Rozliczenie podróży służbowej w weekend

Rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika

Zgodnie art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510; dalej „K.p.”): „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”. Natomiast zgodnie z § 2 tego przepisu: „Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.”. Takim rozporządzeniem jest aktualnie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom w firmach prywatnych

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka budżetowa określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej. Nadto w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wskazanego rozporządzenia.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższe rozważania należy odnieść do kwestii czasu pracy pracownika. Zgodnie z art. 128 § 1 K.p. – czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podróż służbowa wliczana jest do czasu pracy pracownika wówczas, gdy podczas tej podróży pracownik wykonywał pracę. Takie stanowisko przedstawił również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r., sygn. akt. II PK 265/04, zgodnie z którym:

Jak traktować czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej?

„Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.”

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę za czas podróży służbowej przypadający na godziny, w których pracownik zgodnie z obowiązującym go czasem pracy miał świadczyć pracę. Natomiast w przypadku gdy podróż służbowa przypada na okres poza obowiązującym pracownika czasem pracy, to pracownikowi nie przysługuje prawo do wynagrodzenia ani też czas wolny od pracy. Obowiązek udzielenia dnia wolnego w opisanych przez Panią okolicznościach zaktualizowałby się dopiero wówczas, gdyby pracownicy podczas podróży służbowej przypadającej w sobotę wykonywani pracę na rzecz pracodawcy, a nie tylko przemieszczali się z jednej miejscowości do drugiej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.