za każdą część, wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia danego świadczenia częściowego.

Oznacza to, że przy braku odbioru gotowej nawierzchni wykonawca nie może skutecznie żądać pełnej zapłaty tylko dlatego, że wystawił fakturę. Inaczej mogłoby być wtedy, gdy z umowy, korespondencji albo przyjętej praktyki między stronami wynikały zaliczki, płatności etapowe lub obowiązek zapłaty za materiały już faktycznie zakupione i wydane zamawiającemu.

Jeżeli wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem albo ukończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne ukończenie go w umówionym terminie, zamawiający może skorzystać z art. 635 Kodeksu cywilnego i odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu. W praktyce, gdy termin już minął albo stan sprawy jest sporny, często bezpieczniej jest wysłać wykonawcy pisemne wezwanie z krótkim, konkretnym terminem na dokończenie prac i wyraźnym zastrzeżeniem skutków braku reakcji.

Jeżeli problem polega nie tylko na opóźnieniu, ale też na wadliwym albo sprzecznym z umową sposobie wykonywania prac, znaczenie ma art. 636 Kodeksu cywilnego. Zamawiający może wtedy wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu odpowiedni termin. Po jego bezskutecznym upływie może odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo wykonawcy.

Jak zakwestionować fakturę od nierzetelnego wykonawcy?

Najlepszym rozwiązaniem jest pisemne zakwestionowanie faktury. W piśmie warto wskazać, że prace nie zostały wykonane, dzieło nie zostało oddane, nie doszło do odbioru, a faktura nie odpowiada ustaleniom stron. Jeżeli faktura przewyższa uzgodnione wynagrodzenie, trzeba wyraźnie napisać, że kwota jest kwestionowana także co do wysokości.

Do wykonawcy można wysłać jedno pismo obejmujące kilka elementów: odmowę uznania faktury, wezwanie do wykonania prac w konkretnym terminie, wezwanie do zabezpieczenia i rozliczenia materiałów oraz informację, że po bezskutecznym upływie terminu zamawiający odstąpi od umowy i zażąda zwrotu zaliczki oraz naprawienia szkody.

Pismo należy wysłać w sposób pozwalający udowodnić doręczenie, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo pocztą elektroniczną na adres używany w dotychczasowej korespondencji. Warto zachować kopię faktury, potwierdzenie wysyłki i całą korespondencję.

Zwrot zaliczki i odszkodowanie za zniszczone materiały

Po skutecznym odstąpieniu od umowy strony powinny zwrócić sobie to, co otrzymały. Wynika to z art. 494 Kodeksu cywilnego. Zamawiający może więc żądać zwrotu zaliczki w zakresie, w jakim nie została prawidłowo rozliczona, a także naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.

Jeżeli wykonawca kupił materiały z zaliczki, powinien je rozliczyć i wydać albo wykazać, że zostały prawidłowo zużyte przy pracach. Jeżeli materiały zostały zniszczone, porzucone albo użyte niezgodnie z umową, zamawiający może domagać się odszkodowania, ale musi być przygotowany na wykazanie szkody i jej wysokości.

Dowodami mogą być zdjęcia placu prac, korespondencja z wykonawcą, potwierdzenie przelewu zaliczki, faktury za materiały, dokumentacja zniszczeń, kosztorys naprawy, oferty innych wykonawców oraz zeznania świadków. W razie procesu to strona dochodząca roszczenia musi wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne.

Kary umowne, gdy projekt umowy nie został podpisany

Jeżeli projekt umowy przewidywał kary umowne, ale wykonawca nigdy go nie zaakceptował, dochodzenie kar może być trudne. Kara umowna wymaga istnienia skutecznego postanowienia umownego. Samo przesłanie projektu z karą umowną zwykle nie wystarcza, jeżeli druga strona nie potwierdziła przyjęcia tego warunku.

Nie oznacza to jednak, że zamawiający jest bez ochrony. Nawet bez skutecznej kary umownej można dochodzić roszczeń na zasadach ogólnych: zwrotu zaliczki, odszkodowania za zniszczone materiały, kosztów doprowadzenia terenu do stanu umożliwiającego kontynuowanie prac oraz ewentualnej różnicy w kosztach zlecenia prac innemu wykonawcy, jeżeli związek ze szkodą da się udowodnić.

Co zrobić krok po kroku?

1. Nie płać automatycznie spornej faktury tylko dlatego, że została wystawiona. Najpierw sprawdź umowę, korespondencję i faktyczny zakres wykonanych prac.
2. Zrób dokumentację: zdjęcia, film, notatkę z datami, listę materiałów, potwierdzenia przelewów i wiadomości od wykonawcy.
3. Zakwestionuj fakturę pisemnie, wskazując, że dzieło nie zostało oddane, a kwota jest niezasadna lub zawyżona.
4. Wezwij wykonawcę do działania: dokończenia prac, zmiany sposobu wykonania, wydania materiałów albo rozliczenia zaliczki.
5. Wyznacz konkretny termin, np. datę dzienną, i wskaż, że po jego bezskutecznym upływie odstąpisz od umowy lub powierzysz prace innej osobie na koszt wykonawcy.
6. Po bezskutecznym terminie złóż oświadczenie o odstąpieniu i zażądaj zwrotu zaliczki oraz zapłaty odszkodowania, jeżeli powstała szkoda.
7. Przygotuj się na spór: wezwanie do zapłaty, mediację albo pozew, zależnie od wartości sprawy i reakcji wykonawcy.

FAQ

Czy muszę zapłacić fakturę, jeśli usługa nie została wykonana?

Co do zasady nie. Przy umowie o dzieło wynagrodzenie należy się po oddaniu dzieła, chyba że strony ustaliły inne zasady płatności, np. zapłatę etapami albo z góry za materiały.

Czy fakturę trzeba odesłać wykonawcy?

Nie ma jednego obowiązkowego sposobu działania, ale praktycznie warto pisemnie zakwestionować fakturę. Można wskazać, że faktura jest bezzasadna, ponieważ dzieło nie zostało wykonane ani odebrane, i zażądać korekty lub wycofania żądania zapłaty.

Czy brak podpisu pod umową oznacza, że umowy nie było?

Niekoniecznie. Umowa może zostać zawarta także ustnie, mailowo albo przez czynności stron, np. przyjęcie zaliczki i rozpoczęcie prac. Brak podpisu może natomiast utrudnić dochodzenie kar umownych lub szczegółowych postanowień z niezaakceptowanego projektu.

Kiedy można odstąpić od umowy z wykonawcą?

Można to zrobić m.in. wtedy, gdy opóźnienie jest tak duże, że wykonanie dzieła w terminie nie jest prawdopodobne, albo gdy po wezwaniu wykonawca nadal wykonuje prace wadliwie lub sprzecznie z umową. W wielu sytuacjach warto najpierw wyznaczyć dodatkowy termin, aby ograniczyć ryzyko sporu.

Czy mogę żądać zwrotu zaliczki?

Tak, jeżeli po odstąpieniu od umowy zaliczka nie znajduje uzasadnienia w prawidłowo wykonanych i rozliczonych świadczeniach wykonawcy. Wykonawca może próbować wykazywać poniesione koszty, dlatego ważne jest żądanie dokładnego rozliczenia.

Czy mogę zlecić dokończenie prac innej firmie?

Tak, ale najlepiej zrobić to po wcześniejszym wezwaniu wykonawcy do prawidłowego wykonania prac i po udokumentowaniu stanu robót. Przy wadliwym lub sprzecznym z umową wykonywaniu dzieła art. 636 Kodeksu cywilnego pozwala, po bezskutecznym terminie, powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo wykonawcy.

Co zrobić, jeśli wykonawca wpisze fakturę do windykacji?

Należy odpowiedzieć na wezwanie windykacyjne i podtrzymać stanowisko, że roszczenie jest sporne. Warto dołączyć kopię pisma kwestionującego fakturę, dokumentację niewykonanych prac i oświadczenie o odstąpieniu od umowy, jeżeli zostało już złożone.

Podsumowanie

Faktura za niewykonaną usługę nie powinna być opłacana automatycznie. Jeżeli dzieło nie zostało wykonane ani oddane, a strony nie uzgodniły wcześniejszej płatności, wykonawca co do zasady nie może skutecznie żądać pełnego wynagrodzenia. Zamawiający powinien pisemnie zakwestionować fakturę, udokumentować stan prac, wezwać wykonawcę do działania i w razie potrzeby odstąpić od umowy.

Po odstąpieniu można żądać zwrotu zaliczki, wydania materiałów, rozliczenia poniesionych kosztów oraz odszkodowania, jeżeli powstała szkoda. Ostateczny zakres roszczeń zależy jednak od dowodów, treści ustaleń między stronami i tego, czy wykonawca rzeczywiście wykonał jakąkolwiek część umowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 491, art. 494, art. 635, art. 636 i art. 642 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.

2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.