Oświadczenie o braku postępowań sądowych

Czy pracodawca może żądać oświadczenia o braku postępowań sądowych?

Punktem wyjścia jest art. 22¹ Kodeksu pracy. Pracodawca moĹźe żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przede wszystkim danych takich jak imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe oraz, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Od pracownika, już po zatrudnieniu, można żądać dodatkowo m.in. adresu zamieszkania, numeru PESEL, danych potrzebnych do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych oraz innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z przepisu prawa.

Oświadczenie o braku toczących się postępowań sądowych nie mieści się w podstawowym katalogu danych rekrutacyjnych. Dlatego samo stanowisko "dyrektora" nie wystarcza jeszcze do żądania takiego oświadczenia. Konieczne jest ustalenie, czy dla konkretnej funkcji odrębna ustawa, regulamin konkursu oparty na przepisach albo inne wiążące przepisy przewidują taki wymóg.

Jeżeli pracodawca działa w sektorze prywatnym i nie ma szczególnej podstawy prawnej, bardzo szerokie oświadczenie o braku jakichkolwiek postępowań sądowych może być ocenione jako nadmierne. Inaczej może być przy stanowiskach, dla których przepisy wymagają niekaralności, pełni praw publicznych, braku określonych postępowań dyscyplinarnych albo spełnienia szczególnych warunków zaufania publicznego.

Oświadczenie a zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego

Trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to zaświadczenie lub informacja z Krajowego Rejestru Karnego. Druga to oświadczenie o tym, że wobec osoby nie toczy się żadne postępowanie sądowe. Te dokumenty nie oznaczają tego samego.

Pracodawca może uzyskać informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika tylko wtedy, gdy z przepisów wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych albo potrzeba ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności.

Krajowy Rejestr Karny nie jest ogólną wyszukiwarką wszystkich spraw sądowych. Nie pozwala pracodawcy sprawdzić każdej sprawy cywilnej, rodzinnej, gospodarczej, administracyjnej czy karnej, która może toczyć się z udziałem kandydata. Nawet w odniesieniu do spraw karnych zakres informacji zależy od przepisów o KRK i od podstawy zapytania.

Jeżeli przepisy dla danego stanowiska wymagają wyłącznie niekaralności, pracodawca nie powinien automatycznie rozszerzać tego wymogu na brak wszystkich postępowań sądowych. Wymóg musi być proporcjonalny i związany z realnymi obowiązkami na stanowisku.

Czy można samodzielnie sprawdzić prawdziwość oświadczenia?

Co do zasady pracodawca nie ma uprawnienia do występowania do wszystkich sądów, prokuratur ani innych organów z pytaniem, czy wobec kandydata toczy się postępowanie. Nie istnieje też powszechny rejestr spraw sądowych dostępny dla pracodawców w celu weryfikacji takich oświadczeń.

Jeżeli oświadczenie było wymagane przez przepisy, pracodawca może żądać jego złożenia w przewidzianej formie i zakresie. Może też poprosić osobę o wyjaśnienia, aktualizację danych albo przedstawienie dokumentu, ale tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną i gdy dokument jest adekwatny do celu zatrudnienia.

Weryfikacja nie powinna polegać na zbieraniu informacji z nieformalnych źródeł, przeszukiwaniu prywatnych profili, kontaktowaniu się z osobami trzecimi bez podstawy prawnej ani gromadzeniu dokumentów procesowych, które nie są potrzebne do zatrudnienia. Takie działania mogą naruszać przepisy o ochronie danych osobowych i dobra osobiste kandydata lub pracownika.

Co zrobić, gdy są wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia?

Najbezpieczniejszym pierwszym krokiem jest analiza dokumentów rekrutacyjnych i podstawy prawnej konkursu albo zatrudnienia. Należy ustalić, czy pracodawca w ogóle mógł żądać oświadczenia o braku toczących się postępowań sądowych. Jeżeli nie było podstawy prawnej, problemem może być już samo pozyskanie takiej informacji.

Jeżeli podstawa prawna istniała, pracodawca może zwrócić się do pracownika o wyjaśnienia. Pismo powinno być konkretne, neutralne i ograniczone do informacji istotnych dla stanowiska. Nie należy żądać pełnych akt sprawy ani dokumentów wykraczających poza konieczny zakres.

Warto również sprawdzić, czy oświadczenie było składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenie. Taki rygor nie powstaje automatycznie. Musi wynikać z przepisu ustawy, a osoba składająca oświadczenie powinna być prawidłowo pouczona o odpowiedzialności.

Jeżeli oświadczenie było nieprawdziwe i miało istotne znaczenie dla zatrudnienia, pracodawca może rozważyć konsekwencje pracownicze. W zależności od okoliczności może chodzić o utratę zaufania, wypowiedzenie umowy, a w szczególnie poważnych sytuacjach także rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Nie wolno jednak działać automatycznie. Trzeba ocenić winę pracownika, związek informacji ze stanowiskiem oraz to, czy pracodawca sam działał zgodnie z prawem.

Jak prawidłowo formułować takie oświadczenia w przyszłości?

Oświadczenie nie powinno być szersze, niż wymaga tego przepis lub rzeczywisty cel zatrudnienia. Zamiast ogólnej formuły "nie toczą się przeciwko mnie żadne postępowania sądowe" bezpieczniejsze może być wskazanie konkretnego rodzaju postępowań, jeżeli właśnie tego wymaga ustawa lub charakter stanowiska.

Przykładowo, jeżeli przepisy wymagają niekaralności za określone przestępstwa, oświadczenie powinno dotyczyć tego zakresu, a nie wszystkich możliwych sporów sądowych. Sprawa rozwodowa, spór z bankiem czy postępowanie o zapłatę z reguły nie powinny mieć znaczenia dla zatrudnienia, chyba że szczególne przepisy albo wyjątkowe okoliczności wskazują inaczej.

W dokumentacji rekrutacyjnej warto wskazać podstawę prawną żądania oświadczenia, cel przetwarzania danych, zakres danych oraz okres ich przechowywania. Pomaga to ograniczyć ryzyko zarzutów z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych.

FAQ

Czy pracodawca może sprawdzić w sądzie, czy kandydat ma sprawę?

Zasadniczo nie. Pracodawca nie ma ogólnego prawa do kierowania zapytań do sądów o wszystkie postępowania dotyczące kandydata lub pracownika. Wyjątki muszą wynikać z konkretnych przepisów.

Czy można żądać zaświadczenia o niekaralności od każdego dyrektora?

Nie od każdego. Zaświadczenie z KRK można żądać wtedy, gdy dla danego stanowiska przepisy przewidują wymóg niekaralności, pełni praw publicznych albo podobny warunek ustawowy. Sama wysoka funkcja w firmie nie zawsze wystarcza.

Czy postępowanie cywilne trzeba ujawniać pracodawcy?

Co do zasady nie, chyba że szczególny przepis lub prawidłowo sformułowany wymóg dla konkretnego stanowiska obejmuje taką informację. W większości przypadków prywatny spór cywilny nie jest informacją potrzebną do zatrudnienia.

Czy fałszywe oświadczenie może uzasadniać zwolnienie?

Może, ale nie zawsze. Znaczenie ma to, czy pracodawca miał prawo żądać oświadczenia, czy było ono istotne dla stanowiska, czy pracownik działał świadomie oraz jakie skutki wywołało zatajenie informacji.

Czy każde fałszywe oświadczenie oznacza odpowiedzialność karną?

Nie. Odpowiedzialność karna za fałszywe oświadczenie wymaga podstawy ustawowej i prawidłowego pouczenia o takiej odpowiedzialności. Zwykłe oświadczenie rekrutacyjne bez takiej podstawy może mieć skutki pracownicze, ale nie musi oznaczać odpowiedzialności karnej.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
• Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. - RODO
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny