Czy pracodawca może wyznaczyć limit kilometrów dla samochodu służbowego?

Zasady korzystania z samochodu służbowego

Należy zupełnie rozdzielić kwestie związane z ustaleniem wewnętrznych zasad udostępniania pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracodawcę i kwestie związane z opodatkowaniem takiego świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika. Mam tu na myśli fakt, że opodatkowanie przysporzenia, jakie powstaje u pracownika z tytułu nieodpłatnego (a także częściowo odpłatnego) korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych, nie ma żadnego związku (poza kwestią odpłatności i nie) z zasadami tego korzystania. Pracodawca, który oddaje pracownikowi samochód do używania służbowego, może dodatkowo podjąć decyzję o tym, że:

• pracownik nie ma prawa do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych albo
• pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych, ale tylko w ograniczonym, ustalonym przez pracodawcę zakresie (np. bez prawa do wyjazdu za granicę, bez możliwości korzystania w czasie urlopu etc.) albo
• pracownik może w pełni korzystać z samochodów służbowego do celów prywatnych, zgodnie z przeznaczeniem takiego pojazdu, albo
• pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych, ale odpłatnie w zamian za wynagrodzenie płacone tytułem tego pracodawcy.

Wszystkie te zasady powinny wynikać bądź to z umowy, bądź to z porozumienia pracodawcy z pracownikiem. Wobec powyższego pracodawca może ograniczyć liczbę kilometrów do prywatnego wykorzystania przez pracownika, co jest uzasadnione faktem, że mamy do czynienia z mieniem pracodawcy, o które ma on obowiązek dbać, w tym także uwzględniać eksploatację, możliwość jak najdłuższego funkcjonowania pojazdu we flocie, a w przypadku pokrywania kosztów paliwa także ograniczenia wydatków z tego tytułu.

Ryczałt z tytułu używania samochodu służbowego

Uznanie, że korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych bez opłaty na rzecz pracodawcy stanowi nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, a co za tym idzie nieodpłatne przysporzenie (korzyść) pracownika, spowodowało, że zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca ma obowiązek do przychodów pracownika doliczyć ryczałt z tytułu takiego używania samochodu. Ryczałt ten nie jest zależny od intensywności korzystania z samochodu, ale od jego mocy. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem sądów administracyjnych ryczałt ten obejmuje także koszty paliwa, jakie ponosi pracodawca. Ponadto, zgodnie z art. 12 ustawy o PIT, w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot ryczałtu ustalonych w ustawie. Wreszcie, zgodnie z art. 12 ust. 2b ustawy o PIT, „jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika”. Zatem odpowiadając na Pani drugie pytanie, należy wyjaśnić, że w takiej sytuacji jak opisana trzeba do przychodu doliczyć różnicę pomiędzy odpłatnością pracownika a ryczałtem ustawowym. Różnica ta musi zostać dodana do przychodu pracownika.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.