Zwrot kosztów szkolenia po odejściu z pracy

Umowa szkoleniowa i jej podstawowe ograniczenia

Umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika jest uregulowana w Kodeksie pracy, przede wszystkim w art. 103⁴ oraz art. 103⁵. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca zawiera z pracownikiem umowę na piśmie, jeżeli chce określić wzajemne prawa i obowiązki stron, w tym zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu szkolenia.

Taka umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracodawca nie może dowolnie rozszerzać przypadków, w których pracownik zwraca koszty, ani żądać zwrotu w kwocie wyższej niż dopuszczalna na podstawie przepisów.

Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji, zawarcie takiej umowy nie jest obowiązkowe. W praktyce umowa szkoleniowa jest jednak stosowana właśnie po to, aby ustalić, przez jaki czas pracownik ma pozostać w firmie i co stanie się w razie wcześniejszego odejścia.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Art. 103⁵ Kodeksu pracy wskazuje sytuacje, w których pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę. Dotyczy to w szczególności pracownika, który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie, zostanie zwolniony dyscyplinarnie w trakcie szkolenia lub w okresie lojalnościowym, albo sam rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem w tym okresie.

Istotny wyjątek dotyczy rozwiązania umowy za wypowiedzeniem z przyczyn określonych w art. 94³ Kodeksu pracy, czyli związanych z mobbingiem. Zwrotu nie można też automatycznie żądać wtedy, gdy pracownik rozwiązuje umowę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 Kodeksu pracy albo art. 94³ Kodeksu pracy i rzeczywiście zachodzą przesłanki z tych przepisów.

Okres, na który pracownik może zobowiązać się do pozostania w zatrudnieniu po zakończeniu szkolenia, nie może przekraczać 3 lat. Jeżeli umowa przewiduje dłuższy okres, postanowienie w tej części nie powinno pogarszać sytuacji pracownika względem Kodeksu pracy.

Jak obliczyć kwotę do zwrotu?

Zwrot kosztów powinien być proporcjonalny. Pracownik nie powinien zwracać pełnej kwoty, jeżeli po zakończeniu szkolenia przepracował już część okresu ustalonego w umowie. W uproszczeniu: im dłużej pracownik pozostawał w zatrudnieniu po szkoleniu, tym mniejsza część kosztów może podlegać zwrotowi. Uzupełniająco warto zobaczyć temat: Lojalka szkoleniowa a zwrot kosztów nauki.

Jeżeli umowa przewiduje 3-letni okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia, a pracownik odchodzi po 18 miesiącach, co do zasady punkt wyjścia do rozliczenia powinien uwzględniać połowę tego okresu. Nie zawsze oznacza to jednak prostą operację matematyczną, bo znaczenie ma treść umowy, data zakończenia szkolenia, data ustania stosunku pracy oraz rodzaj kosztów, których zwrotu żąda pracodawca.

Zwrot dotyczy kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń. Chodzi przykładowo o opłatę za szkolenie, podręczniki, przejazdy czy zakwaterowanie, jeżeli pracodawca rzeczywiście je sfinansował. Pracodawca nie powinien przerzucać na pracownika kosztów, których realnie nie poniósł.

Czy można żądać faktury za zwrot kosztów szkolenia?

Pracownik może żądać dokumentu, który pozwoli mu bezpiecznie ustalić, z czego wynika obowiązek zapłaty, jaka jest kwota, termin płatności i numer rachunku. Może to być pisemne wezwanie do zapłaty, nota obciążeniowa, rozliczenie kosztów, potwierdzenie salda, porozumienie rozliczeniowe albo inny dokument sporządzony przez pracodawcę.

Nie zawsze jednak pracownik może wymagać faktury VAT wystawionej na siebie. Faktura dokumentuje zasadniczo sprzedaż towaru albo świadczenie usługi. W typowej sytuacji szkolenie zostało kupione przez pracodawcę albo zorganizowane na jego potrzeby, a późniejsze żądanie wobec pracownika jest roszczeniem o zwrot kosztów na podstawie Kodeksu pracy i umowy szkoleniowej. W takiej sytuacji właściwym dokumentem może być rozliczenie lub nota, a nie faktura dla pracownika.

Jeżeli pracodawca otrzymał fakturę od firmy szkoleniowej, była ona zwykle wystawiona na pracodawcę. Pracownik może natomiast poprosić o okazanie kopii dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów, zwłaszcza gdy kwestionuje wysokość żądanej kwoty. Pracodawca powinien być przygotowany do wykazania, że koszt rzeczywiście poniósł.

Dowody kosztów i ciężar wykazania roszczenia

W orzecznictwie podkreśla się, że pracownik nie powinien zwracać kosztów, które nie zostały realnie poniesione przez pracodawcę. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 13 grudnia 2017 r., sygn. akt III APa 19/17, wskazano, że zapis umowny nie może nakładać na pracownika obowiązku zwrotu kosztów, których pracodawca w rzeczywistości nie poniósł, a jedynie określił ich wysokość w umowie.

Jeżeli pracownik ma uzasadnione wątpliwości, powinien wystąpić do pracodawcy o pisemne rozliczenie. W piśmie warto poprosić o wskazanie: podstawy prawnej i umownej żądania, daty zakończenia szkolenia, długości okresu lojalnościowego, kwoty kosztów pierwotnych, zastosowanej proporcji, kwoty pozostałej do zapłaty oraz dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów.

Gdy spór trafi do sądu, to pracodawca dochodzący zapłaty powinien wykazać zasadność roszczenia, w tym fakt poniesienia kosztów oraz prawidłowe wyliczenie kwoty. Pracownik może natomiast podnosić zarzuty dotyczące zawyżenia kosztów, błędnej proporcji, braku podstawy do żądania zwrotu albo wystąpienia ustawowego wyjątku.

Jak bezpiecznie dokonać zapłaty?

Jeżeli kwota jest bezsporna, warto zapłacić ją przelewem, a w tytule przelewu dokładnie wskazać, czego dotyczy płatność, na przykład: zwrot kosztów szkolenia zgodnie z umową z określonej daty. Dobrze jest zachować wezwanie do zapłaty, rozliczenie kosztów oraz potwierdzenie przelewu.

Jeżeli pracodawca ogranicza się wyłącznie do adnotacji w wypowiedzeniu, że pracownik zobowiązał się do zapłaty określonej kwoty, można poprosić o osobny dokument rozliczeniowy. Powinien on zawierać co najmniej kwotę, termin płatności, numer rachunku bankowego, podstawę żądania i sposób obliczenia należności.

Pracodawca nie powinien dowolnie potrącać takiej należności z wynagrodzenia. W praktyce potrącenie roszczeń pracodawcy innych niż ustawowe wymaga zachowania zasad z Kodeksu pracy, w szczególności odpowiedniej zgody pracownika albo tytułu pozwalającego na egzekucję, zależnie od sytuacji.

FAQ

Czy pracodawca musi wystawić fakturę za zwrot kosztów szkolenia?

Nie zawsze. Jeżeli chodzi o zwrot kosztów na podstawie umowy szkoleniowej i Kodeksu pracy, pracodawca może wystawić notę, wezwanie do zapłaty albo rozliczenie. Faktura VAT nie jest typowym dokumentem dla takiego roszczenia wobec pracownika.

Czy mogę żądać dowodów, że pracodawca zapłacił za szkolenie?

Tak, zwłaszcza gdy kwota budzi wątpliwości. Pracodawca powinien umieć wykazać, że poniósł koszt oraz że żądana kwota została obliczona zgodnie z umową i Kodeksem pracy.

Czy muszę zwrócić całość kosztów, jeśli odchodzę przed końcem okresu lojalnościowego?

Co do zasady nie. Zwrot powinien być proporcjonalny do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo do okresu zatrudnienia w czasie jego trwania, zależnie od okoliczności i treści umowy.

Czy okres lojalnościowy może być dłuższy niż 3 lata?

Nie powinien. Kodeks pracy ogranicza okres, w którym wcześniejsze odejście może rodzić obowiązek zwrotu kosztów, do maksymalnie 3 lat.

Co zrobić, jeśli pracodawca żąda zawyżonej kwoty?

Najpierw warto zażądać pisemnego wyliczenia i dokumentów kosztowych. Jeżeli pracodawca podtrzymuje żądanie, pracownik może kwestionować roszczenie, a w razie procesu podnosić zarzuty dotyczące wysokości kosztów, proporcji i podstawy prawnej.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji można poprosić byłego pracodawcę o dokument rozliczeniowy przed zapłatą. Nie musi to być faktura wystawiona na pracownika, ale dokument powinien pozwalać ustalić podstawę żądania, kwotę, termin płatności, rachunek bankowy i sposób obliczenia należności.

Jeżeli umowa szkoleniowa jest zgodna z Kodeksem pracy, a pracownik sam rozwiązał umowę o pracę w okresie lojalnościowym, obowiązek zwrotu może powstać. Nie oznacza to jednak automatycznie obowiązku zapłaty całej kwoty wskazanej w umowie. Należy zweryfikować, czy pracodawca rzeczywiście poniósł koszty i czy prawidłowo zastosował proporcję.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.
2. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 13 grudnia 2017 r., sygn. akt III APa 19/17