Czy dokument podpisany przez pracownika w czasie urlopu jest ważny?
• Autor: Dorota Kriger
Czy dokument podpisany przez dyrektora finansowego (uprawnionego do reprezentowania pracodawcy w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w dniu, kiedy miał urlop wypoczynkowy, zachowuje ważność? Z jakich przepisów wynika, że w trakcie urlopu nie wolno podpisywać żadnych dokumentów?
Wykonywanie pracy przez pracownika w trakcie urlopu wypoczynkowego
Zgodnie z Kodeksem pracy urlop wypoczynkowy to uprawnienie przysługujące wszystkim zatrudnionym pracownikom (w tym i osobom reprezentującym kadrę zarządzającą, jeśli osoba taka jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę).
Art. 152 § 1 K.p. mówi, że pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej urlopem. Wykonywanie pracy przez pracownika w trakcie urlopu wypoczynkowego stoi więc w sprzeczności z przeznaczeniem urlopu, jest to bowiem czas, kiedy pracownicy wypoczywają i regenerują siły.
W związku z powyższym przyjąć należy, że pracownik podczas urlopu jest zwolniony od obowiązku świadczenia pracy. Nie musi też wykazywać gotowości do wykonywania zadań służbowych.
Przerwanie urlopu wypoczynkowego w razie potrzeby i powrót do zakładu pracy
Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy lub kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych w razie potrzeby mogą być, podobnie jak każdy pracownik, zmuszeni do przerwania urlopu wypoczynkowego i powrotu do zakładu pracy.
W przypadku tej grupy pracowniczej, z uwagi na specyfikę ich pracy, może zaistnieć potrzeba przerwania urlopu wypoczynkowego w ramach instytucji odwolania z urlopu, o ktorej mowa w art. 167 K.p., częsciej, aniżeli w przypadku pozostałych pracowników.
Incydentalnie może się zdarzyć, że osoba zarządzająca zakładem pracy w imieniu pracodawcy uzna sama zbędność przerwania urlopu wypoczynkowego, gdyż jej czynności ograniczą się wyłącznie do złożenia na dokumentach stosownych podpisów, w tym np. do podpisu elktronicznego.
Ważność podpisanych dokumentów przez pracownika przebywającego na urlopie
Brak jest w takiej sytuacji przepisów prawa pracy, które kwestionowałyby ważność podpisanych dokumentów przez pracownika przebywającego na urlopie, który ma funkcję zarządzającego firmą w imieniu pracodawcy.
Sprawy związane z organizacją pracy – w szczególności prawa i obowiązki pracodawcy, w tym warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, a także problematyka zastępstw pracowników w czasie ich usprawiedliwionej nieobecności w pracy – powinny być uregulowane zasadniczo w regulaminie pracy.
Tam też należy poszukać odpowiedzi, czy dyrektor finansowy miał prawo w trakcie swojego urlopu podpisywać pisma związane z funkcjonowaniem zakładu pracy, czy też inna osoba w tym czasie była uprawniona do tego działania.
Jeśli nie wyznaczono zastępstwa na czas urlopu dyrektora finansowego bądź nie było innej osoby reprezentującej pracodawcę – należy przyjąć, że pisma podpisane przez dyrektora finansowego są wiążące, zwłaszcza jeśli dotyczą spraw, których nie można było przewidzieć przed rozpoczęciem przez niego urlopu.
Przykłady
Anna – dyrektor personalna i nagły aneks do umowy
Anna przebywała na zaplanowanym urlopie nad morzem, gdy do jej skrzynki trafił pilny aneks do umowy kluczowego pracownika. Nie było nikogo innego upoważnionego do podpisania dokumentu, a zwłoka groziła utratą ważnego kontraktu. Anna podpisała dokument zdalnie, korzystając z podpisu elektronicznego. Choć formalnie była na urlopie, dokument został uznany za ważny, ponieważ działała jako reprezentant pracodawcy, a sytuacja wymagała szybkiej reakcji.
Tomasz – kierownik działu logistyki i zatwierdzenie grafiku
Tomasz spędzał urlop w górach, kiedy jego zespół poprosił o pilne zatwierdzenie zmienionego grafiku pracy. Mimo że był niedostępny służbowo, zalogował się na firmową platformę i zatwierdził harmonogram. Po powrocie pojawiły się wątpliwości, czy jego decyzja była skuteczna. Ostatecznie uznano ją za obowiązującą, ponieważ Tomasz nie został formalnie odwołany z urlopu, ale też nikt inny nie został upoważniony do podjęcia tej decyzji.
Magda – główna księgowa i podpis na bilansie
Podczas dwutygodniowego urlopu Magdy urząd skarbowy wezwał firmę do uzupełnienia podpisanego bilansu. Magda, nie chcąc komplikować sytuacji, zalogowała się i podpisała dokument cyfrowo. Mimo że formalnie nie powinna wykonywać pracy w tym czasie, podpis nie został zakwestionowany, ponieważ wynikał z nieprzewidywalnej potrzeby służbowej, a jej rola była nie do zastąpienia w danym momencie.
Podsumowanie
Podpisanie dokumentu przez pracownika przebywającego na urlopie, zwłaszcza gdy pełni on funkcję zarządzającą w imieniu pracodawcy, co do zasady nie powoduje nieważności takiego dokumentu. Choć urlop wypoczynkowy służy regeneracji i wyklucza obowiązek świadczenia pracy, to w wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się, by osoba zarządzająca podjęła określone działania – zwłaszcza jeśli dotyczą one spraw nagłych i nieprzewidywalnych. Kluczowe znaczenie mają wewnętrzne regulacje zakładowe oraz ewentualne wskazanie osoby zastępującej. W razie ich braku należy przyjąć, że podpis złożony przez takiego pracownika – nawet w czasie urlopu – pozostaje skuteczny i wiążący.
Oferta porad prawnych
Potrzebujesz pewności, czy podpisany dokument jest ważny? Skonsultuj swoją sprawę z doświadczonym prawnikiem bez wychodzenia z domu. Oferujemy szybkie i rzetelne porady prawne online – wystarczy opisać problem, a nasi specjaliści przygotują odpowiedź dostosowaną do Twojej sytuacji. Skorzystaj z wygodnej formy kontaktu i zyskaj spokój dzięki fachowej opinii prawnej.
Źródła:
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Dorota Kriger
Absolwentka kierunku bankowość w Studium Finansów pod patronatem WSB w Poznaniu, licencjat Wydziału Ekonomicznego Akademii Ekonomicznej w Poznaniu w specjalności ekonomika pracy i zarządzanie kadrami. Od 1999 r. zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw administracji i zamówień publicznych, zajmuje się m.in. sprawami pracowniczymi.
Współpracuje przy pozyskiwaniu funduszy unijnych na realizację inwestycji i rozwój przedsiębiorczości (ukończone studia podyplomowe na Wydziale Ekonomicznym Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie „Rozwój regionalny i fundusze strukturalne Unii Europejskiej. Kierowanie projektami”).
prawnicy z dużym doświadczeniem
Zapytaj prawnika
NAJNOWSZE
» Ścieżka awansu do nauczyciela mianowanego, czas trwania i przepisy przejściowe
» Czas pracy a przebieranie się i mycie po pracy, kto płaci za czas przygotowania do pracy fizycznej?
» Delegacja służbowa a rodzicielstwo, czy możesz odmówić wyjazdu, mając małe dzieci?
» Dodatek za nadgodziny, jak prawidłowo liczyć wynagrodzenie w systemie kwartalnym?
» Choroba w trakcie urlopu po wypowiedzeniu, jakie masz prawa?
Kodeks pracy
