ZFŚS a prywatność pracownika, czy można pominąć dane o członkach rodziny?

Jakich danych może żądać pracodawca?

Po pierwsze, powinna się Pani zapoznać z regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obowiązującym w Pani zakładzie pracy. To jest kluczowe.

Aktem prawnym regulującym tę kwestię jest również ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej „ustawa”). Proszę pamiętać, że gdyby pracodawca powziął wiedzę na temat nieprawdziwości złożonego przez Panią oświadczenia, może zażądać od Pani oświadczenia lub zaświadczenia, zgodnie z poniższym przepisem.

Art. 8. [Zasady korzystania ze środków Funduszu]

1. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

1a. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. (…)

Konsekwencje podania nieprawdziwych informacji

Zwykle w przypadku podania nieprawdziwych informacji konsekwencją wynikającą z regulaminu jest odebranie prawa do korzystania ze świadczeń ZFŚS na określony czas. Dodatkowo proszę pamiętać, że podstawowym kryterium przyznawania świadczeń z ZFŚS jest sytuacja finansowa pracownika. Im jest ona gorsza, tym pracownik otrzymuje wyższe świadczenie. Może to być dodatkowo uznane za składanie fałszywych oświadczeń przez pracownika i może prowadzić do konsekwencji karnych. Pracodawca ma prawo oczekiwać od swoich pracowników uczciwości, a wszelkie próby oszustwa mogą prowadzić do rozwiązania umowy o pracę i zakończenia współpracy.

Czy można pominąć dane i działać legalnie?

W świetle prawa może Pani nie podawać danych i wnioskować do zaliczenia do grupy pracowników o najniższych dochodach. Osoba uprawniona do korzystania z ZFŚS może nie ujawniać dochodu miesięcznego na członka rodziny, jeśli zdecyduje się na zaliczenie go do grupy o najwyższych dochodach, przez co kwalifikuje się do grupy najniższych świadczeń z ZFŚS. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych (adekwatności), pracodawca może wymagać od osób objętych opieką socjalną ZFŚS tylko takich danych, które są niezbędne do przydzielenia konkretnego świadczenia socjalnego. Dane o dochodach wszystkich pracowników nie są niezbędne do ukształtowania progów dochodowych i klasyfikacji pracowników do poszczególnych progów. Moim zdaniem, takie oświadczenie będzie prawidłowym oświadczeniem o dochodach, tj. wystarczającym dla zakwalifikowania pracownika do określonej grupy dochodowej z punktu widzenia tworzenia i podziału ZFŚS. Celem działania pracodawcy jako administratora funduszu nie jest bowiem poznanie dochodu wszystkich uprawnionych, ale pogrupowanie pracowników w zróżnicowane grupy dochodowe. Jeśli pracownik zdecydował się na zaliczenie do najwyższej grupy dochodowej, przez co może otrzymać tylko najniższe świadczenie, to cel przepisów jest osiągnięty. Domaganie się konkretnego dochodu kwalifikować należałoby w takim przypadku jako zbieranie nadmiarowych danych osobowych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.