• Autor: Dorota Kriger
Czy przysługuje mi zwrot poniesionych kosztów związanych z uzyskaniem paszportu? Dodam, że paszport, który ma posłużyć do wyjazdu służbowego, wyrobiłem na prośbę swojego przełożonego.
Pomimo istnienia artykułu 775 § 1 Kodeksu pracy, który mówi, że: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”, do takich kosztów zasadniczo nie należy zaliczać wydatków poniesionych przez pracownika, a związanych z wyrobieniem paszportu. Paszport bowiem jest dokumentem, który nie tylko umożliwia wyjazdy zagraniczne i wykonanie poleceń służbowych, ale w szczególności może być wykorzystywany do zaspokojenia prywatnych potrzeb pracownika, a ponadto stanowi jego własność. Tylko odrębne ustalenia z pracodawcą mogą pozwolić zaliczyć koszt wyrobienia tego dokumentu do wydatków pracodawcy.
Pracownikowi, który przebywa w delegacji, przysługują diety oraz zwrot wydatków na przejazdy oraz dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi oraz inne udokumentowane wydatki.
Zgodnie z powyższym koszt wyrobienia paszportu może być uznany jako „inny udokumentowany wydatek”, pod warunkiem że kwestia ta została wcześniej ustalona w odrębnej umowie (lub innym dokumencie) pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.
Kwestię powstania takiego wydatku i tego, kto ponosi odpowiednie koszty, mogą także omawiać wewnętrzne regulaminy zakładu pracy, w których w razie wątpliwości lub braku ustaleń z pracodawcą należy szukać informacji.
Przypadek korporacyjnego wyjazdu na konferencję
Marta, pracownica międzynarodowej firmy konsultingowej, została wytypowana do udziału w prestiżowej konferencji branżowej odbywającej się w Stanach Zjednoczonych. Na polecenie przełożonego musiała wyrobić paszport, aby móc wziąć udział w wydarzeniu. Marta poniosła koszty związane z uzyskaniem dokumentu, jednak firma odmówiła ich zwrotu, argumentując, że paszport to dokument osobisty, który może być wykorzystywany także do celów prywatnych. Dopiero po negocjacjach udało się uzyskać częściowy zwrot wydatków na podstawie wewnętrznego regulaminu, który przewidywał taką możliwość w wyjątkowych sytuacjach.
Delegacja do siedziby zagranicznej firmy
Piotr, pracownik działu IT w polskim oddziale międzynarodowej korporacji, został oddelegowany na trzymiesięczny projekt do centrali firmy w Singapurze. Do tej pory nie posiadał paszportu, więc musiał go wyrobić na własny koszt. Po powrocie z delegacji Piotr zwrócił się do działu kadr o refundację poniesionych wydatków. Niestety, otrzymał odpowiedź, że paszport nie jest uznawany za koszt delegacji, ponieważ jest to dokument osobisty, a jego wyrobienie nie wynikało wyłącznie z potrzeby służbowej. W konsekwencji pracownik nie otrzymał zwrotu kosztów.
Wyjazd na targi zagraniczne jako szansa na rozwój zawodowy
Anna, specjalistka ds. marketingu w średniej wielkości przedsiębiorstwie, otrzymała propozycję wyjazdu na międzynarodowe targi branżowe w Dubaju. Przełożony zachęcał ją do udziału, podkreślając korzyści dla firmy i możliwości zdobycia nowych klientów. Anna nie miała paszportu, a pracodawca zapewnił, że pokryje koszty jego wyrobienia. Sprawa została uregulowana poprzez podpisanie aneksu do umowy, w którym jasno określono, że paszport będzie wykorzystywany wyłącznie na potrzeby służbowe. Dzięki temu Anna nie musiała ponosić dodatkowych kosztów, a firma potraktowała ten wydatek jako inwestycję w rozwój zawodowy pracownika.
Kwestia zwrotu kosztów za wyrobienie paszportu na potrzeby służbowe nie jest jednoznacznie uregulowana w przepisach prawa pracy. Choć pracodawca zobowiązany jest do pokrycia wydatków związanych z podróżą służbową, paszport jako dokument osobisty pracownika zwykle nie jest traktowany jako taki wydatek. Jego posiadanie może służyć zarówno celom zawodowym, jak i prywatnym, co sprawia, że pracodawcy niechętnie refundują koszty jego uzyskania. Możliwość zwrotu zależy przede wszystkim od wewnętrznych regulacji firmy lub indywidualnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą. Aby uniknąć nieporozumień, warto przed wyrobieniem paszportu omówić tę kwestię i ustalić warunki pokrycia kosztów w drodze formalnych zapisów.
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Dorota Kriger
Absolwentka kierunku bankowość w Studium Finansów pod patronatem WSB w Poznaniu, licencjat Wydziału Ekonomicznego Akademii Ekonomicznej w Poznaniu w specjalności ekonomika pracy i zarządzanie kadrami. Od 1999 r. zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw administracji i zamówień publicznych, zajmuje się m.in. sprawami pracowniczymi.
Współpracuje przy pozyskiwaniu funduszy unijnych na realizację inwestycji i rozwój przedsiębiorczości (ukończone studia podyplomowe na Wydziale Ekonomicznym Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie „Rozwój regionalny i fundusze strukturalne Unii Europejskiej. Kierowanie projektami”).
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
