Kiedy wnioskować o urlop wypoczynkowy?

Z jakim wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop?

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Zasadę tę określa art. 152 § 1 Kodeksu pracy, a zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Przepisy nie wskazują jednak, że wniosek o urlop wypoczynkowy trzeba złożyć na przykład 7, 14 albo 30 dni wcześniej. Takie terminy mogą wynikać z regulaminu pracy, obwieszczenia, procedury kadrowej, układu zbiorowego albo przyjętej praktyki u danego pracodawcy. Wewnętrzne zasady nie mogą jednak prowadzić do pozbawienia pracownika prawa do urlopu.

W praktyce im dłuższy urlop i im trudniej zorganizować zastępstwo, tym wcześniej warto złożyć wniosek. Przy urlopie wakacyjnym lub dwutygodniowym bezpieczne jest działanie z większym wyprzedzeniem, natomiast pojedynczy dzień urlopu często bywa uzgadniany krócej przed terminem. Ostatecznie pracodawca powinien ocenić zarówno potrzeby pracownika, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Plan urlopów a indywidualny wniosek pracownika

Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się urlopu na żądanie, o którym mowa w art. 167² Kodeksu pracy.

Plan urlopów nie zawsze jest obowiązkowy. Pracodawca może go nie tworzyć, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca również nie musi ustalać planu urlopów. W takim przypadku termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem.

Jeżeli w zakładzie obowiązuje plan urlopów, pracownik zwykle zgłasza propozycje terminów przed jego przygotowaniem. Warto podawać konkretne daty, a nie ogólne informacje typu "lipiec" albo "wakacje". Jeżeli planu nie ma, pracownik składa wniosek urlopowy zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie, na przykład w systemie kadrowym, e-mailem albo na formularzu papierowym.

Czy pracodawca musi zaakceptować wniosek urlopowy?

Pracodawca nie ma obowiązku akceptować każdego wniosku urlopowego w terminie wskazanym przez pracownika. Powinien jednak działać rzeczowo i uwzględniać zarówno potrzebę wypoczynku pracownika, jak i organizację pracy. Odmowa może być uzasadniona zwłaszcza wtedy, gdy w tym samym czasie brakuje zastępstwa, przypada szczególnie ważny okres rozliczeń, trwa pilny projekt albo nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w zakładzie.

Samo złożenie wniosku nie oznacza, że urlop został udzielony. Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu bez zgody pracodawcy albo bez terminu wynikającego z planu urlopów. Nieusprawiedliwiona nieobecność może skutkować konsekwencjami porządkowymi, a w skrajnych przypadkach nawet rozwiązaniem umowy o pracę.

Pracodawca nie może jednak stale i bez uzasadnienia blokować wykorzystania urlopu. Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy co do zasady udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy. Nieudzielanie przysługującego urlopu wypoczynkowego może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną na podstawie art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może przesunąć już uzgodniony urlop?

Tak, ale tylko w sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy. Na podstawie art. 164 § 2 Kodeksu pracy pracodawca może przesunąć termin urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Nie wystarczy więc zwykła niedogodność organizacyjna.

Przesunięcia terminu może żądać także pracownik. Zgodnie z art. 164 § 1 Kodeksu pracy jest to możliwe na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, na przykład nagłą sytuacją rodzinną, zmianą terminu leczenia albo innymi okolicznościami, które realnie wpływają na możliwość skorzystania z urlopu.

Inne zasady dotyczą sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, takich jak czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby. Wówczas zastosowanie mogą mieć przepisy o przesunięciu urlopu albo udzieleniu niewykorzystanej części urlopu w późniejszym terminie, w szczególności art. 165 i art. 166 Kodeksu pracy.

Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Odwołanie pracownika z rozpoczętego urlopu jest dalej idącą ingerencją niż odmowa wniosku albo przesunięcie terminu. Zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Przykładem może być nagła awaria, kontrola wymagająca udziału konkretnej osoby, kryzys kadrowy niemożliwy do przewidzenia wcześniej albo zdarzenie, którego nie da się obsłużyć bez danego pracownika. Nie powinno się odwoływać pracownika z urlopu tylko dlatego, że pracodawca po czasie inaczej ocenił harmonogram zadań.

Jeżeli pracodawca odwoła pracownika z urlopu, musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu pracy. Mogą to być na przykład koszty wcześniejszego powrotu, niewykorzystanego pobytu lub zmiany rezerwacji, o ile pracownik wykaże ich związek z odwołaniem.

Urlop na żądanie a zwykły urlop wypoczynkowy

Urlopu na żądanie nie planuje się w planie urlopów. Pracownik może wykorzystać do 4 dni takiego urlopu w roku kalendarzowym, w ramach swojego urlopu wypoczynkowego. Żądanie udzielenia urlopu należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę, chyba że wewnętrzne zasady dopuszczają inny sposób zgłoszenia.

Urlop na żądanie nie służy jednak do obchodzenia zasad planowania dłuższego wypoczynku. W orzecznictwie i praktyce przyjmuje się, że pracodawca może odmówić urlopu na żądanie w wyjątkowych sytuacjach, gdy nieobecność pracownika naruszałaby szczególnie ważny interes pracodawcy. Każdy taki przypadek wymaga indywidualnej oceny.

Jak bezpiecznie złożyć wniosek o urlop?

Najbezpieczniej złożyć wniosek w formie przyjętej u pracodawcy i zachować potwierdzenie jego złożenia. Wniosek powinien wskazywać imię i nazwisko pracownika, dokładny termin urlopu, liczbę dni, rodzaj urlopu oraz datę złożenia. Jeżeli termin jest szczególnie ważny, warto krótko wyjaśnić przyczynę, na przykład wykupiony wyjazd, opiekę nad dzieckiem albo ważne sprawy rodzinne.

Pracownik powinien też sprawdzić, czy w firmie obowiązuje procedura określająca terminy składania wniosków urlopowych. Przy spornych sytuacjach znaczenie mają nie tylko przepisy Kodeksu pracy, ale również regulamin pracy, plan urlopów, korespondencja z przełożonym oraz sposób dotychczasowego udzielania urlopów w zakładzie. Jeżeli wątpliwość dotyczy samego wymiaru urlopu, osobno trzeba ustalić staż urlopowy i to, czy przysługuje 20 czy 26 dni urlopu.

FAQ

Podsumowanie

Przepisy nie narzucają jednego terminu, w którym trzeba złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy. Najważniejsze jest to, czy urlop wynika z planu urlopów albo został uzgodniony z pracodawcą oraz czy nieobecność pracownika pozwala zachować normalny tok pracy. Porównanie obejmujące także inne urlopy pracownicze pomaga odróżnić zasady urlopu wypoczynkowego od urlopu opiekuńczego, rodzicielskiego i okolicznościowego.

Pracownik powinien składać wnioski w sposób przyjęty u pracodawcy i zachowywać potwierdzenia. Pracodawca może odmówić konkretnego terminu, przesunąć urlop lub wyjątkowo odwołać pracownika z urlopu, ale musi mieć ku temu realne podstawy wynikające z Kodeksu pracy i okoliczności sprawy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 152, art. 161-168 oraz art. 282.

2. Art. 163 Kodeksu pracy - plan urlopów.