• Stan prawny na: 2026-07-17
Nieumyślny błąd w pracy nie oznacza automatycznie, że pracownik musi pokryć całą szkodę. Pracodawca powinien wykazać naruszenie obowiązków, winę, wysokość rzeczywistej straty i związek przyczynowy, a przy winie nieumyślnej odszkodowanie co do zasady nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia.
Jeżeli szkoda została wyrządzona klientowi lub innej osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków, w pierwszej kolejności odpowiada pracodawca. W artykule wyjaśniamy również, kiedy może on żądać zwrotu od pracownika i czy wolno mu potrącić należność z pensji.
Odpowiedzialność materialna pracownika została uregulowana w art. 114-127 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 114 pracownik odpowiada wtedy, gdy wskutek zawinionego niewykonania albo nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych wyrządził pracodawcy szkodę. Sama pomyłka, reklamacja klienta, konieczność poprawienia dokumentu lub niezadowalający wynik pracy nie przesądzają jeszcze o obowiązku zapłaty.
Pracodawca powinien wykazać łącznie:
Ciężar udowodnienia tych okoliczności spoczywa na pracodawcy. Nie wolno zatem przyjmować, że pracownik jest winny tylko dlatego, że szkoda powstała podczas jego zmiany lub w obszarze powierzonych mu zadań. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 1977 r., sygn. akt IV PR 109/77, podkreślił, że odpowiedzialność na podstawie art. 114 i 115 Kodeksu pracy wymaga zawinionego naruszenia obowiązków pozostającego w związku przyczynowym ze szkodą.
Pracownik nie odpowiada w zakresie, w jakim do szkody przyczynił się pracodawca albo inna osoba. Nie ponosi również ryzyka gospodarczego działalności pracodawcy, w tym skutków decyzji biznesowych mieszczących się w granicach dopuszczalnego ryzyka.
Zobacz również: obowiązki i odpowiedzialność pracownika oraz aktualny Kodeks pracy.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Jeżeli pracownik wyrządził szkodę osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych, zastosowanie ma art. 120 Kodeksu pracy. Poszkodowany powinien wówczas kierować roszczenie do pracodawcy, ponieważ to pracodawca jest zobowiązany do naprawienia szkody. Osobą trzecią może być klient, kontrahent, pacjent, uczeń, inny pracownik albo właściciel uszkodzonego mienia.
Po naprawieniu szkody pracodawca może wystąpić do pracownika z roszczeniem zwrotnym. Roszczenie regresowe nie powstaje jednak tylko dlatego, że klient zgłosił żądanie albo że pracodawca utworzył rezerwę księgową. Co do zasady pracodawca powinien najpierw rzeczywiście zaspokoić osobę trzecią, a następnie wykazać przesłanki odpowiedzialności pracownika.
Kluczowe jest rozróżnienie szkody wyrządzonej przy wykonywaniu obowiązków od szkody wyrządzonej jedynie przy okazji pracy. Jeżeli pracownik działał wyłącznie we własnym celu, poza zakresem zadań lub samowolnie użył mienia służbowego do celów prywatnych, ochrona wynikająca z art. 120 może nie mieć zastosowania. W takim przypadku zakres odpowiedzialności może być oceniany na podstawie przepisów prawa cywilnego, zależnie od okoliczności konkretnej sprawy.
Przy winie nieumyślnej odszkodowanie ustala się w wysokości rzeczywiście wyrządzonej szkody, ale nie może ono przekroczyć kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Limit z art. 119 Kodeksu pracy nie oznacza automatycznego obciążenia pracownika równowartością trzech pensji. Jest to jedynie maksymalna granica odpowiedzialności.
Jeżeli rzeczywista strata pracodawcy wynosi 4 000 zł, a trzymiesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 18 000 zł, pracodawca może dochodzić najwyżej 4 000 zł. Jeżeli natomiast szkoda wynosi 30 000 zł, a limit pracownika wynosi 18 000 zł, przy winie nieumyślnej roszczenie wobec pracownika nie powinno przekroczyć 18 000 zł.
W tym reżimie pracownik odpowiada za rzeczywistą stratę, a nie za dowolnie oszacowane utracone przychody, przyszłe zyski lub ogólny spadek reputacji firmy. Jeżeli do powstania szkody przyczyniły się wadliwe procedury, brak szkolenia, błędne polecenia przełożonego, niesprawny system informatyczny albo działanie innej osoby, odpowiedzialność pracownika powinna zostać odpowiednio ograniczona.
Gdy szkodę wyrządziło kilku pracowników, każdy odpowiada stosownie do stopnia winy i przyczynienia się do szkody. Dopiero gdy nie da się ustalić tych proporcji, odpowiedzialność może zostać podzielona na równe części.
Ograniczenie do trzymiesięcznego wynagrodzenia nie obowiązuje, gdy pracownik wyrządził szkodę umyślnie. Zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy jest wtedy zobowiązany naprawić ją w pełnej wysokości. Umyślność wymaga jednak wykazania, że pracownik chciał wyrządzić szkodę albo świadomie godził się na jej powstanie. Rażący błąd, brak ostrożności lub niedbalstwo nie zawsze oznaczają zamiar.
Odrębne zasady dotyczą także mienia prawidłowo powierzonego z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się, na przykład pieniędzy, papierów wartościowych, narzędzi, sprzętu lub towaru. W takim przypadku odpowiedzialność może obejmować pełną wysokość szkody. Pracownik może jednak uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności dlatego, że pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających zabezpieczenie mienia.
Zobacz również: odszkodowanie za porzucenie pracy.
Pracodawca nie może samodzielnie pomniejszyć wynagrodzenia o kwotę szkody tylko na podstawie własnego wyliczenia, noty obciążeniowej lub wewnętrznej decyzji. Należność odszkodowawcza nie należy do potrąceń, których można dokonywać bez zgody pracownika na podstawie art. 87 Kodeksu pracy.
Potrącenie jest dopuszczalne, gdy pracownik wyraził na piśmie zgodę dotyczącą konkretnej, istniejącej i oznaczonej należności. Zgoda blankietowa, udzielona z góry na przyszłe i nieokreślone szkody, nie daje pracodawcy bezpiecznej podstawy do potrącenia. Nawet przy ważnej zgodzie należy zachować kwotę wolną określoną w art. 91 w związku z art. 871 Kodeksu pracy.
Jeżeli pracownik nie zgadza się z odpowiedzialnością albo wysokością szkody, pracodawca może dochodzić zapłaty przed sądem pracy. Potrącenie bez wymaganej zgody lub bez odpowiedniej podstawy prawnej może prowadzić do roszczenia pracownika o wypłatę brakującej części wynagrodzenia.
Strony mogą zawrzeć ugodę. Na podstawie art. 121 Kodeksu pracy wysokość odszkodowania może zostać obniżona z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy, zwłaszcza stopnia winy pracownika i jego dotychczasowego stosunku do obowiązków. Odszkodowanie może obniżyć również sąd pracy, także w ramach ugody sądowej.
Roszczenie pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych przedawnia się co do zasady po roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o szkodzie i osobie odpowiedzialnej, nie później jednak niż po trzech latach od wyrządzenia szkody. Jeżeli szkoda została wyrządzona umyślnie, do przedawnienia stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
Jeżeli pracownik agencji ubezpieczeniowej jest zatrudniony na umowę o pracę i popełnił nieumyślny błąd podczas obsługi klienta, nie oznacza to jeszcze, że pracodawca może automatycznie przerzucić na niego całą kwotę. Najpierw należy ustalić, na czym polegało naruszenie obowiązków, czy pracownik został prawidłowo przeszkolony, jaka szkoda rzeczywiście powstała, czy agencja ją naprawiła oraz czy między błędem a stratą istnieje normalny związek przyczynowy.
Jeżeli szkoda została wyrządzona klientowi przy wykonywaniu obowiązków, wobec klienta odpowiada co do zasady pracodawca. Dopiero po zaspokojeniu roszczenia może domagać się zwrotu od pracownika. Przy winie nieumyślnej odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do rzeczywistej straty i maksymalnie do trzymiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawca nie powinien również potrącać spornej kwoty z pensji bez pisemnej zgody odnoszącej się do konkretnej należności.
Ostateczna ocena zależy od dokumentów, w szczególności umowy o pracę, zakresu obowiązków, procedur obowiązujących w agencji, korespondencji z klientem, sposobu wyliczenia szkody i dowodu jej naprawienia przez pracodawcę.
Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce zmienia się zakres odpowiedzialności zależnie od rodzaju winy, charakteru szkody i sposobu powierzenia mienia.
Pracownik agencji ubezpieczeniowej błędnie wprowadził dane do polisy. Agencja po rozpatrzeniu reklamacji wypłaciła klientowi 12 000 zł i wykazała, że błąd wynikał z niedbalstwa pracownika. Jeżeli trzymiesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 18 000 zł, pracodawca może dochodzić najwyżej rzeczywistej straty, czyli 12 000 zł. Nadal musi jednak udowodnić wszystkie przesłanki odpowiedzialności, a bez pisemnej zgody pracownika nie może po prostu potrącić tej kwoty z pensji.
Magazynierowi powierzono skaner i laptop z obowiązkiem zwrotu, ale pracodawca pozostawiał pomieszczenie otwarte i nie zapewnił zamykanych szafek. Sprzęt został skradziony podczas nocnej zmiany. Mimo że chodzi o mienie powierzone, pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że utrata nastąpiła z przyczyn od niego niezależnych i była związana z brakiem odpowiednich zabezpieczeń po stronie pracodawcy.
Kierowca po zakończeniu pracy samowolnie użył samochodu służbowego do prywatnego wyjazdu i spowodował kolizję. Ponieważ działał we własnym celu, a nie przy wykonywaniu obowiązków, szczególne zasady z art. 120 Kodeksu pracy mogą nie chronić go przed bezpośrednią odpowiedzialnością wobec poszkodowanego. Zakres odpowiedzialności wymaga wówczas oceny również na podstawie prawa cywilnego.
Nie. Pracodawca musi wykazać naruszenie obowiązków, winę pracownika, rzeczywistą szkodę, jej wysokość oraz związek przyczynowy. Zwykła pomyłka bez szkody nie uzasadnia odszkodowania.
Przy winie nieumyślnej odpowiedzialność jest ograniczona do rzeczywistej straty i nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody. Pełna odpowiedzialność może powstać przy winie umyślnej albo w szczególnym reżimie mienia powierzonego.
Jeżeli szkoda została wyrządzona przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych, wobec klienta odpowiada wyłącznie pracodawca. Po naprawieniu szkody może on dochodzić zwrotu od pracownika na zasadach Kodeksu pracy.
Co do zasady nie. Potrzebna jest pisemna zgoda dotycząca konkretnej należności albo podstawa umożliwiająca egzekucję, na przykład prawomocne orzeczenie. Pracodawca musi też respektować kwotę wolną od potrąceń.
Przy szkodzie nieumyślnej roszczenie przedawnia się zasadniczo po roku od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o szkodzie i osobie odpowiedzialnej, nie później niż po trzech latach od wyrządzenia szkody. Przy szkodzie umyślnej stosuje się terminy wynikające z Kodeksu cywilnego.
Nieumyślny błąd pracownika nie daje pracodawcy prawa do dowolnego obciążenia go kosztami. Pracodawca musi wykazać wszystkie przesłanki odpowiedzialności, a odszkodowanie jest ograniczone do rzeczywistej straty i co do zasady do trzymiesięcznego wynagrodzenia. W przypadku szkody wyrządzonej osobie trzeciej najpierw odpowiada pracodawca, natomiast potrącenie należności z pensji wymaga prawidłowej podstawy. Każdą sprawę należy oceniać z uwzględnieniem zakresu obowiązków, rodzaju winy, dokumentów oraz przyczynienia się innych osób.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy . Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej....
>> więcej informacji