Przerwanie stażu z PUP a zwrot kosztów

Od 1 czerwca 2025 r. podstawą prawną w bieżących sprawach jest ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. W odniesieniu do kosztów po niepodjęciu albo przerwaniu stażu najważniejszy jest art. 120 tej ustawy. Poprzednia ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy może mieć znaczenie w sprawach dotyczących zdarzeń sprzed 1 czerwca 2025 r., ale nie powinna być podstawą oceny nowych przypadków.

Jakie koszty trzeba zwrócić po przerwaniu stażu?

Jeżeli bezrobotny z własnej winy nie podjął stażu albo go przerwał, zwrot nie obejmuje wszystkich wydatków związanych z jego uczestnictwem w programie. Art. 120 ust. 2 wskazuje konkretny katalog kosztów: koszty badań lekarskich i psychologicznych, przejazdu oraz zakwaterowania. PUP może domagać się ich zwrotu tylko wtedy, gdy rzeczywiście je poniósł.

W tym katalogu nie ma kosztów wyżywienia. Nie powinny więc być doliczane do zwrotu na podstawie art. 120 ust. 2 tylko dlatego, że zostały poniesione w związku ze stażem.

W przypadku szczególnego stażu zakończonego potwierdzeniem nabycia wiedzy lub umiejętności, o którym mowa w art. 119 ust. 1 ustawy, zastosowanie może mieć również art. 120 ust. 3. W sytuacjach wskazanych w tym przepisie zwrot może dodatkowo objąć koszt takiego potwierdzenia.

Urząd powinien wskazać, jakiej konkretnie kwoty żąda, z jakich pozycji się ona składa i jakie wydatki faktycznie zostały poniesione. Jeżeli wezwanie zawiera tylko jedną łączną sumę, warto zażądać jej szczegółowego rozliczenia oraz dokumentów potwierdzających poszczególne koszty.

Czy trzeba oddać stypendium?

Co do zasady stypendium wypłacone za okres, w którym osoba rzeczywiście odbywała staż i spełniała warunki do jego otrzymywania, nie jest jednym z kosztów wymienionych w art. 120 ust. 2. Sam fakt, że staż został później przerwany z winy bezrobotnego, nie powoduje automatycznie obowiązku zwrotu całego wcześniej należnego stypendium.

Trzeba jednak odróżnić stypendium prawidłowo należne od świadczenia pobranego nienależnie. Jeżeli pieniądze wypłacono za okres, za który osoba nie miała już do nich prawa, urząd może dochodzić ich zwrotu na odrębnej podstawie. Dlatego przy żądaniu obejmującym stypendium należy sprawdzić, za jaki okres urząd domaga się pieniędzy i z jakiego przepisu wywodzi obowiązek ich zwrotu.

Kiedy podjęcie pracy zwalnia ze zwrotu?

Art. 120 ust. 4 przewiduje istotny wyjątek. Obowiązku zwrotu kosztów określonych w art. 120 ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli przyczyną niepodjęcia albo przerwania stażu było podjęcie zatrudnienia, innej pracy zarobkowej albo działalności gospodarczej trwającej co najmniej miesiąc.

Nie wystarczy więc samo zawarcie dowolnej, nawet bardzo krótkiej umowy. Dla zastosowania tego wyjątku znaczenie ma zarówno związek między podjęciem pracy a przerwaniem stażu, jak i wymagany okres co najmniej miesiąca. Warto zachować umowę, dokumenty dotyczące działalności gospodarczej oraz korespondencję z PUP potwierdzającą przyczynę zakończenia stażu.

Co oznacza przerwanie stażu z własnej winy?

Obowiązek zwrotu z art. 120 jest związany z sytuacją, w której osoba nie podjęła albo przerwała formę pomocy z własnej winy. Może chodzić na przykład o samowolne zaprzestanie odbywania stażu, nieusprawiedliwione nieobecności albo zachowanie, które doprowadziło do zakończenia stażu z przyczyn leżących po stronie stażysty.

Nie każde przerwanie stażu można jednak automatycznie uznać za zawinione. Znaczenie mogą mieć choroba, zdarzenia losowe, poważne problemy dotyczące organizacji stażu lub inne okoliczności, których uczestnik nie mógł uniknąć. Dokumenty potwierdzające przyczynę przerwania warto przedstawić PUP jeszcze przed ostatecznym rozstrzygnięciem sprawy.

Utrata statusu i 90 dni bez kolejnego stażu

Zwrot kosztów nie jest jedyną możliwą konsekwencją. Trzeba jednak rozdzielić dwa różne mechanizmy przewidziane w ustawie.

• Utrata statusu bezrobotnego. Zgodnie z art. 65 ust. 1 pkt 2 bezrobotny, który z własnej winy po skierowaniu przez PUP albo po zawarciu umowy nie podjął lub przerwał realizację formy pomocy, co do zasady traci status bezrobotnego na 90 dni. Przepis przewiduje wyjątek, gdy przyczyną było podjęcie zatrudnienia, innej pracy zarobkowej albo działalności gospodarczej. W tym przepisie wyjątek nie został uzależniony od trwania pracy przez co najmniej miesiąc.
• 90 dni bez ponownego korzystania z tej samej formy pomocy. Art. 77 stanowi, że osoba, która bez uzasadnionej przyczyny przerwała finansowaną z Funduszu Pracy formę pomocy, nie może korzystać z tej formy przez 90 dni od dnia jej przerwania. Tutaj wyjątek związany z podjęciem zatrudnienia, innej pracy zarobkowej albo działalności gospodarczej wymaga, aby trwały one co najmniej miesiąc.

Nie należy zatem utożsamiać 90-dniowej utraty statusu z 90-dniową niemożnością ponownego korzystania z określonej formy pomocy. Są to odrębne skutki wynikające z innych przepisów. Dodatkowo osoba, która faktycznie podejmuje zatrudnienie lub działalność gospodarczą, może przestać spełniać warunki statusu bezrobotnego z samego tego powodu, niezależnie od sankcji za przerwanie stażu.

Czy można dokończyć przerwany staż?

Taką możliwość przewiduje art. 118 ust. 6 ustawy. Jeżeli osoba przerwała staż z uzasadnionej przyczyny, może w ciągu 6 miesięcy od dnia przerwania ukończyć staż zgodnie z jego programem. Potrzebna jest jednak zgoda starosty oraz organizatora stażu.

Rozwiązanie to ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy przeszkoda miała charakter przejściowy. Warto więc nie ograniczać się do zgłoszenia rezygnacji, lecz udokumentować przyczynę przerwania i zapytać PUP o możliwość kontynuowania programu w ustawowym terminie.

Jak odwołać się od żądania PUP?

Po otrzymaniu wezwania do zwrotu pieniędzy warto najpierw ustalić, czego dokładnie dotyczy żądanie. PUP powinien wskazać podstawę prawną, wysokość należności oraz wydatki, które faktycznie poniósł. Jeżeli kwota nie została rozpisana, można pisemnie zażądać szczegółowego wyliczenia i dokumentów potwierdzających koszty.

W stanowisku do urzędu można zakwestionować między innymi ustalenie własnej winy, zaliczenie do zwrotu wydatku niewymienionego w art. 120, brak dowodu poniesienia kosztu, objęcie żądaniem należnego stypendium albo pominięcie wyjątku dotyczącego zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności gospodarczej trwającej co najmniej miesiąc.

Jeżeli PUP wyda w sprawie decyzję administracyjną, należy dokładnie sprawdzić jej pouczenie. Powinno z niego wynikać, czy i w jakim trybie przysługuje odwołanie oraz w jakim terminie trzeba je wnieść. Nie warto odkładać reakcji do czasu rozpoczęcia egzekwowania należności, ponieważ uchybienie terminowi może utrudnić skuteczne zakwestionowanie rozstrzygnięcia.

FAQ

Czy po przerwaniu stażu trzeba zwrócić koszty wyżywienia?

Nie na podstawie art. 120 ust. 2. Obecny przepis wymienia koszty badań lekarskich i psychologicznych, przejazdu oraz zakwaterowania, ale nie wymienia wyżywienia.

Czy praca przez tydzień wystarczy, żeby nie zwracać kosztów stażu?

Nie. Dla wyjątku od zwrotu kosztów z art. 120 ust. 4 zatrudnienie, inna praca zarobkowa albo działalność gospodarcza muszą trwać co najmniej miesiąc. Taki sam miesięczny warunek występuje w wyjątku od 90-dniowego ograniczenia z art. 77. Inaczej sformułowany jest natomiast art. 65 dotyczący 90-dniowej utraty statusu bezrobotnego, który przy wyjątku związanym z podjęciem pracy lub działalności nie wskazuje miesięcznego minimum.

Czy trzeba oddać stypendium za okres odbywania stażu?

Nie tylko dlatego, że staż został później przerwany. Prawidłowo należne stypendium za okres faktycznego odbywania stażu nie jest kosztem wymienionym w art. 120 ust. 2. Osobno trzeba jednak ocenić świadczenie pobrane nienależnie.

Kiedy po przerwaniu stażu traci się status bezrobotnego na 90 dni?

Art. 65 ust. 1 pkt 2 przewiduje co do zasady 90-dniową utratę statusu, gdy bezrobotny z własnej winy po skierowaniu przez PUP albo zawarciu umowy nie podjął lub przerwał formę pomocy. Sankcji tej nie stosuje się na tej podstawie, gdy przyczyną było podjęcie zatrudnienia, innej pracy zarobkowej albo działalności gospodarczej.

Czy przerwany staż można dokończyć w ciągu 6 miesięcy?

Tak, jeżeli staż został przerwany z uzasadnionej przyczyny. Art. 118 ust. 6 pozwala ukończyć go zgodnie z programem w ciągu 6 miesięcy od przerwania, ale wymaga to zgody starosty i organizatora stażu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, Dz.U. 2025 poz. 620, w szczególności art. 65, art. 77, art. 118 i art. 120.