Dodatek funkcyjny przy zastępstwie głównej księgowej

Zastępstwo głównej księgowej podczas choroby i urlopu

Umowa zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika jest obecnie rodzajem umowy o pracę na czas określony. Zgodnie z art. 25¹ Kodeksu pracy szczegĂłlne zasady dotyczą umĂłw zawieranych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Choroba pracownika jest usprawiedliwioną nieobecnością. Taką nieobecnością jest również urlop wypoczynkowy. Jeżeli więc główna księgowa po zakończeniu zwolnienia lekarskiego nie wraca od razu do pracy, lecz korzysta z urlopu, pracodawca może nadal potrzebować osoby wykonującej jej zadania.

W praktyce trzeba jednak sprawdzić, jak sformułowano dokument będący podstawą zastępstwa. Jeżeli umowa, aneks albo polecenie powierzenia obowiązków wskazuje wyłącznie okres zwolnienia lekarskiego, bezpieczniej jest sporządzić aneks lub nowe pisemne powierzenie obejmujące także czas urlopu. Jeżeli dokument odnosi się szerzej do usprawiedliwionej nieobecności głównej księgowej, może obejmować również urlop, o ile nie wynika z niego inny termin końcowy.

Kiedy zastępcy należy się dodatek funkcyjny?

Dodatek funkcyjny nie jest powszechnym, automatycznym świadczeniem wynikającym z samego Kodeksu pracy. Jego źródłem może być w szczególności regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy, umowa o pracę, aneks, akt powierzenia obowiązków albo przepisy szczególne obowiązujące u danego pracodawcy.

Co do zasady dodatek funkcyjny powinien odpowiadać faktycznemu wykonywaniu funkcji, z którą wiąże się większa odpowiedzialność, kierowanie zespołem, nadzór nad pracownikami albo prowadzenie określonego obszaru organizacji. W przypadku zastępstwa głównej księgowej znaczenie ma więc nie sama nazwa stanowiska, lecz realny zakres powierzonych zadań: podpisywanie dokumentów, nadzór nad księgowością, odpowiedzialność za sprawozdawczość, organizowanie pracy działu i podejmowanie decyzji w zastępstwie nieobecnej osoby.

Jeżeli osoba zastępująca główną księgową nadal wykonuje te obowiązki podczas urlopu głównej księgowej, pracodawca może utrzymać jej dodatek funkcyjny na ten okres. Najbezpieczniej określić wprost, że dodatek przysługuje na czas wykonywania obowiązków głównej księgowej albo na czas usprawiedliwionej nieobecności zastępowanej pracownicy.

Czy główna księgowa na urlopie zachowuje dodatek?

Przy urlopie wypoczynkowym należy odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza dotyczy osoby zastępującej, która faktycznie pracuje i wykonuje zadania głównej księgowej. Druga dotyczy głównej księgowej, która przebywa na urlopie i nie świadczy pracy, ale zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego.

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego doprecyzowuje rozporządzenie urlopowe. Jeżeli dodatek funkcyjny jest stałym miesięcznym składnikiem wynagrodzenia głównej księgowej, w praktyce zwykle jest uwzględniany przy wynagrodzeniu za urlop na zasadach właściwych dla danego składnika.

Nie należy więc automatycznie przyjmować, że główna księgowa w czasie urlopu powinna otrzymać wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze. Obniżenie albo wyłączenie dodatku wymagałoby podstawy prawnej, regulaminowej lub umownej i nie może naruszać zasad wynagrodzenia urlopowego.

Czy dwie pracownice mogą jednocześnie pobierać dodatek funkcyjny?

Nie ma jednej zasady, że w każdym przypadku tylko jedna osoba może otrzymać świadczenie nazwane dodatkiem funkcyjnym. Możliwa jest sytuacja, w której główna księgowa otrzymuje wynagrodzenie urlopowe obejmujące jej stałe składniki, a osoba zastępująca otrzymuje czasowy dodatek za faktyczne wykonywanie dodatkowych obowiązków.

Nie powinno się jednak opisywać tego jako prostego "przeniesienia" dodatku głównej księgowej na zastępcę, jeżeli jednocześnie główna księgowa zachowuje własne uprawnienia płacowe. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyznanie zastępcy odrębnego, czasowego dodatku funkcyjnego albo specjalnego dodatku za powierzone obowiązki, z jasnym określeniem okresu, wysokości i podstawy wypłaty.

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy pracodawca wypłaca dwóm osobom identyczny dodatek za tę samą funkcję, bez wyjaśnienia, że jedna wypłata wynika z wynagrodzenia urlopowego, a druga z faktycznego wykonywania obowiązków. W sektorze publicznym taka praktyka może być oceniana także pod kątem gospodarności i zgodności z regulacjami płacowymi obowiązującymi w danej jednostce.

Jak prawidłowo uregulować wypłatę dodatku?

Najlepiej, aby pracodawca przygotował krótki dokument potwierdzający powierzenie obowiązków głównej księgowej osobie zastępującej. Dokument powinien wskazywać co najmniej: okres zastępstwa, zakres przejmowanych zadań, wysokość dodatku, podstawę prawną lub regulaminową oraz moment zakończenia wypłaty.

Jeżeli zastępstwo ma trwać od zwolnienia lekarskiego przez urlop wypoczynkowy aż do faktycznego powrotu głównej księgowej do pracy, warto opisać to jako okres usprawiedliwionej nieobecności zastępowanej pracownicy albo wskazać konkretne daty z możliwością przedłużenia. Pozwala to uniknąć sporu, czy dodatek wygasł wraz z końcem zwolnienia lekarskiego.

W przypadku jednostek samorządowych, budżetowych albo innych podmiotów zobowiązanych do szczególnej dyscypliny wydatków trzeba dodatkowo zachować zgodność z regulaminem wynagradzania, uchwałami lub zarządzeniami płacowymi oraz zasadami dokumentowania decyzji kadrowo-płacowych.

FAQ

Czy urlop głównej księgowej przedłuża umowę na zastępstwo?

Może tak być, jeżeli umowa lub aneks przewiduje zastępstwo na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika albo obejmuje również okres urlopu. Jeżeli dokument wskazywał tylko zwolnienie lekarskie, warto go uzupełnić.

Czy zastępca musi mieć dodatek funkcyjny?

Nie zawsze. Dodatek przysługuje wtedy, gdy przewidują go przepisy wewnętrzne, umowa lub decyzja pracodawcy i gdy zastępca faktycznie wykonuje obowiązki związane z funkcją. Sama pomoc w części zadań nie zawsze uzasadnia pełny dodatek.

Czy można wstrzymać dodatek głównej księgowej na czas urlopu?

Nie należy robić tego automatycznie. Za urlop wypoczynkowy pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie ustalone zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy i przepisami urlopowymi. Decydujące znaczenie ma charakter dodatku oraz zasady jego uwzględniania w wynagrodzeniu urlopowym.

Czy podwójna wypłata dodatku jest naruszeniem prawa?

Nie musi być naruszeniem, jeżeli każda wypłata ma własną podstawę: jedna wynika z wynagrodzenia urlopowego głównej księgowej, a druga z czasowego wykonywania obowiązków przez zastępcę. Ryzykowna jest wypłata dwóch identycznych dodatków bez jasnego uzasadnienia.

Jak zakończyć wypłatę dodatku zastępcy?

Najlepiej powiązać dodatek z konkretnym okresem albo z faktycznym powrotem głównej księgowej do pracy. Po powrocie zastępowanej osoby należy zakończyć powierzenie obowiązków i odpowiednio rozliczyć czasowy dodatek.

Podsumowanie

Osobie zastępującej główną księgową może przysługiwać dodatek funkcyjny także w czasie urlopu głównej księgowej, jeżeli zastępca nadal faktycznie wykonuje obowiązki związane z tą funkcją i istnieje prawidłowa podstawa wypłaty. Nie oznacza to jednak, że główna księgowa automatycznie traci własne składniki wynagrodzenia za czas urlopu. W praktyce najważniejsze jest oddzielenie wynagrodzenia urlopowego pracownika nieobecnego od odrębnego, czasowego dodatku dla osoby wykonującej zastępstwo.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14 z późn. zm.