Urlop wypoczynkowy po zmianie pracy - jak liczyć dni urlopu?

Jaki wymiar urlopu przysługuje po zmianie pracy?

Podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego na pełny etat wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, albo 26 dni, jeżeli ma co najmniej 10-letni staż urlopowy. Do stażu urlopowego wlicza się nie tylko okresy zatrudnienia, lecz także określone okresy nauki, np. ukończenie szkoły wyższej daje 8 lat stażu urlopowego.

Sam fakt, że pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy na czas określony, nie zmienia rocznego wymiaru urlopu. Znaczenie mają przede wszystkim staż urlopowy, wymiar etatu oraz to, przez jaką część roku pracownik pozostaje w zatrudnieniu u danego pracodawcy.

Jeżeli pracownik zmienia pracę w trakcie roku kalendarzowego, urlopu nie liczy się tak, jakby przez cały rok pracował u jednego pracodawcy. Trzeba zastosować zasady urlopu proporcjonalnego.

Urlop proporcjonalny przy zmianie pracodawcy

Zgodnie z art. 155¹ Kodeksu pracy w roku, w którym ustaje stosunek pracy, urlop u dotychczasowego pracodawcy przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy. U kolejnego pracodawcy urlop ustala się proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku albo do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, jeżeli umowa ma trwać krócej.

Przy obliczaniu urlopu proporcjonalnego przyjmuje się, że jeden miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu. Niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli rozwiązanie poprzedniej umowy i rozpoczęcie kolejnej pracy następuje w tym samym miesiącu, zaokrąglenia miesiąca dokonuje poprzedni pracodawca. Niepełny dzień urlopu również zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Przykładowo pracownik z prawem do 26 dni urlopu, który podejmuje pracę od czerwca i ma pracować do końca roku, ma u nowego pracodawcy urlop za 7 miesięcy: 7/12 × 26 dni = 15,17 dnia, po zaokrągleniu 16 dni.

Przejście z uczelni do zwykłego pracodawcy

W opisanej sytuacji istotne jest to, że poprzednie zatrudnienie dotyczyło nauczyciela akademickiego. Obecnie nie stosuje się już art. 133 dawnej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym z 2005 r. Została ona zastąpiona ustawą z 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Zgodnie z aktualnym art. 129 tej ustawy nauczycielowi akademickiemu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 36 dni roboczych w roku.

Jeżeli nauczyciel akademicki pracował na uczelni od stycznia do końca maja, proporcjonalny urlop za ten okres wynosi 5/12 × 36 dni, czyli 15 dni. Jeżeli właśnie tyle urlopu zostało wykorzystane na uczelni, nie doszło do wykorzystania urlopu ponad wymiar proporcjonalny wynikający z poprzedniego zatrudnienia.

U nowego, zwykłego pracodawcy objętego Kodeksem pracy należy następnie ustalić urlop według zasad kodeksowych. Jeżeli pracownik ma prawo do 26 dni rocznie i jest zatrudniony od czerwca do końca roku, urlop u nowego pracodawcy wynosi 16 dni. W takim układzie prawidłowe jest więc przyjęcie 16 dni, a nie mechaniczne działanie 26 minus 15, czyli 11 dni.

Inaczej mogłoby być wtedy, gdyby w poprzednim miejscu pracy pracownik wykorzystał więcej urlopu niż wynikało z proporcji za przepracowaną część roku. Wtedy kolejny pracodawca powinien uwzględnić tę informację i może obniżyć urlop, aby nie doszło do nieuzasadnionego przekroczenia należnego wymiaru. Obniżenie nie może jednak prowadzić do tego, aby łączny wymiar urlopu w roku był niższy niż wynikający z okresów przepracowanych u wszystkich pracodawców.

Co z urlopem niewykorzystanym u poprzedniego pracodawcy?

Urlop niewykorzystany u poprzedniego pracodawcy co do zasady nie przechodzi do nowej firmy. Jeżeli przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, poprzedni pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, chyba że przepisy pozwalają na wykorzystanie urlopu w naturze w związku z kolejną umową zawieraną z tym samym pracodawcą.

Nowy pracodawca nie dodaje do swojego wymiaru urlopu dni niewykorzystanych wcześniej. Ustala własny wymiar urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u siebie, biorąc pod uwagę dane ze świadectwa pracy dotyczące urlopu wykorzystanego w danym roku kalendarzowym.

Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których urlop wypoczynkowy łączy się z dłuższymi nieobecnościami, np. gdy wystąpił urlop macierzyński, a następnie wychowawczy. W takich sprawach oprócz zasad zmiany pracodawcy trzeba sprawdzić również przepisy o obniżeniu urlopu po określonych nieobecnościach.

Jak obliczyć urlop po zmianie pracy krok po kroku?

1. Ustal, czy pracownik ma prawo do kolejnego urlopu, czy jest to jego pierwszy rok pracy. Pierwszy urlop rządzi się odrębnymi zasadami.
2. Sprawdź roczny wymiar urlopu: 20 dni, 26 dni albo inny wymiar wynikający z przepisów szczególnych, np. 36 dni dla nauczyciela akademickiego.
3. Policz liczbę miesięcy zatrudnienia u danego pracodawcy w roku kalendarzowym, pamiętając o zasadach zaokrąglania niepełnych miesięcy.
4. Pomnóż roczny wymiar urlopu przez liczbę miesięcy i podziel przez 12.
5. Niepełny dzień urlopu zaokrąglij w górę do pełnego dnia.
6. Sprawdź świadectwo pracy, aby ustalić, czy u poprzedniego pracodawcy urlop nie został wykorzystany ponad wymiar proporcjonalny.

Jeżeli pracownik zmienia pracę kilka razy w roku albo ma równoległe zatrudnienie, rozliczenie może być bardziej złożone. W takich przypadkach trzeba oddzielnie ustalić wymiar urlopu u każdego pracodawcy i uwzględnić zasady wynikające z art. 155¹, art. 155^2a oraz art. 155³ Kodeksu pracy.

FAQ

Czy nowy pracodawca zawsze odejmuje urlop wykorzystany u poprzedniego pracodawcy?

Nie. Nowy pracodawca nie powinien automatycznie odejmować wszystkich wcześniej wykorzystanych dni od 20 albo 26 dni. Najpierw trzeba ustalić, jaki urlop proporcjonalnie przysługiwał u poprzedniego pracodawcy i czy został on wykorzystany w wymiarze wyższym niż należny za ten okres.

Ile urlopu przysługuje przy zatrudnieniu od czerwca do końca roku?

Przy pełnym etacie i rocznym wymiarze 26 dni urlopu za okres od czerwca do grudnia przysługuje 16 dni urlopu. Wynika to z obliczenia 7/12 × 26 dni i zaokrąglenia niepełnego dnia w górę do pełnego dnia.

Czy nauczyciel akademicki nadal ma 36 dni urlopu?

Tak. Aktualnie podstawą jest art. 129 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, zgodnie z którym nauczycielowi akademickiemu przysługuje 36 dni roboczych urlopu wypoczynkowego w roku. Po przejściu do zwykłego pracodawcy stosuje się już jednak zasady właściwe dla tego nowego zatrudnienia.

Czy urlop niewykorzystany w poprzedniej pracy przechodzi do nowej firmy?

Nie. Niewykorzystany urlop powinien zostać rozliczony przez poprzedniego pracodawcę, najczęściej przez wypłatę ekwiwalentu. Nowy pracodawca ustala własny wymiar urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u siebie.

Co zrobić, gdy w świadectwie pracy wpisano zbyt dużą liczbę dni urlopu?

Warto wystąpić do poprzedniego pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Dane o urlopie wykorzystanym w roku ustania zatrudnienia mają praktyczne znaczenie dla kolejnego pracodawcy i mogą wpływać na wymiar urlopu po zmianie pracy.

Czy przy zmianie etatu urlop też liczy się proporcjonalnie?

Tak. Przy niepełnym etacie roczny wymiar urlopu oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a następnie stosuje się zasady dotyczące okresu zatrudnienia w danym roku. W praktyce trzeba więc uwzględnić zarówno wymiar etatu, jak i liczbę miesięcy zatrudnienia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 154, art. 155¹, art. 155^2a i art. 155³ - tekst jednolity: Dziennik Ustaw 2025 poz. 277.
• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w szczególności art. 129 - tekst jednolity: Dziennik Ustaw 2024 poz. 1571.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.