Zmiana stanowiska a odpowiedzialność za mienie

Odpowiedzialność za powierzone mienie a zmiana stanowiska

Odpowiedzialność materialna za powierzone mienie jest szczególnym rodzajem odpowiedzialności pracowniczej. Zgodnie z Kodeksem pracy dotyczy ona mienia powierzonego pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się, na przykład towaru w magazynie, pieniędzy, narzędzi, sprzętu albo dokumentów wartościowych. W praktyce podstawą bywa odrębna umowa o odpowiedzialności materialnej, zapis w umowie o pracę, zakres obowiązków, protokół powierzenia albo inny dokument potwierdzający, że pracownik rzeczywiście objął mienie pieczą.

Sama zmiana stanowiska pracy nie przekreśla odpowiedzialności za ewentualne szkody, które powstały w czasie, gdy pracownik faktycznie odpowiadał za magazyn. Powinna jednak zakończyć odpowiedzialność za przyszłe braki, jeżeli po przeniesieniu pracownik nie zarządza już magazynem, nie ma dostępu do towaru i nie może realnie kontrolować mienia.

Dlatego kluczowe jest rozróżnienie dwóch kwestii: rozliczenia okresu, w którym pracownik był kierownikiem magazynu, oraz braku odpowiedzialności za czas po przeniesieniu na inne stanowisko. Właśnie temu służy inwentaryzacja i protokół zdawczo-odbiorczy.

Czy odpowiedzialność wygasa automatycznie?

Najbezpieczniej nie zakładać, że odpowiedzialność wygasła automatycznie tylko dlatego, że podpisano porozumienie zmieniające stanowisko. Jeżeli porozumienie wyraźnie wskazuje nowe stanowisko w innym dziale, a pracownik od tej daty nie wykonuje czynności kierownika magazynu, jest to mocny argument, że od tej chwili nie powinien odpowiadać za nowe zdarzenia dotyczące magazynu. Nie zastępuje to jednak formalnego rozliczenia mienia.

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić treść umowy o odpowiedzialności materialnej, porozumienia zmieniającego, regulaminu pracy, instrukcji magazynowych oraz ewentualnych procedur inwentaryzacyjnych. Część umów przewiduje, kiedy odpowiedzialność ustaje, jak składa się wypowiedzenie takiej umowy i w jakim terminie należy dokonać rozliczenia.

Jeżeli po zmianie stanowiska pracownik nadal ma klucze, kody dostępu, możliwość wydawania towaru albo faktycznie wykonuje czynności magazynowe, sytuacja jest bardziej ryzykowna. Pracodawca może wtedy twierdzić, że pracownik wciąż miał wpływ na mienie. Dlatego warto nie tylko złożyć pismo, ale także zdać klucze, uprawnienia systemowe, pieczęcie, karty dostępu i inne narzędzia związane z magazynem.

Czy teraz jest za późno na inwentaryzację?

Nie, co do zasady nie jest za późno na złożenie wniosku o inwentaryzację. Im później zostanie ona wykonana, tym większe ryzyko sporu o to, kiedy powstały ewentualne braki i kto miał w tym czasie dostęp do mienia. Spóźniona inwentaryzacja nadal może jednak pomóc w uporządkowaniu sytuacji, zwłaszcza jeżeli w protokole zostanie wskazane, od kiedy pracownik nie pełni funkcji kierownika magazynu i nie ma wpływu na obrót towarem.

Pracownik powinien dążyć do osobistego udziału w inwentaryzacji. Jeżeli nie może uczestniczyć, warto pisemnie wskazać osobę upoważnioną do obecności przy czynnościach albo zażądać doręczenia protokołu. Protokół powinien obejmować stan mienia, datę i godzinę czynności, skład komisji, osoby obecne, zastrzeżenia pracownika oraz informację o zdaniu dostępu do magazynu.

Brak inwentaryzacji przy zmianie stanowiska działa niekorzystnie przede wszystkim dowodowo. Nie oznacza automatycznie, że pracownik odpowiada za każdy później ujawniony niedobór. Pracodawca powinien wykazać, że mienie zostało prawidłowo powierzone, że szkoda powstała oraz że dotyczy okresu, w którym pracownik miał realną możliwość pieczy nad mieniem.

Co napisać do pracodawcy?

W opisanej sytuacji warto złożyć pismo do pracodawcy, najlepiej w formie umożliwiającej potwierdzenie doręczenia. Pismo nie musi być długie, ale powinno być precyzyjne. Należy unikać ogólnego stwierdzenia, że pracownik wypowiada odpowiedzialność, jeżeli ważniejsze jest faktyczne rozliczenie mienia i potwierdzenie końca odpowiedzialności od daty zmiany stanowiska.

W piśmie warto wskazać:

• datę przeniesienia na nowe stanowisko i nazwę nowego działu,
• że od tej daty pracownik nie wykonuje obowiązków kierownika magazynu,
• że nie ma dostępu do magazynu albo że dostęp został zdany, jeżeli tak było,
• żądanie przeprowadzenia inwentaryzacji i sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego,
• wniosek o pisemne potwierdzenie zakończenia odpowiedzialności za mienie magazynowe od dnia zmiany stanowiska,
• prośbę o wskazanie terminu inwentaryzacji z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jeżeli pracodawca odmawia inwentaryzacji, warto ponowić wniosek na piśmie i zachować kopię. W razie późniejszego sporu takie dokumenty mogą potwierdzać, że pracownik chciał rozliczyć mienie i nie uchylał się od współpracy.

Co jeśli pracodawca zarzuci niedobór?

Przy odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik odpowiada surowiej niż przy zwykłej odpowiedzialności materialnej. Nie oznacza to jednak odpowiedzialności absolutnej. Pracownik może bronić się, wykazując, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności z powodu braku właściwego zabezpieczenia mienia, dostępu innych osób, wadliwej organizacji pracy, braku realnej możliwości kontroli albo powstania szkody już po przeniesieniu na inne stanowisko.

Ważne są dowody: porozumienie zmieniające, zakres obowiązków, korespondencja z pracodawcą, potwierdzenie zdania kluczy i uprawnień, grafiki pracy, wpisy w systemach magazynowych, protokoły, monitoring oraz lista osób mających dostęp do magazynu. Im lepiej udokumentowany jest moment zakończenia faktycznej pieczy nad mieniem, tym trudniej przypisać pracownikowi odpowiedzialność za późniejsze braki.

Roszczenia pracodawcy wobec pracownika podlegają przedawnieniu na zasadach określonych w Kodeksie pracy. W praktyce nie warto jednak czekać na rozwój sytuacji, tylko od razu uporządkować dokumenty i domagać się rozliczenia mienia.

FAQ

Czy muszę wypowiadać umowę o odpowiedzialności materialnej?

Warto sprawdzić, czy umowa przewiduje tryb wypowiedzenia. Niezależnie od tego należy złożyć pismo o rozliczenie mienia i potwierdzenie zakończenia odpowiedzialności w związku ze zmianą stanowiska. Samo wypowiedzenie bez inwentaryzacji może nie rozwiązać problemu dowodowego.

Czy pracodawca może zrobić inwentaryzację bez mojej obecności?

Może przeprowadzić czynności komisją, zwłaszcza gdy pracownik odmawia udziału albo nie można ustalić terminu. Dla pracownika korzystniejsze jest jednak uczestnictwo, zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu i dopilnowanie, aby odnotowano datę zakończenia pracy na stanowisku magazynowym.

Czy odpowiadam za braki ujawnione po zmianie stanowiska?

Nie powinno się automatycznie przypisywać pracownikowi braków powstałych po zmianie stanowiska, jeżeli nie miał już dostępu do mienia ani wpływu na magazyn. Pracodawca musi wykazać podstawy roszczenia, a pracownik może bronić się dowodami wskazującymi na brak faktycznej pieczy nad mieniem.

Co zrobić, gdy pracodawca nie odpowiada na wniosek o inwentaryzację?

Należy zachować dowód wysłania wniosku i ponowić go pisemnie. Warto też zażądać potwierdzenia zdania kluczy, kart dostępu, loginów i dokumentów magazynowych. Jeżeli spór narasta, dobrze przygotować stanowisko na piśmie przed ewentualnym potrąceniem lub wezwaniem do zapłaty.

Czy można potrącić niedobór z wynagrodzenia?

Potrącenie z wynagrodzenia wymaga podstawy przewidzianej w przepisach. Co do zasady pracodawca nie powinien samowolnie potrącać spornej kwoty niedoboru bez zgody pracownika albo odpowiedniego tytułu. W razie takiego działania trzeba szybko zweryfikować podstawę potrącenia.

Podsumowanie

Po przeniesieniu z funkcji kierownika magazynu na stanowisko w innym dziale pracownik powinien dążyć do formalnego zakończenia odpowiedzialności za mienie magazynowe. Najważniejsze jest pisemne żądanie inwentaryzacji, udział w rozliczeniu, protokół zdawczo-odbiorczy oraz potwierdzenie, że od daty zmiany stanowiska pracownik nie ma dostępu do magazynu. Jeżeli inwentaryzacji nie wykonano od razu, nadal warto jej żądać i dokumentować brak wpływu na mienie po przeniesieniu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.