Fundusz socjalny a benefity pracownicze

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a benefity – czym się różnią?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki przeznaczone na wsparcie socjalne pracowników, emerytów i ich rodzin. Zasady tworzenia i funkcjonowania ZFŚS określa Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z jej przepisami, pracodawcy zobowiązani są do:

• utworzenia funduszu, jeśli zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• corocznego naliczania odpisu na ZFŚS, którego wysokość jest uzależniona od przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej,
• przeznaczania środków funduszu na działalność socjalną, rekreacyjną, kulturalną, wypoczynkową oraz na pomoc finansową dla uprawnionych do jej otrzymania osób,
• stosowania kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń, co oznacza, że bardziej potrzebujący pracownicy mogą otrzymać większe wsparcie.

Do najczęstszych form pomocy należą:

• dofinansowanie wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą),
• paczki świąteczne,
• pożyczki mieszkaniowe,
• dopłaty do żłobków i przedszkoli.

Z kolei benefity pracownicze finansowane ze środków własnych to świadczenia oferowane przez firmę niezależnie od funduszu socjalnego. Pracodawca może samodzielnie decydować, jakie benefity wdrożyć, a ich przyznawanie nie wymaga stosowania kryteriów obwiązujących przty ZFŚS. Popularne benefity to na przykład dofinansowanie dojazdów do pracy czy karty lunchowe.

Finansowanie karty podarunkowej z ZFŚS – czy to możliwe?

Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami.

Aby karta podarunkowa mogła zostać sfinansowana z ZFŚS, jej przyznanie musi być uzależnione od sytuacji materialnej pracownika. Jeśli najlepiej zarabiający otrzymają taki voucher na 500 zł, osoby z mniejszymi zarobkami powinni dostać kartę opiewającą na większą kwotę. Jednak ustawa nie reguluje, o ile większą.

Co więcej, karty podarunkowe finansowane z ZFŚS nie mogą być wymienne na gotówkę, a ich przeznaczenie powinno mieć charakter socjalny, np. na zakup żywności czy świątecznych upominków. Taka karta nie może być możliwa do wykorzystania np. na sfinansowanie szkolenia czy kursów zawodowych, o ile nie mają charakteru socjalnego (czyli nie służą poprawie sytuacji życiowej pracownika, a jedynie jego rozwojowi zawodowemu).

Z kolei karty podarunkowe finansowane ze środków obrotowych firmy mogą być przekazywane bez ograniczeń i przyznawane wszystkim pracownikom na równych zasadach.

Dlaczego warto wprowadzić benefity w swojej firmie?

Współczesny rynek pracy wymaga od pracodawców oferowania czegoś więcej niż standardowe wynagrodzenie. Benefity pracownicze mają wiele zalet: zwiększają zaangażowanie, satysfakcję i lojalność, wspierają rekrutację i działania retencyjne, poprawiają wizerunek pracodawcy…

A do tego mogą obniżyć koszty pracodawcy. W jaki sposób?

• Brak obowiązku odprowadzania składek ZUS – świadczenia socjalne finansowane z ZFŚS są zwolnione z oskładkowania (w 2025 – do limitu 1000 zł na pracownika rocznie), co oznacza niższe koszty pracy.
• Możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu – wydatki na benefity socjalne mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych firmy, co obniża podatek dochodowy.
• Zachęta dla pracowników bez dodatkowego obciążenia podatkowego – pracownicy otrzymują realne wsparcie w postaci karty lunchowej, bez konieczności odprowadzania płacenia podatku dochodowego (jeśli spełnione są warunki socjalne). To oznacza, że np. karta lunchowa wspiera ich siłę nabywczą lepiej, niż podwyżka o tej samej wysokości, która takiemu opodatkowaniu podlega.

Karta lunchowa – idealny benefit pracowniczy

Jednym z coraz popularniejszych jest karta lunchowa. To forma dofinansowania posiłków, której korzyścią jest nie tylko pełen brzuch. Wśród powodów, dla których warto ją wprowadzić, znajdują się:

• zdrowie i produktywność – to ten najoczywistszy. Regularne, zdrowe posiłki poprawiają koncentrację i samopoczucie;
• oszczędności podatkowe – karty lunchowe są zwolnione z opodatkowania do kwoty 450 zł miesięcznie;
• motywacja i zadowolenie – dofinansowanie posiłków to benefit, który wspiera budżet domowy każdego pracownika, od operatora linii produkcyjnej po prezesa. Karta lunchowa to benefit budujący pozytywny employer branding, który wspiera firmową strategię well-beingową.

Benefit żywieniowy to jeden z najlepszych, które może zaoferować pracodawca. Wpływa pozytywnie na samopoczucie zespołu, obniża koszty pracodawcy i buduje pozytywny wizerunek firmy. A ze względu na zwolnienia podatkowe, to narzędzie do skutecznej walki z presją płacową.