Rozliczenie podróży służbowej w weekend

Czy za powrót z delegacji w sobotę należy się dzień wolny?

W opisanej sytuacji pracownicy wykonywali czynności służbowe od wtorku do piątku, a w sobotę jedynie wracali do Polski. Jeżeli sobota była dla nich dniem wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i w czasie powrotu nie wykonywali żadnych zadań służbowych, samo przemieszczanie się z miejsca delegacji do domu albo do siedziby pracodawcy zasadniczo nie daje prawa do dodatkowego dnia wolnego.

Inaczej należałoby ocenić sprawę, gdyby w sobotę pracownicy faktycznie pracowali, np. wykonywali montaż, sporządzali dokumentację dla pracodawcy, prowadzili służbowe rozmowy wymagające realnej pracy albo kierowali pojazdem w warunkach, w których samo prowadzenie pojazdu stanowiło wykonywanie obowiązków służbowych. Wtedy może powstać obowiązek rozliczenia pracy w dniu wolnym, nadgodzin albo naruszonego odpoczynku.

Trzeba więc rozdzielić dwie kwestie: należności za delegację, czyli diety i zwrot kosztów, oraz rozliczenie czasu pracy. Dieta rekompensuje zwiększone koszty wyżywienia w podróży. Nie jest wynagrodzeniem za pracę w godzinach nadliczbowych i nie zastępuje ewentualnej rekompensaty za pracę w dniu wolnym.

Diety i zwrot kosztów podróży służbowej

Podstawą rozliczenia delegacji jest art. 77⁵ Kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W jednostkach państwowych i samorządowych sfery budżetowej szczegółowe zasady wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. W przypadku pozostałych pracodawców zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu.

Jeżeli wewnętrzne przepisy firmy nie regulują należności delegacyjnych, stosuje się odpowiednio zasady z rozporządzenia. Pracodawca prywatny nie może też ustalić diety za dobę podróży krajowej ani zagranicznej poniżej wysokości krajowej diety przewidzianej dla sfery budżetowej. Obecnie dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Przy delegacji zagranicznej wysokość diety zależy od państwa docelowego i stawek z załącznika do rozporządzenia.

Z tytułu podróży krajowej i zagranicznej pracownikowi przysługują przede wszystkim diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków określonych albo uznanych przez pracodawcę. Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia delegacji.

Kiedy czas przejazdu jest czasem pracy?

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W odniesieniu do podróży służbowych praktyka i orzecznictwo rozróżniają czas samego przemieszczania się od czasu faktycznego wykonywania zadań.

Co do zasady czas przejazdu w delegacji wlicza się do czasu pracy w zakresie, w jakim przypada na normalne godziny pracy pracownika wynikające z jego rozkładu. Nie można więc obniżyć pracownikowi wynagrodzenia tylko dlatego, że w swoich zwykłych godzinach pracy jechał do miejsca wykonywania zadania służbowego zamiast pracować przy biurku albo na stanowisku w zakładzie. Uzupełniająco warto zobaczyć temat: Praca 8,5 godziny zamiast 8 - rozliczenie nadgodzin.

Jeżeli jednak podróż odbywa się poza normalnymi godzinami pracy i pracownik nie wykonuje w tym czasie pracy, taki przejazd nie jest automatycznie nadgodzinami. Pracownik zachowuje prawo do należności delegacyjnych, ale nie nabywa z tego powodu prawa do dodatkowego wynagrodzenia ani czasu wolnego.

Wyjątki są istotne. Czas przejazdu może być czasem pracy, jeżeli pracownik w jego trakcie realnie wykonuje obowiązki, np. przygotowuje dokumenty, prowadzi służbowe negocjacje, usuwa awarię zdalnie albo prowadzi pojazd w ramach obowiązków służbowych, zwłaszcza gdy przewozi innych pracowników lub sprzęt na polecenie pracodawcy. W takich przypadkach trzeba badać konkretny stan faktyczny, rozkład czasu pracy i treść polecenia służbowego.

Powrót w sobotę a dzień wolny za pracę w dniu wolnym

Jeżeli sobota była dla pracowników dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, obowiązek udzielenia innego dnia wolnego powstałby wtedy, gdyby w tym dniu wykonywali pracę. Wtedy zastosowanie może mieć art. 151³ Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przysługuje inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Sama bierna podróż powrotna w sobotę, bez wykonywania pracy, nie jest jednak pracą w takim dniu. Dlatego w przedstawionym stanie faktycznym, przy założeniu że pracownicy byli tylko pasażerami albo w inny sposób jedynie przemieszczali się po zakończeniu zadania służbowego, nie ma podstaw do udzielenia dodatkowego dnia wolnego wyłącznie za sobotni powrót.

Jeżeli sobota była dla danego pracownika normalnym dniem pracy wynikającym z harmonogramu, przejazd przypadający w godzinach zaplanowanej pracy należy rozliczyć inaczej: jako czas wliczany do czasu pracy. Tak samo trzeba odrębnie ocenić pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, w ruchomych rozkładach albo przy pracy zmianowej.

Odpoczynek po podróży służbowej

Nawet gdy czas przejazdu poza normalnym rozkładem nie jest czasem pracy, pracodawca powinien organizować delegacje tak, aby nie naruszać prawa pracownika do odpoczynku. Zasadą jest co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Od tych zasad są wyjątki, ale nie można ich rozszerzać dowolnie.

Znaczenie ma również podróż nocna. Oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej tak, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, może być dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy. Nie jest to jednak to samo, co automatyczne prawo do dodatkowego płatnego dnia wolnego za każdy powrót z delegacji.

W praktyce pracodawca powinien przed delegacją ustalić: godziny wyjazdu i powrotu, środek transportu, harmonogram pracy, sposób rozliczenia kosztów oraz to, czy po powrocie pracownik ma realną możliwość skorzystania z wymaganego odpoczynku przed kolejną pracą.

Jak rozliczyć opisany przypadek?

Przy podróży od poniedziałku od godziny 8.00 do soboty do godziny 20.00 pracownicy powinni otrzymać należności delegacyjne za cały okres podróży, zgodnie z właściwymi zasadami dla podróży krajowej i zagranicznej. Skoro otrzymali diety, zwrot kosztów pobytu i wynagrodzenie za pracę od poniedziałku do piątku, zasadnicze pytanie dotyczy jedynie sobotniego powrotu.

Jeżeli w sobotę pracownicy nie wykonywali żadnych czynności służbowych i sobota nie była dla nich harmonogramowym dniem pracy, nie ma podstaw do udzielenia dnia wolnego wyłącznie dlatego, że powrót trwał 12 godzin. Należy jednak sprawdzić, czy podróż nie naruszyła odpoczynku tygodniowego albo dobowego przed kolejnym dniem pracy oraz czy któryś z pracowników nie wykonywał podczas przejazdu czynności, które można uznać za pracę.

Ostateczna ocena zależy od dokumentów: polecenia wyjazdu służbowego, rozkładu czasu pracy, ewidencji czasu pracy, sposobu podróżowania i regulacji obowiązujących u pracodawcy. W razie wątpliwości warto opisać dokładnie, kto jechał, kto prowadził pojazd, jakie czynności wykonywano w drodze i kiedy pracownicy mieli zaplanowaną kolejną pracę.

FAQ

Czy za powrót z delegacji w sobotę zawsze należy się dzień wolny?

Nie. Dzień wolny należy się przede wszystkim za wykonywanie pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy. Jeżeli pracownik w sobotę tylko wracał z delegacji i nie wykonywał pracy, samo przemieszczanie się nie daje automatycznie prawa do dnia wolnego.

Czy czas podróży służbowej wlicza się do czasu pracy?

Tak, ale nie zawsze w całości. Czas przejazdu wlicza się do czasu pracy w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy pracownika. Poza tymi godzinami podróż jest czasem pracy wtedy, gdy pracownik faktycznie wykonuje obowiązki służbowe.

Czy dieta za delegację jest wynagrodzeniem za pracę?

Nie. Dieta jest należnością związaną z kosztami podróży służbowej, przede wszystkim ze zwiększonymi kosztami wyżywienia. Nie jest dodatkiem za nadgodziny ani rekompensatą za pracę w dniu wolnym.

Ile wynosi dieta krajowa w podróży służbowej?

Na dzień aktualizacji artykułu dieta krajowa określona w rozporządzeniu wynosi 45 zł za dobę podróży. Przy podróży trwającej krócej niż dobę albo przy niepełnej dobie stosuje się zasady proporcjonalnego ustalania diety.

Czy pracodawca prywatny może ustalić niższe diety?

Może uregulować zasady delegacji w regulaminie, układzie zbiorowym albo umowie, ale dieta za dobę podróży krajowej lub zagranicznej nie może być niższa niż dieta krajowa przewidziana dla pracownika sfery budżetowej.

Czy kierowanie samochodem w delegacji jest czasem pracy?

Może nim być, zwłaszcza gdy prowadzenie pojazdu jest elementem polecenia służbowego, pracownik przewozi inne osoby lub sprzęt albo w inny sposób realizuje zadanie pracodawcy. W praktyce trzeba ocenić okoliczności konkretnego przejazdu.

Co zrobić, gdy delegacja narusza odpoczynek dobowy lub tygodniowy?

Pracodawca powinien tak organizować czas pracy i podróży, aby zapewnić wymagany odpoczynek. Jeżeli podróż nocna zakończyła się tak późno, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin i warunki uniemożliwiały odpoczynek nocny, pracownik może usprawiedliwiać nieobecność stosownym oświadczeniem.

Podsumowanie

W opisanym przypadku pracownikom co do zasady nie należy się dodatkowy dzień wolny za sam sobotni powrót z podróży służbowej, jeżeli w drodze nie wykonywali żadnych czynności służbowych, a sobota nie była dla nich zaplanowanym dniem pracy. Należności delegacyjne, takie jak diety i zwrot kosztów, są odrębne od wynagrodzenia za pracę i rekompensaty za pracę w dniu wolnym.

Przed ostatecznym rozliczeniem warto jednak sprawdzić harmonogramy, sposób podróżowania, ewentualne czynności wykonywane w drodze oraz odpoczynek po powrocie. To właśnie te elementy decydują, czy sobotni przejazd pozostanie wyłącznie czasem podróży, czy powinien zostać rozliczony jako czas pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej - Dz.U. 2013 poz. 167.

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281.

4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04 - orzeczenie SN.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.