Czy pracodawca może narzucić termin urlopu?

Czy pracodawca może sam ustalić termin urlopu?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich sytuacji. Trzeba odróżnić urlop bieżący, urlop zaległy, urlop w okresie wypowiedzenia oraz dni wolne udzielane w zamian za pracę w niedzielę, święto albo inny dzień wolny od pracy. Każda z tych sytuacji ma inną podstawę prawną i inne skutki dla pracownika.

Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, ale jednocześnie pracodawca ma obowiązek go udzielić. Oznacza to, że pracownik nie może po prostu sam zdecydować, że od danego dnia przestaje przychodzić do pracy i rozpoczyna urlop. Urlopu udziela pracodawca, a nie pracownik sam sobie.

Przy urlopie bieżącym zasadą jest planowanie. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być ustalane w planie urlopów, z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli u pracodawcy nie tworzy się planu urlopów, termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem. Przy zbliżonych problemach pomocne może być również omówienie: pracodawca może zmusić pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi zaakceptować każdego wniosku urlopowego, ale nie powinien też całkowicie ignorować pracownika i ustalać terminów według dowolnego schematu. Jeżeli problemem jest odmowa urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę, warto najpierw ustalić, czy odmowa była uzasadniona organizacją pracy, czy miała charakter arbitralny.

Zaległy urlop do 30 września następnego roku

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy części urlopu udzielanej na podstawie art. 167² Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie.

To bardzo ważny obowiązek pracodawcy. Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawcy grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Jeżeli zaległy urlop nie jest wykorzystywany, pracodawca powinien dążyć do ustalenia jego terminu z pracownikiem. Nie oznacza to jednak, że pracownik może w nieskończoność blokować wykorzystanie zaległego urlopu, skoro ustawowy obowiązek obciąża pracodawcę.

Czy zaległy urlop można narzucić bez zgody pracownika?

W przypadku urlopu zaległego sytuacja jest bardziej złożona niż przy urlopie bieżącym. Kodeks pracy nie zawiera przepisu, który wprost opisuje pełną procedurę jednostronnego wyznaczania zaległego urlopu. Jednocześnie pracodawca ma bezwzględny obowiązek udzielenia zaległego urlopu w ustawowym terminie.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że pracodawca może udzielić zaległego urlopu nawet bez zgody pracownika, jeżeli wykonuje w ten sposób obowiązek z art. 168 Kodeksu pracy. Takie stanowisko pojawiło się m.in. w wyroku SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, oraz w innych orzeczeniach dotyczących zaległego urlopu.

Nie należy jednak wyciągać z tego wniosku, że pracodawca może przez cały rok dowolnie sterować każdym urlopem pracownika. Przy urlopie bieżącym nadal obowiązują zasady planowania i porozumienia. Przy urlopie zaległym jednostronne wyznaczenie terminu powinno być traktowane jako rozwiązanie służące wykonaniu konkretnego obowiązku ustawowego, zwłaszcza gdy zbliża się termin 30 września albo pracownik odmawia współpracy.

Jeżeli chcesz wiedzieć, jak działać, gdy pracodawca zwleka z udzieleniem zaległego urlopu albo wyznacza go w sposób chaotyczny, zobacz również omówienie problemu: jak wyegzekwować zaległy urlop.

Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu

Nawet jeżeli pracodawca narusza przepisy, pracownik powinien działać ostrożnie. Samowolne rozpoczęcie urlopu może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00, wskazał, że zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie pisemnego wniosku o urlop, zachowanie potwierdzenia jego złożenia, skierowanie pisma do pracodawcy lub działu kadr, a w razie dalszych naruszeń zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy. W spornej sytuacji znaczenie mają dokumenty: wnioski urlopowe, harmonogramy, plan urlopów, e-maile, informacje z systemu kadrowego i ewidencja czasu pracy.

Urlop bieżący a narzucanie terminu przez pracodawcę

Urlop bieżący, czyli urlop przysługujący za dany rok, powinien być wykorzystywany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Pracodawca organizuje pracę zakładu, dlatego może odmówić urlopu w terminie, który zagraża normalnemu tokowi pracy. Nie oznacza to jednak prawa do dowolnego wyznaczania pracownikowi urlopu bieżącego wbrew procedurze.

Jeżeli w zakładzie jest plan urlopów, pracodawca powinien uwzględniać wnioski pracowników, o ile nie stoją temu na przeszkodzie potrzeby organizacyjne. Jeżeli planu urlopów nie ma, termin powinien być uzgodniony po porozumieniu z pracownikiem. Więcej na temat tej granicy opisuje artykuł: narzucanie terminu urlopu bieżącego.

Wyjątkiem jest okres wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca mu go w tym okresie udzieli. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.

Dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto to nie urlop

W pytaniach pracowników często pojawia się określenie "urlop dodatkowy" za pracę w niedzielę lub święto. Z punktu widzenia Kodeksu pracy nie jest to jednak urlop wypoczynkowy, lecz rekompensata za pracę w szczególnym dniu.

Za pracę w niedzielę pracodawca powinien zapewnić inny dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Jeżeli nie jest to możliwe, dzień wolny powinien zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero gdy nie jest możliwe udzielenie dnia wolnego także w tym terminie, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia.

Za pracę w święto pracodawca powinien udzielić innego dnia wolnego w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli nie jest to możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia. Do pracy w święto przypadające w niedzielę stosuje się przepisy dotyczące pracy w niedzielę.

Dlatego jeżeli pracodawca jednostronnie wyznacza dni wolne za niedziele lub święta, trzeba analizować nie przepisy o urlopie wypoczynkowym, ale przepisy o czasie pracy, okresie rozliczeniowym i rekompensacie za pracę w niedziele oraz święta. Zobacz także praktyczne omówienie: urlop w okresie świątecznym.

Co zrobić, gdy pracodawca narusza przepisy o urlopie?

W pierwszej kolejności warto ustalić, jaki dokładnie urlop lub dzień wolny został wyznaczony. Inne argumenty stosuje się przy urlopie bieżącym, inne przy zaległym, a jeszcze inne przy wolnym za pracę w niedzielę lub święto.

Pracownik może podjąć następujące działania:

• złożyć pisemny wniosek o udzielenie urlopu w określonym terminie,
• poprosić pracodawcę o wskazanie podstawy prawnej jednostronnie wyznaczonego terminu,
• sprawdzić plan urlopów, regulamin pracy i obowiązujące zasady zgłaszania urlopów,
• zachować korespondencję, harmonogramy i potwierdzenia wniosków urlopowych,
• skierować do pracodawcy pismo z opisem naruszeń,
• złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli naruszenia są powtarzalne albo pracodawca nie reaguje.

Skarga do PIP może dotyczyć m.in. nieudzielania urlopu, nieprawidłowego planowania urlopów, braku rekompensaty za pracę w niedziele lub święta, nierzetelnej ewidencji czasu pracy albo naruszania prawa do odpoczynku. Inspektor pracy może przeprowadzić kontrolę i wydać środki prawne przewidziane ustawą.

Czego nie robić w sporze o urlop?

Największym błędem jest samowolne niestawienie się w pracy. Nawet gdy pracownik ma rację co do naruszenia przepisów przez pracodawcę, powinien korzystać z formalnych środków działania. Samowolne rozpoczęcie urlopu może narazić pracownika na zarzut ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Nie warto też ograniczać się do rozmów ustnych. Jeżeli problem się powtarza, trzeba zadbać o dowody. Krótkie pismo, wiadomość e-mail albo potwierdzenie wniosku urlopowego często mają większe znaczenie niż wielokrotne rozmowy bez śladu w dokumentach.

FAQ

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez zgody?

W wielu sytuacjach tak, jeżeli chodzi o urlop zaległy i pracodawca wykonuje obowiązek udzielenia go najpóźniej do 30 września następnego roku. Sprawa nie powinna być jednak traktowana jako pełna dowolność pracodawcy. Najpierw należy próbować ustalić termin z pracownikiem i działać zgodnie z zasadami organizacji pracy.

Czy pracodawca może narzucić urlop bieżący?

Co do zasady termin urlopu bieżącego powinien wynikać z planu urlopów albo zostać ustalony po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca może odmówić konkretnego terminu z powodu potrzeb zakładu pracy, ale nie powinien dowolnie wyznaczać urlopu bieżącego bez podstawy.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Urlopu zaległego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy niewykorzystanej części urlopu na żądanie. W praktyce przyjmuje się, że termin jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie zaległy urlop najpóźniej 30 września.

Czy mogę sam rozpocząć urlop, jeżeli pracodawca go nie udziela?

Nie. Pracownik nie udziela urlopu sam sobie. Samowolne rozpoczęcie urlopu może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność. Bezpieczniej złożyć pisemny wniosek, ponaglić pracodawcę i w razie potrzeby zawiadomić PIP.

Czy dzień wolny za niedzielę jest urlopem?

Nie. Dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto jest rekompensatą czasu pracy, a nie urlopem wypoczynkowym. Nie powinien pomniejszać puli urlopu wypoczynkowego pracownika.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie urlopu?

Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego może być wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy wynika grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Gdzie zgłosić naruszenia dotyczące urlopu?

Pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Warto dołączyć opis sytuacji, daty, kopie wniosków urlopowych, korespondencję, grafik pracy i inne dokumenty potwierdzające nieprawidłowości.

Podsumowanie

Pracodawca nie może traktować urlopu wypoczynkowego jako narzędzia dowolnego dysponowania czasem pracownika. Przy urlopie bieżącym podstawowe znaczenie mają plan urlopów, wnioski pracowników i porozumienie co do terminu. Przy urlopie zaległym dochodzi jednak obowiązek udzielenia go najpóźniej do 30 września następnego roku, co w określonych sytuacjach może uzasadniać jednostronne wyznaczenie terminu przez pracodawcę.

Jeżeli pracodawca bez konsultacji narzuca terminy urlopów, miesza urlop z dniami wolnymi za niedziele i święta albo nie udziela urlopu w ustawowych terminach, warto działać pisemnie i gromadzić dokumenty. W razie braku reakcji można zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 151¹¹, art. 161-168, art. 167¹, art. 167² i art. 282 § 1 pkt 2.

2. Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienia dotyczące urlopu wypoczynkowego i urlopu zaległego - Urlop wypoczynkowy i inne zwolnienia od pracy.

3. Państwowa Inspekcja Pracy, Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy?.

4. Wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00 - orzeczenie SN.

5. Wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05 - SAOS.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.