Zwrot kosztów paszportu przy delegacji służbowej

Czy pracodawca musi zwrócić koszt wyrobienia paszportu?

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek poniesiony przy okazji przygotowania do delegacji musi zostać zwrócony. Paszport jest dokumentem osobistym, wydawanym konkretnej osobie i pozostającym do jej dyspozycji także po zakończeniu wyjazdu służbowego. Pracownik może korzystać z niego również prywatnie, dlatego w praktyce koszt jego wyrobienia nie jest z góry traktowany jak typowy koszt delegacji, taki jak przejazd, nocleg czy dieta.

Zwrot kosztu paszportu jest możliwy przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca wyraźnie się na to zgodził, przewiduje to regulamin obowiązujący w zakładzie pracy albo z okoliczności sprawy wynika, że wyrobienie dokumentu było konieczne wyłącznie lub przede wszystkim z powodu konkretnego polecenia służbowego.

Kiedy paszport może być uznany za wydatek służbowy?

Przy rozliczaniu delegacji znaczenie ma nie tylko sam fakt poniesienia kosztu, ale także to, czy wydatek był niezbędny, udokumentowany i zaakceptowany przez pracodawcę. Rozporządzenie dotyczące należności z tytułu podróży służbowej przewiduje zwrot m.in. kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Właśnie w tej ostatniej kategorii pracownik może próbować kwalifikować koszt paszportu. Nie jest to jednak wydatek tak oczywisty jak bilet lotniczy czy hotel. Dlatego przed poniesieniem kosztu warto uzyskać zgodę pracodawcy, najlepiej w formie wiadomości e-mail, aneksu, polecenia wyjazdu, notatki służbowej albo innego dokumentu potwierdzającego, że pracodawca przyjmuje ten koszt do rozliczenia.

Inaczej należy oceniać opłaty ściśle związane z konkretnym wyjazdem, takie jak opłata wizowa wymagana do wjazdu do danego państwa. Taki koszt zazwyczaj łatwiej powiązać bezpośrednio z delegacją. Paszport ma szerszy, osobisty charakter, dlatego wymaga ostrożniejszej oceny.

Co powinien zrobić pracownik przed wyrobieniem paszportu?

Najbezpieczniej nie ograniczać się do ustnej rozmowy z przełożonym. Pracownik powinien zapytać, czy pracodawca pokryje opłatę za paszport, w jakiej wysokości i na jakiej podstawie. Warto ustalić również, czy zwrot nastąpi w całości, czy tylko częściowo, oraz jakie dokumenty trzeba przedstawić działowi kadr lub księgowości.

Przydatne mogą być w szczególności:

• pisemne polecenie wyjazdu służbowego za granicę,
• korespondencja z przełożonym potwierdzająca konieczność posiadania paszportu,
• regulamin podróży służbowych lub regulamin wynagradzania, jeżeli reguluje takie koszty,
• dowód uiszczenia opłaty paszportowej,
• wniosek o refundację z krótkim uzasadnieniem związku wydatku z delegacją.

Czy regulamin firmy może przesądzać o zwrocie?

Tak. U pracodawcy mogą obowiązywać wewnętrzne zasady rozliczania podróży służbowych. Mogą one przewidywać, że firma zwraca koszty dokumentów niezbędnych do odbycia konkretnej delegacji, w tym koszt paszportu, paszportu tymczasowego albo innych formalności wymaganych przy wyjeździe.

Regulamin może też wymagać wcześniejszej akceptacji kosztu przez przełożonego albo dział finansowy. Jeżeli pracownik samodzielnie wyrabia paszport bez zgody pracodawcy, a dopiero później żąda zwrotu, jego sytuacja dowodowa jest słabsza.

Jeżeli w firmie nie ma regulaminu albo nie reguluje on tej kwestii, decydujące znaczenie mają indywidualne ustalenia oraz to, czy pracodawca uzna wydatek za niezbędny i związany z poleceniem służbowym.

Jak dochodzić zwrotu kosztu paszportu?

W pierwszej kolejności warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o refundację. Należy wskazać, że paszport został wyrobiony w związku z poleconą podróżą służbową, podać datę i cel wyjazdu, załączyć potwierdzenie opłaty oraz powołać się na wcześniejsze ustalenia, jeżeli takie były.

Jeżeli pracodawca odmawia, pracownik powinien poprosić o uzasadnienie. Czasem odmowa wynika wyłącznie z braku dokumentów albo z tego, że dział kadr nie otrzymał potwierdzenia zgody przełożonego. Dopiero gdy odmowa jest ostateczna, można rozważyć dalsze kroki, w tym wezwanie do zapłaty lub dochodzenie roszczenia na drodze sądowej. Opłacalność takiego sporu zależy jednak od wysokości kosztu i siły dowodów.

FAQ

Czy pracodawca zawsze musi zapłacić za paszport do delegacji?

Nie. Paszport jest dokumentem osobistym, dlatego jego koszt nie zawsze jest automatycznie kosztem podróży służbowej. Zwrot zależy od ustaleń, regulaminu i okoliczności konkretnego wyjazdu.

Czy ustna zgoda przełożonego wystarczy?

Może mieć znaczenie, ale jest trudniejsza do udowodnienia. Najbezpieczniej uzyskać potwierdzenie na piśmie, na przykład w wiadomości e-mail albo w poleceniu wyjazdu.

Czy mogę żądać zwrotu, jeśli paszport przyda mi się też prywatnie?

To właśnie może być argument przeciwko automatycznej refundacji. Jeżeli dokument ma także użytek prywatny, pracodawca może twierdzić, że nie jest to wydatek wyłącznie służbowy.

Jakie dokumenty dołączyć do wniosku o zwrot?

Warto dołączyć dowód opłaty, polecenie wyjazdu, potwierdzenie zgody pracodawcy oraz krótkie uzasadnienie, dlaczego paszport był niezbędny do wykonania zadania służbowego.

Czy koszt wizy jest oceniany tak samo jak koszt paszportu?

Nie zawsze. Wiza zwykle dotyczy konkretnego wyjazdu do konkretnego państwa, dlatego łatwiej wykazać jej bezpośredni związek z delegacją. Paszport ma szerszy, osobisty charakter.

Podsumowanie

Zwrot kosztu wyrobienia paszportu na potrzeby wyjazdu służbowego nie jest bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy w każdej sytuacji. Pracownik ma silniejszą podstawę do refundacji, gdy koszt został wcześniej zaakceptowany, wynika z regulaminu albo był obiektywnie konieczny do wykonania konkretnego polecenia służbowego. Najważniejsze jest udokumentowanie wydatku i ustaleń z pracodawcą jeszcze przed poniesieniem opłaty.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz.U. 2013 poz. 167

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.