Wynagrodzenie płatne z góry - korekta i zwrot nadpłaty

Czy wynagrodzenie można wypłacać z góry?

Zasadą wynikającą z Kodeksu pracy jest wypłata wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym.

Przepisy nie zakazują jednak wypłacania wynagrodzenia wcześniej, czyli z góry. Taki model może wynikać z regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego, umowy o pracę albo utrwalonej praktyki w zakładzie. Ważne, aby termin wypłaty był jasny dla pracowników i stosowany konsekwentnie.

W praktyce wypłata z góry oznacza, że pracodawca wypłaca pensję przy założeniu, że pracownik przepracuje cały okres rozliczany tą wypłatą. Jeżeli później okaże się, że pracownik nie świadczył pracy przez część miesiąca i za ten czas nie zachowuje prawa do pełnego wynagrodzenia, powstaje konieczność korekty.

Dlaczego po wypłacie z góry może powstać nadpłata?

Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Dlatego wypłata z góry nie powoduje, że pracownik automatycznie zachowuje pełną pensję za cały miesiąc, jeżeli po wypłacie wystąpi nieobecność obniżająca wynagrodzenie.

Najczęstsze sytuacje, w których pojawia się nadpłata, to choroba po wypłacie pensji, urlop bezpłatny udzielony w trakcie miesiąca, wcześniejsze rozwiązanie umowy, nieusprawiedliwiona nieobecność albo inny okres, za który pracownik nie nabywa prawa do normalnego wynagrodzenia. Podobny problem praktyczny może wystąpić także wtedy, gdy nastąpił błąd w wypłacie pensji, ale wtedy trzeba odróżnić zwykłą pomyłkę płacową od odliczenia przewidzianego dla nieobecności w pracy.

Jeżeli wątpliwość dotyczy nie korekty, lecz samego terminu wypłaty, praktyczne znaczenie ma również to, do którego dnia wynagrodzenie powinno znaleźć się na koncie pracownika.

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia bez zgody pracownika

Kluczowy jest art. 87 § 7 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

W takim przypadku nie chodzi o klasyczne potrącenie dobrowolne, lecz o szczególne odliczenie przewidziane wprost w Kodeksie pracy. Jeżeli spełnione są przesłanki z art. 87 § 7 Kodeksu pracy, pracodawca nie musi uzyskiwać pisemnej zgody pracownika na pomniejszenie kolejnej wypłaty o nienależnie wypłaconą część wynagrodzenia.

Odliczenie powinno dotyczyć konkretnie tej części pensji, która została wypłacona za okres nieobecności bez prawa do wynagrodzenia. Pracodawca powinien wykazać, za jaki okres powstała nadpłata, jak została obliczona oraz w którym terminie płatności została wcześniej wypłacona.

Ważne jest także ograniczenie czasowe. Bezpieczne zastosowanie art. 87 § 7 Kodeksu pracy dotyczy kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności. Jeżeli pracodawca nie dokona odliczenia w najbliższym możliwym rozliczeniu albo nadpłata nie wynika z nieobecności objętej tym przepisem, odzyskanie pieniędzy może wymagać pisemnej zgody pracownika, a w razie sporu - dochodzenia roszczenia przed sądem.

Choroba pracownika po wypłacie wynagrodzenia z góry

Jeżeli pracownik po otrzymaniu wynagrodzenia z góry stanie się niezdolny do pracy, wynagrodzenie za ten miesiąc trzeba przeliczyć. Za okres choroby pracownik nie otrzymuje zwykłego wynagrodzenia za pracę, lecz wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy, zależnie od długości niezdolności do pracy, wieku pracownika i zasad wynikających z przepisów ubezpieczeniowych.

Co do zasady pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia chorobowego przez łącznie do 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat - przez łącznie do 14 dni w roku kalendarzowym. Po tym okresie przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach ubezpieczeniowych. W wybranych sytuacjach, np. przy chorobie w czasie ciąży albo wypadku w drodze do pracy lub z pracy, wynagrodzenie chorobowe może wynosić 100%.

Jeżeli więc pracownik otrzymał pełną pensję z góry, a następnie przedłożył zwolnienie lekarskie, pracodawca powinien ustalić prawidłową wysokość świadczeń za okres choroby. Różnica między wypłaconą pensją a należnym wynagrodzeniem lub świadczeniem chorobowym może zostać rozliczona w kolejnym terminie wypłaty, o ile spełnione są warunki z art. 87 § 7 Kodeksu pracy.

Urlop bezpłatny, nieobecność i rozwiązanie umowy w trakcie miesiąca

Urlop bezpłatny co do zasady jest okresem, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jeżeli został udzielony po wypłacie pensji z góry, pracodawca powinien obliczyć część wynagrodzenia przypadającą na okres urlopu bezpłatnego i rozliczyć nadpłatę. W praktyce szczególnie istotne jest, jak poprawnie obliczyć potrącenie za urlop bezpłatny, ponieważ sposób obliczenia zależy od rodzaju wynagrodzenia i okresu nieobecności.

Podobnie należy postąpić przy nieusprawiedliwionej nieobecności lub innej absencji, za którą pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia. Sam fakt wcześniejszej wypłaty nie tworzy prawa do zachowania pieniędzy za okres, w którym praca nie była wykonywana i przepisy nie przyznają wynagrodzenia.

Odrębnej ostrożności wymaga rozwiązanie umowy w trakcie okresu, za który pensja została wypłacona z góry. Pracodawca powinien sporządzić końcowe rozliczenie, uwzględnić wynagrodzenie należne do dnia ustania zatrudnienia, ekwiwalent za urlop, inne należne składniki oraz ewentualną nadpłatę. Jeżeli nie ma już z czego dokonać odliczenia albo pracownik kwestionuje rozliczenie, konieczne może być dochodzenie zwrotu na podstawie przepisów o nienależnym świadczeniu. Szerzej tę sytuację omawia zagadnienie: zwrot nadpłaty wynagrodzenia po rozwiązaniu umowy.

Kiedy potrzebna jest pisemna zgoda pracownika?

Art. 91 Kodeksu pracy stanowi, że należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i § 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Oznacza to, że pracodawca nie powinien automatycznie potrącać każdej nadpłaty tylko dlatego, że uważa ją za nienależną.

Pisemna zgoda będzie zwykle potrzebna wtedy, gdy nadpłata wynika z błędu pracodawcy, np. zastosowania niewłaściwej stawki, omyłkowego naliczenia dodatku, wypłaty premii nienależnej według regulaminu albo gdy minął moment, w którym możliwe było odliczenie na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy.

Zgoda pracownika nie powinna być blankietowa. Powinna wskazywać konkretną kwotę, tytuł potrącenia oraz sposób jego dokonania. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, pracodawca nie powinien jednostronnie pomniejszać wynagrodzenia poza przypadkami wyraźnie dopuszczonymi przez przepisy.

Jak prawidłowo przeprowadzić korektę?

Pracodawca powinien najpierw ustalić, czy nadpłata wynika z nieobecności po wypłacie z góry, czy z innej przyczyny. Następnie trzeba obliczyć wynagrodzenie należne za faktycznie przepracowaną część miesiąca oraz świadczenia należne za okres usprawiedliwionej nieobecności, np. wynagrodzenie chorobowe.

W dokumentacji płacowej warto wskazać okres, którego dotyczy korekta, kwotę wypłaconą z góry, kwotę należną po przeliczeniu oraz podstawę prawną odliczenia albo zgodę pracownika na potrącenie. Takie wyjaśnienie ogranicza ryzyko sporu i ułatwia pracownikowi zrozumienie, dlaczego kolejna wypłata jest niższa.

Jeżeli korekta wpływa na składki ZUS, zaliczkę na podatek albo podstawę świadczeń chorobowych, pracodawca powinien dokonać również prawidłowych rozliczeń publicznoprawnych. W bardziej złożonych przypadkach, zwłaszcza przy zakończeniu zatrudnienia albo spornej nadpłacie, warto przeanalizować dokumenty płacowe przed dokonaniem potrącenia.

FAQ

Czy wynagrodzenie płatne z góry jest zgodne z prawem?

Tak. Kodeks pracy przewiduje jako zasadę wypłatę z dołu, ale nie zakazuje korzystniejszej albo wcześniejszej wypłaty z góry. Termin powinien być jednak ustalony jasno i stosowany zgodnie z przepisami wewnętrznymi lub umową.

Czy pracownik musi zwrócić część pensji po chorobie?

Jeżeli po wypłacie pełnej pensji z góry pracownik był chory i za ten okres przysługuje mu niższe świadczenie niż zwykłe wynagrodzenie, może powstać nadpłata. Pracodawca może ją rozliczyć, jeżeli spełnione są warunki ustawowe.

Czy pracodawca potrzebuje zgody pracownika na odliczenie?

Nie zawsze. Przy odliczeniu kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności bez prawa do wynagrodzenia zastosowanie może mieć art. 87 § 7 Kodeksu pracy. W innych przypadkach zwykle potrzebna jest pisemna zgoda pracownika.

Czy można odliczyć całą nadpłatę jednorazowo?

Art. 87 § 7 Kodeksu pracy mówi o odliczeniu w pełnej wysokości, ale tylko w zakresie objętym tym przepisem. Jeżeli kwota dotyczy innego rodzaju należności, trzeba stosować zasady potrąceń dobrowolnych albo dochodzić zwrotu w inny sposób.

Co jeśli nadpłata wynika z pomyłki kadrowej lub księgowej?

Wtedy nie należy automatycznie stosować art. 87 § 7 Kodeksu pracy. Jeżeli nadpłata nie jest skutkiem nieobecności bez prawa do wynagrodzenia, potrącenie z pensji co do zasady wymaga pisemnej zgody pracownika.

Co zrobić, gdy umowa już się zakończyła?

Najpierw trzeba przygotować końcowe rozliczenie wszystkich należności pracownika. Jeżeli nie ma już wynagrodzenia, z którego można zgodnie z prawem rozliczyć nadpłatę, pracodawca powinien wezwać pracownika do zwrotu, uzyskać jego zgodę na rozliczenie albo skierować sprawę na drogę prawną.

Czy korekta wynagrodzenia wymaga korekty dokumentów ZUS lub podatku?

Może wymagać, jeżeli zmienia podstawę składek, zaliczkę na podatek albo podstawę świadczeń chorobowych. Zależy to od przyczyny korekty, miesiąca rozliczenia i tego, czy świadczenie zostało już wykazane w dokumentach rozliczeniowych.

Podsumowanie

Wynagrodzenie płatne z góry jest dopuszczalne, ale nie oznacza, że pracownik zachowuje pełną pensję za okres, w którym później nie wykonywał pracy i nie miał prawa do wynagrodzenia. Jeżeli po wypłacie pojawi się choroba, urlop bezpłatny, nieobecność lub wcześniejsze zakończenie zatrudnienia, pracodawca powinien przeliczyć należne wynagrodzenie i ustalić, czy powstała nadpłata.

Najważniejsze jest prawidłowe odróżnienie odliczenia z art. 87 § 7 Kodeksu pracy od potrącenia wymagającego zgody pracownika. Pierwsze może być dokonane bez zgody, ale tylko w ustawowych warunkach. Drugie, zwłaszcza przy zwykłej pomyłce płacowej albo spóźnionym rozliczeniu, powinno być oparte na pisemnej zgodzie pracownika albo dochodzone w odrębnym trybie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 80, art. 85, art. 87 § 7, art. 91 i art. 92 - tekst jednolity w ISAP
2. Uchwała Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94 - SAOS