Aneks do umowy o pracę a dodatkowe obowiązki

Czy trzeba podpisać aneks z dodatkowymi obowiązkami?

Nie. Pracodawca nie może jednostronnie zmusić pracownika do podpisania aneksu do umowy o pracę. Aneks jest porozumieniem zmieniającym, a więc wymaga zgodnej woli obu stron. Jeżeli pracownik nie zgadza się na dodanie obowiązku, na przykład sprawdzania delegacji pod względem formalno-rachunkowym, może odmówić podpisania dokumentu.

Sama odmowa podpisania aneksu nie jest równoznaczna z odmową wykonania polecenia służbowego. To ważne rozróżnienie. Odmowa aneksu oznacza, że pracownik nie zgadza się na zmianę umowy. Natomiast ocena, czy konkretne zadanie trzeba wykonać bez aneksu, zależy od tego, czy mieści się ono w rodzaju umówionej pracy, kwalifikacjach pracownika i dotychczasowym zakresie obowiązków.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym z księgowością, rozliczeniami, administracją finansową albo obsługą delegacji, pracodawca może argumentować, że formalno-rachunkowa kontrola delegacji mieści się w zwykłym zakresie zadań. Jeżeli jednak pracownik wykonuje inne zadania, a nowy obowiązek oznacza istotne zwiększenie odpowiedzialności, zmianę charakteru pracy albo przejęcie funkcji innego stanowiska, bezpieczniejszą drogą dla pracodawcy jest porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Kiedy pracodawca powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające?

Wypowiedzenie zmieniające jest potrzebne wtedy, gdy pracodawca chce jednostronnie zmienić istotne warunki pracy lub płacy, a pracownik nie wyraża zgody na porozumienie. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których zmienia się rodzaj pracy, stanowisko, wynagrodzenie, miejsce pracy albo zakres odpowiedzialności w sposób wykraczający poza dotychczasową umowę.

Zgodnie z art. 42 § 3 Kodeksu pracy, w razie odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków pracy lub płacy umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie, uważa się, że przyjął nowe warunki. Pismo pracodawcy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. Gdy pouczenia zabraknie, pracownik może złożyć odmowę do końca okresu wypowiedzenia.

Pracodawca nie powinien zastępować wypowiedzenia zmieniającego samym aneksem podpisanym pod presją. Jeżeli pracownik nie chce podpisać aneksu, pracodawca może zrezygnować ze zmiany, negocjować warunki albo zastosować wypowiedzenie zmieniające z zachowaniem wymogów prawa pracy.

Czy nowe zadania można zlecić zwykłym poleceniem?

Tak, ale tylko w granicach umowy o pracę i przepisów prawa. Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą pracy, nie są sprzeczne z przepisami prawa i odpowiadają umowie o pracę. Polecenie nie może jednak w praktyce zmieniać istotnych warunków zatrudnienia, jeżeli do takiej zmiany potrzebne jest porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Przy ocenie, czy sprawdzanie delegacji pod względem formalno-rachunkowym może być zlecone bez aneksu, trzeba porównać przede wszystkim: nazwę stanowiska, rodzaj pracy wskazany w umowie, dotychczasowy zakres czynności, kwalifikacje pracownika, odpowiedzialność za dokumenty finansowe oraz to, czy nowe zadanie jest incydentalne, czy ma być stałym elementem pracy.

Osobno należy odróżnić czasowe powierzenie innej pracy od trwałej zmiany obowiązków. Kodeks pracy przewiduje możliwość czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy w określonych warunkach, między innymi gdy jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy, nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Nie jest to jednak narzędzie do stałego, nieformalnego zmieniania umowy.

Co oznacza wcześniejsza odmowa wypowiedzenia zmieniającego?

Jeżeli pracownik odmówił przyjęcia warunków zaproponowanych w wypowiedzeniu zmieniającym, umowa o pracę co do zasady rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Skutek ten wynika z art. 42 Kodeksu pracy. Jeżeli mimo odmowy pracownik nadal pracuje, a pracodawca dopuszcza go do pracy, trzeba ustalić, co faktycznie stało się z poprzednim wypowiedzeniem.

W praktyce możliwe są różne warianty. Pracodawca mógł cofnąć wypowiedzenie zmieniające, ale takie cofnięcie po złożeniu go pracownikowi wymaga zgody pracownika. Strony mogły też uzgodnić kontynuowanie zatrudnienia na dotychczasowych warunkach albo zawrzeć nowe ustalenia w sposób wyraźny lub dorozumiany. Znaczenie mają dokumenty, korespondencja, listy płac, dopuszczenie do pracy i zachowanie obu stron.

Jeżeli pracodawca obecnie przedkłada nowy aneks, nie oznacza to jeszcze, że poprzednie wypowiedzenie było skuteczne albo że pracownik musi zaakceptować nowe obowiązki. Trzeba oddzielić dwa zagadnienia: skutki wcześniejszego wypowiedzenia zmieniającego oraz ocenę nowego aneksu.

Jak bezpiecznie odmówić podpisania aneksu?

Najbezpieczniej odmówić na piśmie lub e-mailem, krótko i rzeczowo. Warto wskazać, że pracownik nie wyraża zgody na zmianę umowy w zaproponowanym brzmieniu. Nie trzeba szeroko uzasadniać odmowy, ale można zaznaczyć, że nowe obowiązki wykraczają poza dotychczasowy zakres pracy albo wymagają doprecyzowania odpowiedzialności i wynagrodzenia.

Jeżeli pracodawca mimo braku podpisu poleci wykonywanie nowych zadań, należy poprosić o polecenie na piśmie oraz o wyjaśnienie podstawy powierzenia takich czynności. W sporze pracowniczym duże znaczenie mają dokumenty: umowa, zakres obowiązków, aneks, wypowiedzenie zmieniające, pouczenia, wiadomości e-mail i notatki z rozmów. Jeżeli wątpliwość dotyczy samej skuteczności zmiany, warto sprawdzić, kiedy aneks do umowy o pracę wymaga zgody pracownika.

Pracownik powinien unikać emocjonalnych odpowiedzi oraz ogólnego stwierdzenia, że nie będzie wykonywać żadnych nowych poleceń. Bezpieczniej jest odróżnić odmowę zmiany umowy od gotowości wykonywania obowiązków zgodnych z umową o pracę i przepisami.

Jeżeli aneks dotyczy pracownika będącego cudzoziemcem i zmienia stanowisko, rodzaj pracy albo inne istotne warunki zatrudnienia, trzeba dodatkowo zweryfikować, czy zmiana pozostaje zgodna z podstawą legalnej pracy i z podstawowymi obowiązkami pracodawcy przy zatrudnieniu cudzoziemca na umowę o pracę.

FAQ

Czy odmowa podpisania aneksu może być podstawą zwolnienia?

Odmowa podpisania aneksu sama w sobie nie rozwiązuje umowy. Pracodawca może jednak zdecydować się na wypowiedzenie zmieniające albo, w określonych sytuacjach, na wypowiedzenie umowy o pracę. Zasadność takiego działania zależy od przyczyny, stanowiska pracownika i realnych potrzeb pracodawcy.

Czy pracodawca może wpisać nowe obowiązki do zakresu czynności bez zgody pracownika?

Może doprecyzować zakres czynności, jeżeli nowe zadania mieszczą się w umówionym rodzaju pracy. Nie powinien jednak pod pozorem aktualizacji zakresu obowiązków trwale zmieniać rodzaju pracy, poziomu odpowiedzialności albo innych istotnych warunków zatrudnienia.

Czy muszę uzasadniać odmowę podpisania aneksu?

Nie ma ogólnego obowiązku szczegółowego uzasadniania odmowy. Dla celów dowodowych warto jednak zachować spokojną, pisemną odpowiedź, że nie wyraża się zgody na zmianę umowy w zaproponowanym brzmieniu.

Co zrobić, gdy pracodawca grozi konsekwencjami za brak podpisu?

Należy zachować dokumenty, poprosić o pisemne wskazanie podstawy nowych obowiązków i nie podpisywać dokumentu pod presją. Jeżeli pracodawca wręczy wypowiedzenie zmieniające, trzeba pilnować terminów na złożenie odmowy oraz ewentualne odwołanie do sądu pracy.

Podsumowanie

Pani stanowisko może być zgodne z prawem, jeżeli odmawia Pani podpisania aneksu zmieniającego umowę o pracę. Pracodawca nie może wymusić porozumienia zmieniającego. Może natomiast twierdzić, że dane zadanie mieści się w dotychczasowym rodzaju pracy, albo zastosować wypowiedzenie zmieniające, jeżeli chce istotnie zmienić warunki zatrudnienia.

Kluczowe jest ustalenie, czy formalno-rachunkowa kontrola delegacji mieści się w Pani stanowisku, kwalifikacjach i dotychczasowym zakresie czynności. Trzeba też wyjaśnić skutki wcześniejszego wypowiedzenia zmieniającego, skoro po odmowie nadal była Pani dopuszczana do pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141