Polecenie przełożonego przekazane przez inną osobę

Kiedy pracownik musi wykonać polecenie przełożonego?

Podstawową zasadę określa art. 100 § 1 Kodeksu pracy. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę.

Oznacza to, że polecenie służbowe jest wiążące wtedy, gdy spełnia łącznie trzy warunki:

• dotyczy pracy lub organizacji pracy,
• pochodzi od osoby uprawnionej do wydawania poleceń albo zostało przez nią skutecznie przekazane,
• nie narusza przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa ani postanowień umowy o pracę.

Nie każde polecenie musi być przekazane osobiście, pisemnie albo telefonicznie przez przełożonego. Kodeks pracy nie wprowadza jednej obowiązkowej formy wydawania poleceń. W praktyce polecenia mogą być ustne, pisemne, mailowe, przekazywane przez komunikator służbowy, przez koordynatora albo przez inną osobę, jeżeli taki sposób komunikacji jest przyjęty u pracodawcy i nie prowadzi do niejasności.

Czy polecenie przekazane przez osobę trzecią jest wiążące?

Tak, może być wiążące, ale nie automatycznie w każdej sytuacji. Decydujące jest to, czy pracownik może rozsądnie przyjąć, że dana informacja rzeczywiście jest poleceniem przełożonego, a nie samodzielną inicjatywą innego pracownika.

Znaczenie mają zwłaszcza następujące okoliczności:

• czy osoba przekazująca polecenie jest brygadzistą, koordynatorem, zastępcą kierownika albo osobą faktycznie pośredniczącą w komunikacji,
• czy w zakładzie pracy istnieje utrwalona praktyka przekazywania poleceń przez takie osoby,
• czy pracownik wcześniej wykonywał podobne polecenia przekazywane w ten sam sposób,
• czy treść polecenia jest jasna, konkretna i zgodna z zakresem pracy,
• czy pracownik ma realną możliwość szybkiego potwierdzenia polecenia u przełożonego.

Jeżeli polecenie przekazuje osoba na równorzędnym stanowisku, która nie pełni żadnej funkcji organizacyjnej, ostrożność jest szczególnie wskazana. Taka osoba nie staje się przełożonym tylko dlatego, że przekazuje informację. Może jednak działać jako posłaniec przełożonego, jeżeli wynika to z okoliczności sprawy.

Co zrobić, gdy pracownik ma wątpliwości?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest niezwłoczne poproszenie przełożonego o potwierdzenie polecenia. W zależności od organizacji pracy może to nastąpić ustnie, mailowo, SMS-em, przez komunikator służbowy albo przez wpis w systemie zadaniowym.

Pracownik powinien unikać kategorycznej odmowy, jeżeli nie jest pewien, czy polecenie pochodzi od przełożonego. Lepsze jest krótkie i rzeczowe zakomunikowanie wątpliwości, na przykład: "Proszę o potwierdzenie, czy to polecenie pochodzi od kierownika i czy mam je wykonać w takim zakresie".

W sprawach spornych znaczenie dowodowe mogą mieć:

• zakres obowiązków pracownika,
• regulamin pracy lub procedury wewnętrzne,
• schemat organizacyjny,
• korespondencja mailowa lub komunikaty w systemie służbowym,
• dotychczasowa praktyka w zakładzie pracy,
• zeznania świadków.

Kiedy można odmówić wykonania polecenia?

Pracownik nie ma obowiązku wykonywać polecenia, które jest sprzeczne z prawem, z umową o pracę albo nie dotyczy pracy. Odmowa może być uzasadniona także wtedy, gdy wykonanie polecenia naruszałoby przepisy BHP lub stwarzało bezpośrednie zagrożenie dla życia albo zdrowia.

W praktyce odmowa może być uzasadniona na przykład wtedy, gdy polecenie:

• nakazuje pracownikowi wykonanie czynności bez wymaganych uprawnień,
• wymaga naruszenia przepisów o czasie pracy, bezpieczeństwie albo ochronie danych,
• jest oczywiście sprzeczne z umową o pracę i nie mieści się w dopuszczalnych wyjątkach,
• pochodzi od osoby, która nie jest przełożonym i nie działa z upoważnienia przełożonego,
• jest niejasne w stopniu uniemożliwiającym bezpieczne wykonanie.

Jeżeli problem dotyczy bezpieczeństwa i higieny pracy, pracownik powinien pamiętać o obowiązku niezwłocznego zawiadomienia przełożonego o zagrożeniu. Samowolne opuszczenie stanowiska albo odmowa bez wyjaśnienia przyczyn mogą zostać ocenione niekorzystnie.

Polecenie wykraczające poza zwykły zakres obowiązków

Zakres obowiązków ma duże znaczenie, ale nie oznacza, że pracownik może wykonywać wyłącznie czynności opisane w dokumencie przekazanym przy zatrudnieniu. Pracodawca może organizować pracę i wydawać polecenia mieszczące się w rodzaju pracy określonym w umowie.

W określonych sytuacjach Kodeks pracy przewiduje również możliwość czasowego powierzenia innej pracy. Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może, w przypadkach uzasadnionych swoimi potrzebami, powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Inna sytuacja dotyczy przestoju. Na podstawie art. 81 § 3 Kodeksu pracy pracodawca może powierzyć pracownikowi na czas przestoju inną odpowiednią pracę. Zasady wynagrodzenia zależą wtedy od okoliczności przestoju i rodzaju powierzonej pracy.

Jakie ryzyko niesie odmowa wykonania polecenia?

Odmowa wykonania polecenia zawsze powinna być dobrze przemyślana. Jeżeli polecenie było zgodne z prawem, dotyczyło pracy i pochodziło od osoby uprawnionej, pracodawca może uznać odmowę za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Konsekwencje mogą obejmować w szczególności:

• rozmowę dyscyplinującą lub pisemne zobowiązanie do wyjaśnień,
• karę porządkową, jeżeli spełnione są przesłanki z Kodeksu pracy,
• wypowiedzenie umowy o pracę,
• w najpoważniejszych przypadkach rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreślano, że bezprawna i świadoma odmowa wykonania polecenia, zagrażająca istotnym interesom pracodawcy, może uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Taka ocena zawsze zależy jednak od konkretnych okoliczności, w tym od rodzaju polecenia, stanowiska pracownika i skutków odmowy.

Jak pracodawca powinien organizować przekazywanie poleceń?

Z perspektywy pracodawcy przekazywanie poleceń przez osoby pośredniczące powinno być jasne i przewidywalne. Najlepiej, aby z regulaminu pracy, zakresów obowiązków, schematu organizacyjnego albo komunikatów wewnętrznych wynikało, kto może wydawać polecenia i kto może je przekazywać.

Nieprecyzyjna praktyka, w której polecenia są przekazywane "przez kogoś", bez określenia źródła i treści, zwiększa ryzyko sporów. W razie konfliktu pracodawca powinien być w stanie wykazać, że pracownik wiedział lub powinien wiedzieć, iż polecenie pochodziło od przełożonego.

FAQ

Czy polecenie służbowe musi być wydane na piśmie?

Nie. Kodeks pracy nie wymaga co do zasady formy pisemnej dla poleceń służbowych. Polecenie może być ustne, mailowe, telefoniczne albo przekazane w inny przyjęty u pracodawcy sposób, o ile jego treść i źródło są dostatecznie jasne.

Czy mogę odmówić, jeśli polecenie przekazał mi zwykły współpracownik?

Nie należy automatycznie odmawiać. Jeżeli współpracownik tylko przekazuje polecenie przełożonego, a taki sposób komunikacji jest przyjęty w zakładzie, polecenie może być wiążące. Jeżeli jednak źródło polecenia jest niepewne, najlepiej od razu zażądać potwierdzenia od przełożonego.

Co zrobić, gdy polecenie jest niejasne?

Należy poprosić o doprecyzowanie. Pracownik powinien wykonać polecenie, ale nie ma obowiązku zgadywać jego treści, zwłaszcza gdy niejasność może spowodować błąd, szkodę albo naruszenie przepisów.

Czy odmowa wykonania polecenia może skończyć się zwolnieniem dyscyplinarnym?

Tak, ale tylko w poważnych przypadkach. Pracodawca musiałby wykazać, że polecenie było zgodne z prawem i dotyczyło pracy, a odmowa była zawiniona oraz na tyle istotna, że stanowiła ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Czy zakres obowiązków rozstrzyga, jakie polecenia muszę wykonywać?

Zakres obowiązków jest ważny, ale nie zawsze rozstrzyga sprawę samodzielnie. Liczy się również rodzaj pracy określony w umowie, organizacja zakładu, kwalifikacje pracownika oraz przepisy pozwalające czasowo powierzyć inną pracę w szczególnych sytuacjach.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 277
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 czerwca 1997 r., sygn. akt I PKN 211/97

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.