• Autor: Dorota Kriger
Czy obliczając trzynastkę dla byłego pracownika, należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu i ulgę podatkową? Pracownik, rozpoczynając pracę, złożył PIT-2.
O tym, czy obliczając wartość danego świadczenia do wypłaty, należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu, decyduje okoliczność, czy świadczenie to jest związane z zatrudnieniem pracownika, czyli czy można je traktować jako przychód ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy. Bez znaczenia jest zaś w takim przypadku fakt, że w momencie wypłaty świadczenia pracownik już nie jest zatrudniony u danego pracodawcy.
W myśl art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z dnia 3 kwietnia 2012 r., poz. 362 z późn. zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Ponieważ dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. „trzynastkę”, może otrzymać jedynie pracownik, jest to również przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ww. ustawy. Zgodnie z art. 9 ust. 1 i ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dochód ze stosunku pracy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, przy czym dochodem podlegającym opodatkowaniu jest przychód ze stosunku pracy pomniejszony m.in. o koszty uzyskania tego przychodu, które ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia w art. 22 ust. 2. Przy obliczaniu zaliczki na podatek od wypłaconej trzynastki zakład pracy powinien więc uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości obowiązującej w roku dokonywania wypłaty świadczenia. Nie ma znaczenia to, że wynagrodzenie to zostało wypłacone już po ustaniu zatrudnienia, istotny jest zaś moment przedstawienia byłemu pracownikowi środków do dyspozycji.
Inaczej jest w przypadku stosowania kwoty wolnej od podatku przy wypłatach świadczeń dla byłych pracowników. Stosownie do art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zaliczkę na podatek dochodowy należy zmniejszyć o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej (tzw. kwotę wolną od podatku), jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożył zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (PIT-2). Za pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4). Jeśli więc osoba fizyczna nie jest już pracownikiem danego zakładu pracy, a jedynie przysługują jej należności związane z łączącym ją uprzednio stosunkiem pracy, pracodawca nie będzie uprawniony do zmniejszenia zaliczki na podatek o kwotę wolną od podatku.
Reasumując, wypłacając dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. „trzynastkę”, należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu, nie należy zaś stosować kwoty wolnej od podatku.
Były pracownik w administracji publicznej
Pan Jan, który przez wiele lat pracował w urzędzie miejskim, odszedł na emeryturę w grudniu 2023 roku. W marcu 2024 r. otrzymał tzw. trzynastkę za przepracowany rok. Mimo że nie był już zatrudniony w chwili wypłaty, urząd naliczył koszty uzyskania przychodu, ponieważ dodatkowe wynagrodzenie roczne było przychodem ze stosunku pracy. Jednak kwota wolna od podatku nie została uwzględniona, ponieważ Jan nie był już pracownikiem.
Pracownica zwolniona w ciągu roku
Pani Anna, zatrudniona w firmie produkcyjnej, straciła pracę we wrześniu 2023 r. W lutym 2024 r. firma wypłaciła jej trzynastkę za okres zatrudnienia. Przy naliczaniu podatku od tego świadczenia pracodawca uwzględnił koszty uzyskania przychodu, ale nie zastosował ulgi podatkowej z PIT-2, ponieważ Anna nie była już pracownikiem w momencie wypłaty.
Nauczycielka przechodząca do innej szkoły
Pani Marta, nauczycielka w szkole podstawowej, zakończyła pracę w jednej placówce w sierpniu 2023 r., a od września rozpoczęła zatrudnienie w innej szkole. W styczniu 2024 r. poprzedni pracodawca wypłacił jej trzynastkę. Ponieważ była to należność związana z poprzednim stosunkiem pracy, uwzględniono koszty uzyskania przychodu, ale nie obniżono zaliczki na podatek o kwotę wolną, ponieważ Marta w chwili wypłaty nie była już pracownikiem danej szkoły.
Wypłata trzynastki dla byłego pracownika podlega takim samym zasadom podatkowym jak w przypadku osób nadal zatrudnionych. Oznacza to, że przy obliczaniu podatku od tego świadczenia uwzględnia się koszty uzyskania przychodu, ponieważ trzynastka jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy. Natomiast nie stosuje się kwoty wolnej od podatku, gdyż przysługuje ona wyłącznie osobom aktualnie zatrudnionym, które złożyły PIT-2. Kluczowy jest moment wypłaty świadczenia – jeśli następuje po ustaniu stosunku pracy, pracodawca nie może pomniejszyć zaliczki na podatek dochodowy o ulgę podatkową.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące naliczania trzynastki dla byłego pracownika lub innych kwestii związanych z prawem pracy i podatkami, skorzystaj z naszych porad prawnych online. Oferujemy szybkie i profesjonalne wsparcie w zakresie obowiązujących przepisów, pomagając uniknąć błędów i niepotrzebnych kosztów. Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby uzyskać indywidualną analizę Twojej sytuacji i praktyczne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Dorota Kriger
Absolwentka kierunku bankowość w Studium Finansów pod patronatem WSB w Poznaniu, licencjat Wydziału Ekonomicznego Akademii Ekonomicznej w Poznaniu w specjalności ekonomika pracy i zarządzanie kadrami. Od 1999 r. zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw administracji i zamówień publicznych, zajmuje się m.in. sprawami pracowniczymi.
Współpracuje przy pozyskiwaniu funduszy unijnych na realizację inwestycji i rozwój przedsiębiorczości (ukończone studia podyplomowe na Wydziale Ekonomicznym Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie „Rozwój regionalny i fundusze strukturalne Unii Europejskiej. Kierowanie projektami”).
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy