Delegacja zagraniczna na 3 miesiące - odmowa

Czy pracodawca może wysłać pracownika w delegację zagraniczną?

Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą one pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Polecenie czasowego wyjazdu do Niemiec może więc być zwykłym poleceniem służbowym, jeżeli pozostaje związane z rodzajem wykonywanej pracy i służy wykonaniu zadania pracodawcy.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może pod nazwą delegacji dowolnie i na nieograniczony czas zmieniać uzgodnione miejsce wykonywania pracy. Przy długim wyjeździe trzeba sprawdzić rzeczywisty charakter zadania, treść umowy oraz to, czy po zakończeniu wyjazdu pracownik ma wrócić do dotychczasowego miejsca pracy.

Czy 3 miesiące to jeszcze podróż służbowa?

Art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy nie wyznacza maksymalnej liczby dni podróży służbowej. Przepis wiąże ją z wykonywaniem na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy. Sam fakt, że wyjazd trwa 3 miesiące, nie przesądza więc jeszcze jego kwalifikacji.

Znaczenie ma przede wszystkim czasowy charakter wyjazdu i istnienie określonego zadania. Jeżeli pracownik jedzie na kilka miesięcy, aby uruchomić linię technologiczną, przeprowadzić wdrożenie lub wykonać inne ograniczone w czasie zadanie, po którym wróci do dotychczasowej pracy, przemawia to za czasowym charakterem wyjazdu.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik ma przez wiele miesięcy stale wykonywać w zagranicznym oddziale swoje zwykłe obowiązki, bez wyodrębnionego zadania i bez realnie określonego powrotu. Wówczas może chodzić już o faktyczną zmianę miejsca pracy, która może wymagać odpowiedniej zmiany warunków zatrudnienia. Podobny problem omawia artykuł delegacja zagraniczna bez terminu powrotu.

Znaczenie miejsca pracy wpisanego w umowie

Miejsce pracy w umowie ma istotne znaczenie dla oceny wyjazdu. Jeżeli pracownik ma wskazane konkretne miasto, zakład albo inne stałe miejsce pracy, czasowe wykonanie zadania poza tym miejscem może stanowić podróż służbową.

Nie oznacza to jednak, że wskazanie w umowie jednego miejsca pracy całkowicie uniemożliwia polecenie czasowego wyjazdu. Z drugiej strony, jeżeli strony uzgodniły szeroki obszar jako miejsce pracy albo pracownik wykonuje pracę mobilną, przemieszczanie się w granicach tego obszaru nie musi być podróżą służbową. Liczy się zarówno treść umowy, jak i rzeczywisty sposób wykonywania pracy.

Kiedy pracownik może odmówić delegacji?

Odmowa może być uzasadniona, jeżeli polecenie jest sprzeczne z prawem lub umową o pracę albo w rzeczywistości zmierza do trwałej zmiany uzgodnionych warunków zatrudnienia bez zastosowania właściwego trybu. Sama niedogodność związana z wyjazdem nie oznacza natomiast automatycznie prawa do odmowy.

Szczególna ochrona wynika z art. 178 Kodeksu pracy. Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy. Takiej samej zgody wymaga delegowanie poza stałe miejsce pracy pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia. Jeżeli oboje rodzice albo opiekunowie dziecka są zatrudnieni, zgodnie z art. 189¹ Kodeksu pracy z tego uprawnienia może korzystać jedno z nich.

Inne okoliczności rodzinne, druga praca lub działalność gospodarcza nie dają same przez się prawa do niewykonania prawidłowego polecenia. Mogą natomiast uzasadniać rozmowę o skróceniu wyjazdu, rotacji pracowników lub innym sposobie organizacji zadania. Więcej o skutkach takiej decyzji wyjaśnia materiał dotyczący odmowy wyjazdu w delegację.

Podróż służbowa a delegowanie pracownika do Niemiec

Podróż służbowa z art. 77⁵ Kodeksu pracy i delegowanie pracownika w ramach transgranicznego świadczenia usług to dwa odrębne reżimy prawne. Pierwszy służy przede wszystkim ustaleniu, czy pracownik wykonuje zadanie poza stałym miejscem pracy i jakie należności z tytułu podróży mu przysługują. Drugi wynika z prawa Unii Europejskiej, w szczególności z dyrektywy 96/71/WE zmienionej dyrektywą (UE) 2018/957, oraz z przepisów państwa, w którym praca jest wykonywana.

Nie każdy 3-miesięczny wyjazd do Niemiec jest automatycznie delegowaniem pracownika w rozumieniu tych przepisów. Znaczenie ma model wykonywania pracy. Typowe przypadki delegowania transgranicznego obejmują w szczególności:

• czasowe skierowanie pracownika do Niemiec w celu wykonania usługi na rzecz zagranicznego kontrahenta na podstawie umowy zawartej przez polskiego pracodawcę;
• czasowe skierowanie pracownika do zakładu lub przedsiębiorstwa należącego do tej samej grupy przedsiębiorstw;
• skierowanie pracownika tymczasowego do przedsiębiorstwa użytkownika działającego w innym państwie członkowskim.

Zwykły wyjazd na spotkanie biznesowe, konferencję, targi lub szkolenie, podczas którego pracownik nie świadczy usługi na rzecz odbiorcy w państwie przyjmującym, co do zasady nie jest delegowaniem pracownika w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE. Nadal może jednak być podróżą służbową w rozumieniu polskiego Kodeksu pracy.

Obie kwalifikacje trzeba więc badać oddzielnie. Ten sam wyjazd może wymagać rozliczenia należności z tytułu podróży służbowej według prawa polskiego, a jednocześnie podlegać przepisom o delegowaniu pracowników ze względu na sposób świadczenia usługi w Niemczech.

Co trzeba sprawdzić przy delegowaniu pracownika do Niemiec?

Jeżeli wyjazd spełnia przesłanki delegowania pracownika w ramach świadczenia usług, pracodawca powinien sprawdzić obowiązujące w Niemczech warunki zatrudnienia, które muszą być zapewnione pracownikowi delegowanemu. Dotyczy to w szczególności właściwych zasad wynagradzania, czasu pracy i odpoczynku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych warunków wymaganych przez prawo państwa przyjmującego. W niektórych branżach znaczenie mają również szczególne warunki wynikające z niemieckich regulacji sektorowych.

Osobno trzeba ustalić obowiązki formalne. W zależności od rodzaju działalności i modelu wykonywania usługi może powstać obowiązek dokonania zgłoszenia przed rozpoczęciem pracy w Niemczech, w tym przy wykorzystaniu niemieckiego systemu Meldeportal-Mindestlohn, oraz obowiązek posiadania określonej dokumentacji. Nie każda praca w Niemczech podlega jednak identycznym obowiązkom zgłoszeniowym.

Przy wyjeździe na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie znaczenie ma również art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy. Przed wyjazdem pracodawca przekazuje pracownikowi informacje m.in. o państwie wykonywania pracy lub zadania, przewidywanym czasie wyjazdu, walucie wynagrodzenia, świadczeniach związanych z pobytem oraz zasadach powrotu do kraju.

Jeżeli pracownik jest delegowany z Polski w ramach świadczenia usług na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, art. 25c ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług przewiduje dodatkowe obowiązki informacyjne. Obejmują one m.in. informację o wynagrodzeniu należnym zgodnie z prawem państwa przyjmującego, dodatku z tytułu delegowania lub zasadach zwrotu kosztów oraz wskazanie oficjalnej strony państwa przyjmującego z informacjami o warunkach zatrudnienia pracowników delegowanych.

A1 i ubezpieczenie społeczne to odrębna kwestia

Przy wyjeździe do Niemiec trzeba również ustalić, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega pracownik. Służą temu przepisy unijne o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zaświadczenie A1 potwierdza ustawodawstwo właściwe dla danej osoby, jeżeli spełnione są warunki do jego wydania.

A1 nie rozstrzyga, czy wyjazd jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy ani czy stanowi delegowanie w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE. Są to odrębne kwalifikacje. Dlatego zasady ubezpieczenia i potrzebę uzyskania A1 należy sprawdzić również wtedy, gdy konkretny wyjazd nie stanowi delegowania pracownika w ramach transgranicznego świadczenia usług.

Jakie należności przysługują za podróż służbową?

Jeżeli wyjazd jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Obejmują one w szczególności dietę, koszty przejazdów, noclegów, dojazdów miejscowych oraz inne niezbędne i odpowiednio udokumentowane wydatki.

U pracodawców spoza państwowej i samorządowej sfery budżetowej szczegółowe zasady mogą wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo umowy o pracę. Jeżeli takich postanowień nie ma, stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowej.

Należności z tytułu podróży służbowej należy odróżniać od obowiązków wynikających z przepisów o delegowaniu pracowników. Sam fakt wypłaty diety lub zwrotu kosztów nie przesądza o spełnieniu obowiązków dotyczących wynagrodzenia i innych warunków zatrudnienia wymaganych w państwie przyjmującym.

Co grozi za bezpodstawną odmowę wyjazdu?

Jeżeli polecenie wyjazdu jest zgodne z prawem, dotyczy pracy i nie zachodzi przepis wymagający zgody pracownika, nieuzasadniona odmowa może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych. Zależnie od rodzaju i ciężaru naruszenia może to prowadzić do odpowiedzialności porządkowej albo stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest środkiem najdalej idącym. Sama odmowa delegacji nie oznacza automatycznie podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego. Konieczna byłaby ocena, czy w konkretnych okolicznościach doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, z uwzględnieniem stopnia winy pracownika i wszystkich okoliczności sprawy.

Przed kategoryczną odmową warto poprosić pracodawcę o pisemne określenie celu, miejsca i czasu wyjazdu, zasad rozliczenia kosztów oraz informacji, w jakim charakterze praca ma być wykonywana w Niemczech. Przy wyjeździe związanym ze świadczeniem usług warto również zapytać o formalności dotyczące delegowania i ubezpieczenia społecznego.

Jak rozmawiać z pracodawcą o długiej delegacji?

Jeżeli nie istnieje oczywista podstawa do odmowy, bezpieczniejsze od natychmiastowego niewykonania polecenia jest najpierw wyjaśnienie jego podstaw. Pracownik może wskazać konkretne trudności i zaproponować krótszy okres wyjazdu, rotację pracowników, podział zadania między kilka osób lub inne rozwiązanie organizacyjne.

Przy wyjeździe na 3 miesiące szczególnie warto zachować pisemną korespondencję dotyczącą miejsca pracy, okresu wyjazdu, celu zadania, warunków pobytu i rozliczeń. Jeżeli dojdzie później do sporu o prawidłowość polecenia lub skutki odmowy, dokumenty te mogą mieć istotne znaczenie.

FAQ

Czy mogę odmówić delegacji tylko dlatego, że w umowie mam wpisane inne miejsce pracy?

Nie zawsze. Wskazane w umowie miejsce pracy ma duże znaczenie, ale nie wyklucza czasowego polecenia wykonania zadania poza tym miejscem. Trzeba ocenić charakter wyjazdu, rodzaj zadania i to, czy pracodawca nie próbuje w rzeczywistości trwale zmienić miejsca pracy.

Czy pracownik wychowujący dziecko do 8 lat może odmówić wyjazdu?

Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia nie wolno bez jego zgody delegować poza stałe miejsce pracy. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie są pracownikami, z tego uprawnienia może korzystać jedno z nich.

Czy każda delegacja do Niemiec jest delegowaniem pracownika w rozumieniu prawa UE?

Nie. O zastosowaniu przepisów o delegowaniu w ramach świadczenia usług nie decyduje sama długość ani zagraniczny kierunek wyjazdu. Trzeba sprawdzić przede wszystkim, w jakim celu pracownik jedzie do Niemiec, na rzecz kogo wykonuje tam pracę i w jakim modelu polski pracodawca realizuje usługę.

Czy A1 przesądza, że wyjazd jest podróżą służbową?

Nie. A1 dotyczy właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych. Nie przesądza kwalifikacji wyjazdu jako podróży służbowej ani jako delegowania pracownika w rozumieniu przepisów o transgranicznym świadczeniu usług.

Czy druga praca albo własna działalność uzasadnia odmowę delegacji?

Zwykle nie jest to samodzielna podstawa do odmowy zgodnego z prawem polecenia służbowego. Może natomiast stanowić argument w rozmowie z pracodawcą o terminie, długości lub sposobie organizacji wyjazdu.

Czy przy podróży służbowej do Niemiec pracodawca musi zwrócić koszty?

Tak. Jeżeli wyjazd jest podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy i właściwymi przepisami.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, ISAP.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, tekst jednolity: ELI.

3. Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, tekst jednolity: ELI.

4. Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, wersja skonsolidowana: EUR-Lex; dyrektywa zmieniająca (UE) 2018/957: EUR-Lex.

5. Komisja Europejska, informacje o delegowaniu pracowników w UE: Your Europe.

6. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zasady delegowania i właściwego ustawodawstwa: ZUS.

7. Niemiecka administracja celna, warunki pracy i formalności dotyczące delegowania pracowników do Niemiec: Zoll.